Коммуникации в управлении: значение, виды, управление коммуникациями

     Кодирование и выбор канала. Для того, чтобы  передать идею, отправитель сначала  при помощи символов кодирует ее, для  этого он использует слова, интонацию  и жесты. Таким образом идея превращается в сообщение. Далее отправитель  выбирает такой канал, который совместим  с типом символов, которые были использованы для кодирования. Одними из общеизвестных каналов являются передача речи, письменные материалы  и электронные средства связи. Если канал не особо соответствует  идее, которая зародилась на первом этапе, то обмен информацией пройдет  менее эффективно. Для передачи сообщений  желательно использовать два и более  каналов передачи. Исследования показали, что при одновременном использовании  устного и письменного обмена информацией более эффективно, чем  один канал передачи.

     Передача. На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения  получателю. Это физическая передача сообщения.

     Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование  — это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Декодирование  можно считать успешным, если символы, которые выбрал отправитель имеют  такое же значение для получателя.

     Обратная  связь. Обратная связь возникает  в том случае, когда отправителю  нужен ответ от получателя. На этом этапе отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями: отправитель становится получателем, а получатель отправителем. При наличии  обратной связи обмен информации происходит более эффективно и это  позволяет им подавлять шум.

     Шум (помехи). Шум – это то, что искажает смысл. Источники шума создают преграды в процессе обмена сообщениями. Источниками  шума могут быть – различия в  восприятия, язык.

     Эффективным коммуникационный процесс можно  считать при условии, что одинаково  точно сообщение отправляется и  принимается. Для этого нужно  умение слушать.

1.3 Структура коммуникаций

     Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как  таковые, а коммуникационные отношения  между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или  сигналов между двумя или более  индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного  процесса с помощью информационных потоков. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и  полученным значением.

     Коммуникационная  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. [2, с. 36].  Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.

     Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений  в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию   количества   возможных   коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением. И, соответственно, деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

     Особенно  важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная) (рис. 2 ).

     

                    Колесо                        Цепь                 Круг               Сложный круг

     Рис.2. Типы коммуникационных сетей в группе

     Точки (•) - члены группы. Линии (-) - каналы коммуникаций.

     Формальная, централизованная иерархия власти, при  которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

     Если  члены группы соединены между  собой, как звенья одной цепи, в  которой каждый поддерживает контакт  с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно  сеть горизонтальных связей.

     В сетях типа «круг» члены группы могут  коммуницировать только с тем, кто  расположен рядом с ними.

     Примером  полностью децентрализованных групп  являются «всеканальные» сети. которые  используются, как правило, тогда, когда  необходимо участие всех членов в  решении сложных проблем. Такой  подход называют еще открытыми коммуникациями.

     Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организации. Известно, что скрытие или централизация  информации поддерживает властные отношения. [7, с. 112].

     Характер  взаимозависимости работ и людей  в группе или организации будет  определять тип более эффективной  коммуникационной сети.

     Простая взаимозависимость допускает использование  централизованных сетей.

     Сложная взаимозависимость требует “командного” подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может  и не решить простую задачу.

      Коммуникационный  стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. [7, с. 128].

     Существует  много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как  себя вести и чего можно ожидать  от поведения, связанного с определенным стилем.

     За  основу измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи.

     Первое  измерение включает открытие или  раскрытие себя для других и принятие ответной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они  воспринимают нас и наши действия.

     Второе  измерение показывает степень, с  которой люди делятся с другими  своими мыслями и чувствами о  них.

     Построив  на этой основе матрицу, где по вертикали  будет отложено первое измерение, а  по горизонтали второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации.

     В первом квадранте будет находиться коммуникационный стиль индивидов, который может быть определен  как открытие себя.

     Этот  стиль характеризуется:

- высокой  степенью открытости себя другим,

- низким  уровнем обратной связи со  стороны индивида, использующего  этот стиль. 

     Открытие  себя в этом случае измеряется в  диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем  самым внимание на себя, чтобы вызвать  реакцию других на свое поведение.

     К сожалению, этот стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего  его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид  может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных  отношений между коммуницирующими сторонами.

     Во  втором квадранте коммуникационный стиль индивида определяется как  реализация себя и характеризуется  как максимальной открытостью, так  и максимальной обратной связью. В  идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в  статусе, и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

     В третьем квадранте коммуникационный стиль характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем  открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как  бы изолирует себя, не давая другим познать его. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и  чувств к другим.

     В четвертом квадранте коммуникационный стиль связан с защитой себя и, характеризуется низким уровнем  открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или  более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят  осуждать других. Они любят слушать  о себе, но не любят обсуждать  свои качества, особенно плохие, с другими.

     В середине располагаются индивиды, “продающие”  себя, если другие делают то же самое. Такой  стиль называется “торговля за себя”  и характеризуется умеренными открытостью  и обратной связью, обмениваемыми  в процессе межличностной коммуникации.

     Было  бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид  реализует себя, более желателен  и используется в большем количестве ситуаций. [3, с. 321].

 

2. УПРАВЛЕНИЕ  КОММУНИКАЦИОННЫМИ  ПРОЦЕССАМИ НА  ПРЕДПРИЯТИИ 

2.1 Методы управления  коммуникациями

     Автоматизация рабочих мест. Современные масштабы и темпы внедрения средств  автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением  и обобщением возникающих при  этом проблем как практического, так и теоретического характера.

     В последние годы возникает концепция  распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается  локальная обработка информации, Для реализации идеи распределенного  управления необходимо создание для  каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ. [16, с. 112].

     Анализируя  сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные  малые вычислительные системы, расположенные  непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные  для автоматизации их работ.

     Для каждого объекта управления нужно  предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие  их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

     Эффективность АРМ следует рассматривать как  интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного  к затратам по созданию и эксплуатации системы. [16, с. 115].

     Функционирование  АРМ может дать численный эффект только при условии правильного  распределения функций и нагрузки между человеком и машинными  средствами обработки информации, ядром  которых является ЭВМ. Лишь тогда  АРМ станет средством повышения  не только производительности труда  и эффективности управления, но и  социальной комфортности специалистов. Напомним, что наиболее эффективной  организационной формой использования  ПЭВМ является создание на их базе АРМ  конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет  психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. Накопленный  опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

     - своевременное удовлетворение информационной  и вычислительной потребности  специалиста;