Данная  схема - безусловно, шаг вперед по сравнению  с предложенной Лассуэллом, однако она пригодна только для жестко формализованных  структур, где информация предельно  проста, понятна и протекает только в одном направлении. Для изучения организации важно представить  универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуникационного процесса. Ниже показан этот процесс в виде схемы.⁹

Коммуникативные барьеры

     Источниками коммуникативных барьеров выступают  как индивиды, так и организации в целом.

1)Индивидуальные барьеры. Во – первых, барьеры между людьми могут быть связаны с различиями в эмоциях и типах восприятия: если человек жестко определяет свою позицию еще до начала дискуссии, то возможности достижения успеха коммуникации резко уменьшаются. Во – вторых, проблема может заключаться в неправильном выборе канала или средства коммуникации. В - третьих , коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Семантика – смысл слов и контекст, в котором они используются. Так, слово «эффективность» для директора фабрики может означать достижение высоких объемов производства, а для специалиста по человеческим ресурсам -удовлетворение работников.

2)Организационные барьеры. Они связаны с факторами, присущими организации в целом. Прежде всего - это проблема разного статуса и уровня полномочий. Значительное влияние на коммуникации оказывают различия в целях и потребностях отделов - у каждого из них свои проблемы. Третья проблема заключается в том, что коммуникативные потоки могут не соответствовать задаче команды или всей организации. И последнее препятствие. Негативное воздействие на эффективность коммуникаций оказывает отсутствие в организации формальных каналов. Их отсутствие в организации означает отсутствие в организации коммуникаций как  таковых.¹⁰

Преодоление коммуникационных барьеров

     Менеджмент  должен создать такую организационную  структуру, которая будет стимулировать  позитивные, эффективные коммуникации, что требует как индивидуальных навыков, так и организационных действий.

     Индивидуальные  навыки. Пожалуй, наиболее важным индивидуальным коммуникативным навыком является умение слушать. Слушать активно — значит, обеспечивать обратную связь с отправителем сообщения. Во-вторых, для передачи собственных сообщений необходимо выбирать подходящие каналы.  В-третьих, и отправитель, и получатель должны стараться понять точку зрения другой стороны. И, наконец, управление, основанное на выходах в народ. Когда менеджер видит все своими глазами, встречается с людьми, он получает гораздо более полное представление об организации, получает возможность напрямую донести до сотрудников важные идеи и ценности.

     Организационные действия. Атмосфера доверия и открытости в организации побуждает сотрудников к честному общению друг с другом, когда сотрудники безбоязненно передают наверх как хорошие, так и плохие новости. Для создания такой атмосферы необходимы усилия по развитию межличностных качеств работников. Во-вторых, менеджеры обязаны разработать и использовать формальные каналы коммуникации, причем во всех направлениях. В-третьих, менеджеры должны стимулировать одновременное использование нескольких каналов коммуникации, формальных и неформальных. В-четвертых, структура организации должна соответствовать потребностям в коммуникация.¹¹ 

       В результате проведенных наблюдений за коммуникациями на государственном предприятии Уралвагонзавод, выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

     1. Невнимательность, причиной которой  является усталость и частое  погружение в свои мысли работников  из-за рутинного характера деятельности (75%).

     2. Потери в процессе передачи  или хранения, связанные с недостаточным  присутствием необходимого этапа  коммуникаций - обратной связи (20%).

     3. Отсутствие передачи и неразъясненные  предположения, которые заключается  в том, что руководитель, по  мнению персонала, не всегда  считает нужным информировать  коллектив о тех или иных  решениях или причинах, побудивших  его принимать их (4%).

     4. Страх, который, скорее всего,  связан не с личными качествами  руководителя, а с временным психологическим  самочувствием коммуникатора и  реципиента (около 1%).¹²

Основные  пункты для улучшения работы в  управлении предприятием - это:

• Создать специальное подразделение (для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе);
• Поднять на должный уровень обеспечение информацией;
• Подключение к Интернету;
• Исключить отвлечения от основной работы.

     Таким образом, и теоретики, и практики управления  сходятся на том, что  от эффективности коммуникаций зависит  эффективность организации в  целом, т.к. плохая коммуникация может  парализовать деятельность организации. А эффективность коммуникаций зависит  от того, насколько хорошо будут  преодолеваться проблемы и барьеры  при осуществлении коммуникационного  процесса.

  Глава 3 Значение коммуникаций в деятельности менеджера

     По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют  работу «чужими руками».

     Формирование  коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб для людей организации – информация и коммуникации».¹³ Если нарушаютcя информационные потоки внутри предприятий и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, то есть когда возникают коммуникативные связи, обеспечивается существование и эффективная деятельность организации.

     По  результатам зарубежных исследований, 73 % американских, 63 % английских, 85 % японских руководителей считают неэффективность  коммуникаций главным препятствием на пути достижения целей организации. Согласно другому опросу: примерно 250 тыс. работников 2 тыс. самых разных компаний обмен информацией считают  одной из самых сложных проблем  в деятельности организации.¹⁴

    И это действительно так. Каждый руководитель среднего и высшего звена ежедневно  сталкивается с фактом неудовлетворительного выполнения сотрудниками должностных обязанностей. Как правило, в таких случаях делается вывод о недостаточной их профессиональной компетентности. Однако, истинная причина может заключаться совсем в ином: в неэффективности коммуникативных связей. То есть сотрудник может  не получать в должном объеме информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей, оказавшись, таким образом, вне определенных информационных потоков.

    Понимание сущности коммуникаций и владение методами их осуществления – один из основных факторов достижения делового успеха.

     Как отмечает Б.З.Мильнер¹⁵, коммуникации важны руководителям по следующим причинам:

1. руководители большую часть своего времени тратят на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95 % времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. мастерство коммуникации необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;
4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, то она эффективна и во всех других видах деятельности.

     Еще одним подтверждающим фактом влияния  коммуникаций на управленческую и организационную  эффективность являются результаты другого исследования, в ходе которого велось непосредственное наблюдение за деятельностью широкого круга «реальных  менеджеров». Оно показало, что треть  рабочего времени они посвящают  рутинным коммуникациям – обмену информацией и работе с документами. Выводы, полученные на основе этого исследования, обобщены в диаграмме, представленной ниже:

     Таким образом, нельзя не признать, что коммуникативный  процесс 

представляет  собой центральную проблему в  большинстве видов деятельности человека и организации.¹⁶

     Я обратила внимание на то, что все  концепции, теории, учения о  том, как лучше управлять и  как сделать организацию более прибыльной, направлены на важность коммуникаций, на то, какую огромную роль они играют в деятельности предприятия. И действительно, влияние коммуникационного процесса на развитие организации невозможно переоценить: едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Коммуникации – это очень сложный процесс, которых состоит из взаимосвязанных этапов, каждый из которых нужен для того, чтобы сделать наши мысли более понятными другому лицу. И, если один из них будет потерян, то смысл передаваемого будет утрачен, а коммуникационный процесс парализован. 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Я думаю, что каждый руководитель любой  организации хотел бы иметь дружный  и работоспособный коллектив, способный  вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее – организация и  налаживание коммуникативных связей.

     Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.