Кадровая служба

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие  положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться  сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе  при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Правила внутреннего  трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию  работы предприятия. Он состоит из следующих  разделов: общие положения, порядок  приема и увольнения рабочих и  служащих, основные права и обязанности  работодателя, основные права и обязанности  рабочих и служащих, рабочее время  и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность  за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ООО ПКФ «Антек» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру  организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура  и штатное расписание разрабатываются  организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных  подразделений и должностей в  них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными  Министерством труда и социального  развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность  должностей. Должности, по которым предусматривается  содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих  долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО ПКФ «Антек» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным  актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления  нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО ПКФ «Антек». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается  точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления  об отпуске, так как отпуск будет  предоставлен «автоматически» по графику  путем издания приказа.

Распорядительная  деятельность организации документируется  в основном посредством издания  приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и  организации работы предприятия  и т.п.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются  с главным бухгалтером и подписываются  руководителем ООО ПКФ «Антек». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по личному  составу в настоящее время  имеют две формы: унифицированную  и неунифицированную. Выбор формы  зависит от содержания. Приказы о  приеме на работу, предоставлении отпуска  прекращении действия трудового  договора, командировании работника, поощрении  оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы  по личному составу оформляются  в текстовой форме на обычном  бланке приказа. При этом следует  иметь в виду, что унифицированные  формы должны быть введены официальным  распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные  формы, оформлены в текстовой  форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к  составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую  силу.

Из-за различий в  сроках хранения приказы по личному  составу приходится делить на две  части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и  учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний  аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и  объяснительные записки, заявления, графики  отпусков и т.п.

Для подтверждения  установленных фактов и событий  несколькими лицами ООО ПКФ «Антек» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Служебные письма оформляются  на бланках писем. Текст письма состоит  из двух частей. Сначала указываются  причины, послужившие основанием для  составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Телеграммы оформляются  на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной  бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне  листа через два интервала  прописными буквами.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем  организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются  в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются  все адреса и прилагается список адресатов.

Докладная записка  может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная  записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО ПКФ «Антек» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины  невыполнения какого-либо поручения, нарушения  трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться  рукописным способом на стандартном  листе бумаги.

Справка представляет собой документ, описывающий или  подтверждающий содержание тех или  иных фактов (событий и т.п.).

Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

- фамилию указанного  лица;

- должность указанного  лица;

- указание о том,  для каких целей выдана данная  справка. 

Подобные справки  наиболее широко применяются при  работе с персоналом предприятия.

Справка подписывается  руководителем предприятия и  менеджером по персоналу. Подписи указанных  лиц скрепляются печатью предприятия.

2.3 Работа с исходящими  и входящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую  просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой  тематики, требующие ответной реакции  адресата.

Прохождение исходящего документа в ООО ПКФ «Антек» включает несколько этапов:

составление проекта  документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых  случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется менеджеру  по персоналу для проверки правильности оформления, наличия приложений, а  также в необходимых случаях  материалов, на основании которых  документ готовился. Неправильно оформленный  документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем  проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы  регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают  в отделение связи.

Внутренние документы  проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения  на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают  с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые  виды внутренних документов могут иметь  свои маршруты. Протоколы не требуют  составления проекта; докладные  записки, справки и т.п. документы  поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Докладные записки  на имя руководителя организации, справки  и другие внутренние документы после  рассмотрения должностным лицом  передаются подшиваются в соответствующие дела.

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих  организаций, органов власти;

документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления  граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

1. прием входящих  документов;

2. первоначальная  обработка; 

3. предварительное  рассмотрение и распределение; 

4. регистрация; 

5. рассмотрение документов  руководством;

6. исполнение резолюций; 

7. отправка ответных  документов.

Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации менеджером по персоналу.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку  в отделе кадров.

Первоначальная обработка  входящей документации имеет своей  задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и  подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции  в адрес, вскрываются, документы  извлекаются из конвертов, и сверяется  наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа  или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени  их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения  документа.

Отметка при поступлении  документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.