Кадровая служба

Введение 

Глава 1. Место кадровой службы в системе управления 

1.1 Понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы 

1.2 Основы деятельности  кадровой службы 

Глава 2. Организация  работы современной кадровой службы в ООО ПКФ «Антек» 

2.1 Структура, функции  и сотрудники кадровой службы 

2.2 Документирование  кадровой деятельности 

2.3 Работа с исходящими  и входящими документами 

2.4 Формирование дел  в организации 

2.5 Хранение документов  кадровой службы 

Заключение 

Список литературы 

Введение 
 

Эффективное управление персоналом предприятия подразумевает  активные и пассивные методы привлечения  кадров, способы адаптации новых  сотрудников, способы оценки способностей, знаний и умений сотрудников. Современное управление персоналом предприятия подразумевает максимальное использование трудового потенциала работников любой организации, это является ключевым фактором для успешной деятельности компании в условиях рыночных отношений. Поэтому, расставив приоритеты, можно выделить следующую схему осуществления эффективного управления персоналом предприятия: Основные задачи - Результаты деятельности - Реальный трудовой потенциал.  

Современный этап развития экономики России характеризуется  острым дефицитом высококвалифицированных  менеджеров и специалистов универсального типа, изменением требований к персоналу  предприятия и кадровой политики.  

Кадровая политика должна широко опираться на непрерывное  внутрифирменное развитие персонала  с учетом вертикального его роста (карьеры), создание резерва на замещение  руководящих должностей и всестороннего  профессионального творческого  развития по горизонтальным направлениям, освоения новых и вторых профессий, расширения зоны деятельности. Особую роль приобретает профессиональное обучение работников кадровых служб  и профессионального внутрифирменного обучения. В связи с этим, на пороге 21 века поставлена задача оказать содействие персоналу предприятий, их кадровым службам, руководящему составу, всем, кто работает с людьми, в освоении стратегии и тактики профессионального развития персонала, как главного и воспроизводимого ресурса производства.  

Целью работы является углубление и закрепление теоретических  знаний в области кадровой политики на базе их практического приложения в ходе выполнения работ производственного  характера на примере предприятия, специализирующемся на производстве и  реализации продукции деревообработки ООО ПКФ «Антек». 

Основными задачами исследования явились:  

- рассмотреть место  кадровой службы в системе  управления: понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы, основы деятельности кадровой  службы; 

- изучить организацию  работы современной кадровой  службы в ООО ПКФ «Антек»: структуру, функции и сотрудников кадровой службы; документирование кадровой деятельности; работу с исходящими и входящими документами; формирование дел в организации; хранение документов кадровой службы. 

Основой исследования являются разработки отечественных  и зарубежных авторов по теории и  практике управления персоналом предприятия.  

При написании использовалась специальная литература, научная  и периодическая литература, статистические данные.  

В качестве информационно-аналитической  базы использовались документы бухгалтерско-финансовой отчетности ООО ПКФ «Антек» за 2005-2007 гг. работы предприятия.

Глава 1. Место кадровой службы в системе управления

1.1 Понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы

Служба по подбору  персонала и управлению им (отдел  или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное  подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями  деятельности которой являются:

- документирование  трудовых отношений;

- осуществление работы  по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов;

- формирование стабильно  работающего трудового коллектива;

- создание кадрового  резерва; 

- организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей  системе управления обуславливается  ее функциями, основой которых как  раз и является деятельность, связанная  с документированием трудовых отношений  и организацией работы с персоналом.

Документирование  трудовых отношений - неотъемлемая часть  деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение [3; с.241]. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого  предприятия должно учитывать, что  документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и  подтверждающие трудовой стаж, необходимый  для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо  отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового  делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия  является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части  каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу  юридической силы. Именно ошибки, допускаемые  при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности  работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.2 Основы деятельности  кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих  разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения  отдела.

Численный состав и  структура кадровых служб зависят  в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

- самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  организации или его заместителю; 

- выполнение функций  кадровой службы отдельным сотрудником  организации;

- выполнение функций  кадровой службы по совместительству  с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности  кадровой службы заключаются в следующем:

- разработка планов  комплектования кадров в соответствии  с программой развития конкретной  организации;

- оформление приема, перевода и увольнения работников  в соответствии с трудовым  законодательством Российской Федерации;

- учет личного  состава;

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- контроль исполнения  руководителями подразделений приказов  и распоряжений по работе с  личным составом;

- изучение движения  кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее  устранению;

- анализ состава  специалистов организации, деловых  качеств работников с целью  их рационального использования;

- создание условий  для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников;

- подготовка и  систематизация материалов для  аттестационной комиссии;

- подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению;

- принятие мер  по трудоустройству высвобождаемых  работников;

- организация контроля  состояния трудовой дисциплины  и правил внутреннего трудового  распорядка;

- ведение всей  отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации  кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме новых  работников, перемещении внутри организации, увольнении работников; копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего  трудового распорядка; сведения, относящиеся  к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии  кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы  о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных  отпусках работников и т.п. [10; с.81].

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

- требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов;

- принимать работников, организации по вопросам перемещения  и увольнения;

- взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров;

- требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.