Кадровая служба

Глава 2. Организация  работы современной кадровой службы в ООО ПКФ «Антек»

Классическая форма  организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный  состав и структура во многом зависят  от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним  целей [5; с.188].

Организация предприятия  начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

В ООО ПКФ «Антек» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения». В этом разделе закреплены  подчиненность отдела кадров  директору предприятия. 

2. «Задачи». Раздел  содержит четко сформулированные  направления деятельности отдела  кадров, важнейшими из которых  являются организация работы  по обеспечению подбора, расстановки,  использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового  резерва; организация системы  учета кадров.

3. «Структура». В  разделе указан порядок разработки  и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные  направления работы и закрепленные  за ними подразделения отдела.

4. «Функции». В  разделе рассмотрены функциональные  обязанности в области кадровой  работы, в частности: 

- разработка планов  комплектования кадров, в соответствии  с программой развития предприятия; 

- оформление приема, перевода и увольнения работников  в соответствии с трудовым  законодательством; 

- учет личного  состава предприятия; 

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- изучение движения  кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее  устранению;

- анализ состава,  деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий  для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию рабочих и др.

5. «Взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия». Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются  из отдела кадров в бухгалтерию. 

От бухгалтерии  отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально  ответственных лиц, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и  очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права». В этом  разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: 

- право принимать  работников предприятия по вопросам  приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять  связь с другими организациями  по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность».  В разделе установлена ответственность  менеджера по персоналу за  выполнение возложенных на отдел  функций и ответственность работников  отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

2.1 Структура, функции  и сотрудники кадровой службы

Кадровое делопроизводство ООО ПКФ «Антек» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для  приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую  для формирования внешнего кадрового  резерва.

Персонал организации  представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно  меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется  следующими показателями: образовательный  уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников.

В штатном расписании ООО ПКФ «Антек» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО ПКФ «Антек» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в  работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает  объявление в бегущей строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что численный состав организации  небольшой главный бухгалтер  и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

Деятельность всех работников ООО ПКФ «Антек» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Функции кадровой службы ООО ПКФ «Антек»:

изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

формирование и  ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с  трудовой деятельностью;

заполнение, учет и  хранение трудовых книжек;

подсчет трудового  стажа;

оформление справок  о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

подготовка документов к сдаче в архив;

составление установленной  отчетности.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно  отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового  договора. С этой целью разработана  инструкция, которая определяет порядок  оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет  ей заполнять вакансии служащими, которые  проявили уже свои способности. Оно  помогает и служащим, поскольку удовлетворяет  их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно  использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что  работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО ПКФ «Антек» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2.2 Документирование  кадровой деятельности

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть  такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и  отраслевых стандартов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств  и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации  и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации  имеет большое значение, поскольку  и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в  архиве самой организации или  в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и  в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки  хранения различных видов документов по личному составу установлены  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы  организационно-правового обеспечения  деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО ПКФ «Антек» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО ПКФ «Антек», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие  положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность  сотрудника предприятия при осуществлении  им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение ответственности  сотрудника за результаты его  деятельности, осуществляемой на  основании трудового договора;

- обеспечение объективности  при аттестации сотрудника, его  поощрении и при наложении  на него дисциплинарного взыскания.