Исследование организационных аспектов проведения выставки (на примере Харьковской выставки ювелирных изделий)

       Основными элементами, на сравнении  которых должна быть сосредоточена  проверка результатов участия,  являются:

     1)    сметные и реальные расходы  по участию,

     2)    расходы на рекламу – пропаганду и вызванный ими резонанс, как онпроявляется в реакции посетителей,

     3)    впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке,

     4)  эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам,

     5)   оценка состава посетителей,

     6) заказы, полученные в результате  работы стенда, в сравнении с  ожидавшимися.

 

     Глава 3. Организация Харьковской выставки ювелирных изделий

     3.1. Общая информация о задействованных ресурсах

     15 – 18  октября 2009 года в ПВЦ  «РадмирЭкспохолл» (г. Харьков)  состоялась третья выставка ювелирных  изделий, бижутерии и часов  «KharkivDeluxeFestival. Найкращіукраїнськікоштовності».

     Организатор выставки – компания «Х-Экспо».

     Выставка  состоялась при поддержке Ассоциации Ювелиров Украины.

     Генеральный спонсор выставки - Киевский ювелирный  завод.

     Генеральный партнер – Винницкий завод  «Кристалл»

     Таблица 1. Общая информация

     На  сайте  компании организатора можно  посмотреть такую полезную информацию, как расписание, план выставок, координаты и имена  ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

     На  подготовительном этапе организации  выставки была разработана рекламная  концепция выставки,  на основе результатов  мониторинга СМИ, учитывающего различные  целевые аудитории поставленных организатором. На этой стадии  сформировалась система информационной поддержки выставки. Информационными партнерами стали следующие медиа партнеры:

1. «ВісникювеліраУкраїни» - аналитический журнал Ассоциации ювелиров Украины

2. Журнал  «Харьков – что, где, когда»

3. «Товарный знак» – рекламно-информационный журнал

4. Журнал  «АвтоЛеди»

5. ЗАО «МЕТА»

6. ООО «Виал»

Рекламно-информационные материалы выставочного проекта  были представлены в виде:

1. модульной  рекламы

2. статей

3. репортажей

4. интервью

5. аналитических  обзоров/социологических обзоров

6. информационных  анонсов

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы:

• прямая продажа выставочных площадей, покупка  рекламных площадей " бартерные  отношения (обмен выставочной площади  на рекламную)

• информационное спонсорство партнерство в организации выставочного проекта.

 

3.2. Рекламные кампания выставки

    Рекламная кампания выставки проходила в два этапа.

      на первом этапе  делается:

    акцент  на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на

    втором  этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей

    При этом следует отметить, что реклама  в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов а ежедневные газеты и журналы  информационные агентства радио (особенно РМ- диапазона) играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей.

    Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений /пресс-релизов (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ (актуализируется раз в полгода)

    Рассылка  производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной  стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы

    К старой и доброй технике Ргоmotion выставочного проекта относится почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями. Для доставки материалов клиентам VIP используются курьерские службы.

    Успешная  реализация крупномасштабных выставочных  проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур.

    Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет  рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании.

    Оргкомитет  решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы — один раз в две недели.

    Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.

    Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной  и исполнительной власти страны, субъектов  Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в  адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, а также принять участие в церемонии официального открытия выставки.

    Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний , общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом  сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки.

    Хорошие результаты информирования общественности дает посещение и поддержка общественно-значимых мероприятий, публичных акций, адекватных целям и идеям выставки (конференции, заседания профессиональных клубов, съезды, пресс- конференции, презентации),

    Пресс-конференции  являются важным источником информации о выставке и ее мероприятиях для СМИ, Опыт проведения крупномасштабных выставочных проектов позволяет назвать оптимальное количество пресс-конференций Смежные и конкурентные выставки - уникальное сочетание в одном месте и времени огромного количества потенциальных участников выставки, поэтому ее активно используют в работе по привлечению экспонентов.

 

       Заключение

     Харьковская выставка ювелирных изделий прошла успешно, поскольку в организации  выставки были четко реализованы  все необходимые этапы для ее реализация, была проведена мощная рекламная кампания для привлечения клиентов и партнеров.

     Необходимо  отметить, что выставочная деятельность имеет значительное влияние на повышение  объема продаж компаний, узнаваемости бренда, привлечение новых партнеров и инвесторов. Выставка должна соответствовать определенным требования в организации, которые были рассмотрены в работе: должны соблюдаться технические аспекты, грамотно рассчитан бюджет, необходимый для организации и рекламной кампании.

     Выставки не теряют своей популярности на сегодняшний день, они преобразовываются, становятся более интересными и качественными. Компании все чаще прибегают к использованию новых маркетинговых ходов, коммуникационных технологий и PR- ресурсов для привлечения покупателей. Также выставочная деятельность дает возможность сравнить работу компании с конкурирующими предприятиями, сделать анализ преимуществ и недостатков, которые в последующем помогут повысить эффективность работы компании, сделать некие преобразования в процессе работы.

 

     Список литературы

1. Академия  рынка: маркетинг/ под ред. Дайан  А., Букерель Ф. - Москва. «Экономика». 2009.

2. Герчикова И.Н. Международное коммерческое дело: учебник для вузов- Москва. «Банки и биржи. ЮНИТИ». 2006.

3. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности - Москва. Издательство «Гелла-принт». 2006.

4. Завьялов  П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг (сто вопросов – сто  ответов о том, как эффективно действовать на внешнем рынке) - Москва. «Международные отношения». 2001.

5.   Картер Г. Эффективная реклама  - Москва. «Прогресс». 2005.

6. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации - Москва. 2007.

7. Маркетинг/ под.ред. Романова А.Н. Москва. «Банки и  биржи. ЮНИТИ». 2006.

8. Маркетинг/ под.ред. Уткина А.П. Москва. 2008.

9.   Назаренко Л.Ф. Выставка как  инструмент маркетинга - Москва. 2007.

10. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К., Шахурин В.Г. Рекламная  деятельность -Москва. 2001.

11. Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. Минск. ИП «Экоперспективы».2004.

12. Швальбе Х. Практика маркетинга для малых  и средних предприятий - Москва.Издательство «Республика». 2005.

13. Эванс, Берман. Найди свой путь в маркетинге. Москва. 2008.

14.   Роль выставок и ярмарок в  продвижении товара // Практический  маркетинг –2001 - №3