Исследование организационных аспектов проведения выставки (на примере Харьковской выставки ювелирных изделий)

     Однако  предприятию следует помнить, что  участие в торговых ярмарках и  выставках всегда сопряжено со значительными  расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты.

     Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено  в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

1.3. Значение выставочной деятельности для компании

     Выставки  и ярмарки имеют большое значение как место встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение.

     Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В  этом смысле Интернет – самый удобный  для потенциальных экспонентов  и посетителей способ обмена информацией.

     Однако  в то же время в современных  дискуссиях о будущем ярмарки  или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие  в качестве посетителя ярмарки стало  не обязательным».

     Этот  вывод основан на широком использовании  телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это  осуществимо. Но в этом случае пропадает  сама атмосфера. А именно она в  значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках.

     Часто можно услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще  очень велики.

Глава 2. Этапы подготовки выставки

2.1 Процесс принятия решения об участии в выставке

 Вся выставочная или ярмарочная деятельность предприятияпоследовательно реализуется на таких этапах:

I. Принятие  решения об участии в выставке  или ярмарке

II. Планирование  участия предприятия в выставке  или ярмарке

III. Подготовка  экспозиции

IV. Подготовка  персонала.

    При этом каждая из этих стадий одинаково  важна для эффективной деятельности предприятия на выставке или ярмарке  и получения соответствующих  результатов.

    Этап  подготовки участия:

         1. Принятие решения  об участии в  ярмарке или выставке

    1. Размер общей экспозиционной  площади.

    2. Степень известности именно этой  выставки или ярмарки.

    3.  Тематику выставки или ярмарки  и ситуацию в отрасли в

    целом.

    4. Список экспонентов выставки  или ярмарки предыдущих лет.

    5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.

    6. Время проведения выставки или  ярмарки и ваш календарный  план   производства и сбыта.

    7.   Цену аренды экспозиционной площади.

    8.   Условия участия в общем каталоге 

    Прежде  всего ярмарки/выставки помогают экспоненту:

    1. предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия,

    2. оценить его позицию на рынке  (размеры, стабильность),

    3. почерпнуть рациональные идеи  в поведении конкурентов, параллельно  с

    ним участвующих в данной ярмарке/выставке,

    4.  определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов,

    5.  изучить политику конкурентов  (методы, стимулы, системы).

    В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в  выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые  одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия:

    Общие причины:

    1. увеличение объема продаж,

    2. контроль конкурентоспособности  предприятия,

    3. определение экспортной способности  товаров,

    4.  изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.),

    5. обмен опытом,

    6. развитие сотрудничества,

    7. наблюдение за конкурентами (продукция,  идеи, методика, сервис).

    Особые  причины:

    1)     продукция

    -         проверка приемлемости конкретного  товара,

    -         презентация новых товаров,

    -         расширение ассортимента предлагаемых  товаров;

    2)     цены и коммерческие условия

    -           проверка реакции,

    -           предложение новых условий (реакции);

    3)     сбыт

    -         развитие-расширение распределительных  сетей,

    -         контроль эффективности сети,

    -         поиски представителя;

    4)     коммуникация

    -       поиски новых покупательских  сегментов,

    -       повышение популярности предприятия,

    -       активизация рекламной компании,

    -       контакты со средствами массовой  информации,

    -       получение информации о переменах  в желаниях и тенденциях рынка,

    -       проработка развивающихся контактов,

    -       освоение рыночной информации,

    -       обмен опытом,

    -       создание фирменного имиджа и  т.д.

    В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

2.2. Рекламные мероприятия на стадии подготовки к выставке

       Особенно  важную роль играют рекламные мероприятия  на стадии подготовки, которые включают:

       1. Включение фирмы – участницы в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге – спорный вопрос. Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников.

       2. Публикация в отраслевых периодических  изданиях и в экономической  печати,

       ориентированные на «целевые группы». Эта реклама  должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых  людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней перед открытием выставки\ярмарки.

       3. Использование наружной рекламы.  Наружная реклама – это стандартный  щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки\ярмарки.

       4. Рекламные мероприятия на радио  и телевидении. Очень важно  в этом случае купить эффективное  время: примыкающее к новостям  деловой жизни и передачам о биржевой ситуации.

       5. Использование символов ярмарки  / выставки, образцами которых администрация  снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы  и связывает с участием в  конкретном мероприятии.

       6. Эпистолярное общение (directmail) считается  наиболее подходящим средством  привлечения посетителей при  условии, что письма оформлены  должным образом и отправлены  заблаговременно( за 2 недели). В письма  необходимо вложить план подъезда  к выставке\ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке.

2.3. Проведение выставки и анализ результатов

     Стадия  работы ярмарки\выставки

     В этот период связи с общественностью  являются одним из наиболее действенных  механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

     В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

     1)  изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду

     индивидуальность,

     2)  бесплатная раздача мелких сувениров,

     3)  раздача образцов товаров,

     4)  организация различных специальных  мероприятий (шоу, конкурсы,

     дегустации),  

     5)     передача музыкальных программ,

     6)     демонстрация видеофильмов, слайдов,

     7) проведение пресс-конференций, коктейлей  для журналистов, клиентов.

     Роль  персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его  подбора следует отнестись с  должным вниманием. Существует три  категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

     Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу  же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

     - классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены,

     -    непосредственную проверку «личности»  посетителей,

     - активизацию предприятия для  выполнения полученных заказов  в установленные сроки,

     -   своевременную подготовку и рассылку  образцов, согласно принятым

     обязательствам,

     -   немедленное предоставление запрошенных  дополнительных данных,

     -  направление благодарственных писем  всем посетителям, содержащих

     дополнительные  сведения о предприятии, его продукции  и планируемых

     мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

     Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает  необходимость сравнения его  стоимости(затрат) с полученными  результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.