Инфраструктура менеджмента

     Этап 3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

     Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 — 1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

     В программе ориентации ООО «Админоф» затрагиваются следующие вопросы: общее представление о компании, политика организации, оплата труда, дополнительные льготы, охрана труда и соблюдение техники безопасности, служба быта, экономические факторы.

     После прохождения общей программы  ориентации поводится специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно специальная программа ООО «Админоф» затрагивает следующие вопросы:

1. Функции подразделения: цели и приоритеты, организация и структура; направления деятельности; взаимоотношения с другими подразделениями; взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность: детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом; нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; длительность рабочего дня и расписание; дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность: виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней; отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; поведение в случае аварий, правила техники безопасности; информирование о несчастных случаях и опасности; гигиенические стандарты; охрана и проблемы, связанные с воровством; отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; правила поведения на рабочем месте; вынос вещей из подразделения; контроль за нарушениями; перерывы (перекуры, обед);  телефонные переговоры личного характера в рабочее время; использование оборудования; контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

     Для сотрудников ООО «Админоф» предусмотрено  обучение. Обучение включает в себя получение новыми и действующими сотрудниками навыков, необходимых для успешного выполнения работы.

      Обучение  большей части сотрудников ООО  «Админоф» проводится начальниками структурных подразделений непосредственно на рабочем месте. Для самих же начальников отделов предусмотрено обучение и повышение квалификации с помощью специальных курсов и тренингов. Часто руководители ООО «Админоф» посещают семинары, проводимые компанией «Бизнес-Содействие».

2.4 Информационные ресурсы

       Важнейшая  особенность  процесса   управления   заключается  в   его информационной природе. Организация реализации принятых  решений  проводится через систему методов воздействия на работников с использованием  информации о ходе выполнения принятых  решений  (обратная  информация).  Чем  точнее  и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы  управления,  чем полнее  она  отражает  действительное  состояние  и  взаимосвязи  в  объекте управления,  тем   обоснованнее   поставленные   цели   и   реальные   меры, направленные на их достижение.

      Так  как  руководитель  в своей работе  опирается   на  информацию  о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую  командную информацию с целью перевода управляемого объекта из  фактического  состояния в  желаемое,  то  информацию   условно   считают   предметом   и   продуктом управленческого труда.

   Информация как элемент управления  и  предмет  управленческого  труда должна  обеспечить  качественное  представление  о   задачах   и   состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку  идеальных  моделей желаемого их состояния.

      Таким  образом,  информационное  обеспечение  —  это   часть   системы  управления, которая представляет собой  совокупность данных о  фактическом  и возможном   состоянии   элементов    производства    и    внешних    условий функционирования  производственного процесса  и о   логике   изменения   и преобразования элементов производства.

       Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

   - элементный, т. е. совокупность  данных, характеристик, признаков;

   - системный, т.  е. воспроизводящий   взаимосвязи   и зависимости между  классификационными     группами     информации,     реализуемый в     виде информационных моделей.

            Основные требования сотрудников ООО «Админоф»к качеству информации:

   - своевременность;

   - достоверность (с определенной  вероятностью);

   - достаточность;

   - надежность (с определенной степенью  риска);

   - комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров  фирмы и конкурентов и т.д.);

   - адресность;

   - правовая корректность информации;

   - многократность использования;

   - высокая скорость сбора, обработки  и передачи;

   - возможность кодирования;

   - актуальность информации.

       В  процессе  организации  информации  принципиальное  значение   имеет  расчленение  ее  на   условно-постоянную,   выполняющую   роль   нормативно-справочной,  и  переменную.  Оба  эти  вида  информации  на  основе  анализа  классификационных связей организуются  во  взаимосвязанные  блоки  (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими  процесс  в  статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

        Организация информации в значительной  степени  предопределяет  порядок  ее  хранения,  регистрации,  обновления,  передачи  и   использования.   Четкая организация банков данных  позволяет  более  полно  обосновать  направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику  запросов и получения.

       Таким образом, система информационного  обеспечения — это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и  окружающей  его среды, организованная во  взаимосвязанных  потоках  сведений.  Эта  система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи  их пользователю.

      Немаловажную роль в работе предприятия играет и организация документооборота.

     Общее руководство  вопросами документационного обеспечения в ООО «Админоф» возложено на генерального директора. Непосредственную организацию этой работы осуществляет офис-менеджер.

     Организация работы с документами  заключается в следующем:

- обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

- обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

- обеспечение  соблюдения  установленной  на  фирме  технологии  обращения  с  документированной информацией  на всех ее этапах:

- организация документооборота;

- создание и  эксплуатация информационно-поисковых  систем по документам;

- подготовка  документов к сдаче в архив.        

Документооборот предполагает взаимосвязанное  и  взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.     

 Порядок работы с входящими  документами: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и  вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору  для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в организации.

     Порядок работы с исходящими  документами: получение исполненных  документов, проверка правильности оформления документов наличия приложений, указанных  в основном документе, регистрация  документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

     Порядок  работы с внутренними документами: получение распоряжения на подготовку документа, составление  документа (набор текста и печать), согласование  документа, представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение в дело.

     Проанализировав деятельность фирмы в целом, можно  сказать, что они являются рентабельными, работники материально заинтересованы в конечных результатах деятельности и материально ответственны за итоги деятельности.

     Для эффективного функционирования предприятия  в нём существуют различные организационные  методы управления:

- устанавливаются  нормы и правила, которым необходимо  подчиняться – нормативы (правила внутреннего трудового распорядка, правила торговли и другие);

- для  повышения профессионализма все  работники проходят инструктажи;

- для  успешного достижения главных  и второстепенных целей деятельность  фирмы планируется;

- при  заключении договора сотрудником подписывается должностная инструкция для того, чтобы он знал свои права и обязанности.

     Главная задача анализа трудовых ресурсов –  выявить обоснованность плана численности  работающих и установить эффективность  их использования. В основные задачи анализа использования трудовых ресурсов также входит исследование численности рабочей силы, ее состава и структуры, а также определение размеров и динамики средней заработной платы работников предприятия.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     «Менеджмент»  в переводе с английского языка означает «управление». В самом общем виде можно сказать, что менеджмент — это управление совместной деятельностью людей; это значит — делать дело вместе со всеми, мобилизуя усилия всех. Менеджмент следует рассматривать как сложную систему управления экономическими, социальными, производственными и информационными процессами на предприятии. Понятие менеджмента неразрывно связано с осознанием управления как сферы деятельности, требующей не только опыта, но и специальных знаний и умений.

     Наиболее  полное содержание менеджмента как  процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и  социально - экономическими процессами.