Информация в управлении

      Движение  экономической информации от одного подразделения к другому приобретает вид информационного потока. Информационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления, это ее связующая нить. Чтобы решить обозначенную выше проблему эффективного владения информацией, необходимо осуществлять мероприятия по оптимизации информационных потоков. При этом к информации предъявляется большое количество требований, а важнейшая роль отводится экономической информации.

      Функции информационных потоков определяются функциями самого управления как  обеспечивающие его осуществление. До тех пор, пока мы рассматриваем информационный ресурс лишь как элемент системы управления, можно обозначить одну его главную самостоятельную функцию – обеспечение управления достоверной информацией, т.е. передача информации.

      Сбор  информации должен стать важной функцией в компании. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

      Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения. 
 

1. 3 Системы информационного обеспечения

      Внедрение информационных систем различной степени  сложности на промышленных предприятиях давно уже стало темой исследования как с теоретической, так и  с прикладной, управленческой точки  зрения.

      Из всего обилия компьютерных информационных систем для начала рассмотрим два типа:

- управленческие информационные системы (MIS – management information system),

- системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system).

      В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.

      Примеры информации, которая формируется в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

      Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

      DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР (лицо, принимающее решение) взаимодействует. Информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS обычно называются анализом «что, если ...?» Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: «Что

произойдет, если что-нибудь изменится в модели?» (например, цели, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может также промоделировать возможные решения и оценить потенциальные результаты.

      Дополнительным аспектом DSS является взаимодействие между ее составными частями. Например, решения по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку "кооперативного" решения.

      Решения менеджера не означают конца операций DSS. Они и их последствия в форме обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система с непрерывным обновлением данных.[24]

      Развитием таких систем являются экспертные системы. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам и механизмы взаимодействия элементов этих баз - по сути интеллектуальные DSS (Приложение1).

      База знаний включает в себя большую сумму знаний относительно проблем, запомненных в системе. Исследователи находят, что использование этой массы знаний более эффективно, чем использование специальных решающих процедур. Экспертные системы являются консультантами в принятии решений, т. к. содержат факты, знания и правила, которые взаимодействуют в проблемной области.

      Выгоды оперирования реальным знанием и способности экспертных систем ведут далее к созданию и использованию систем с искусственным интеллектом.

      Центральным моментом искусственного интеллекта является использование более эвристики (или правил перебора), чем алгоритмов обработки информации. Эвристика включает инструкции, правдоподобные аргументы или правила перебора для принятия решений и, таким образом, отражает человеческое поведение точнее, чем алгоритмы.

      Другой важной характеристикой систем с искусственным интеллектом является то, что они оперируют символами так же хорошо, как числами.

      В последние десятилетия многие предприятия  как в России, так и за рубежом  попытались «примерить на себя» ERP стандарт информационных систем (под ERP стандартом понимается в данном случае стандарт MRPII (Manufacturing Resource Planning), принятый APICS + функциональность, дополняющая финансовый контур системы. В строгом смысле слова стандарт ERP (Enterprise Resource Planning) не определен). [24]

      Говорить  об успехе или неуспехе подобных мероприятий  можно с разных позиций: с позиции  фирмы-внедренца (если внедрение осуществлялось сторонней организацией), с позиции  фирмы-заказчика. Дать объективную  оценку в большинстве случаев не смогут ни те, ни другие. Это обусловлено с одной стороны коммерческими интересами сторон, а с другой – вышеупомянутой сложностью оценки эффекта внедрения.

      На  сегодняшний день практически все  фирмы на момент начала внедрения  имеют в своем распоряжении набор информационных систем собственной разработки на базе сетевых или локальных решений. Под такими системами понимаются как системы, разработанные самим предприятием, так и готовые «коробочные» решения, которые, как правило, все равно требуют значительных доработок и их также можно отнести к системам собственной разработки (например, «1С», «Бэст» и др.)

      Современные предприятия стремятся менять существующие у них информационные системы на «тяжеловесные» ERP системы.  Все зависит от стратегических целей организации, увязанных с ИТ-стратегией.

      Подводя итог вышесказанному, можно сделать  вывод, что эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. На помощь в этом нелегком деле приходит искусственный интеллект. Экспертные системы с искусственным интеллектом находят применение в планировании, управлении производством, обслуживании оборудования, т. е. в областях, где решения в области управления не могут полностью основываться на алгоритмах. К сожалению, следует признать тот факт, что механизм установки и эффективного использования корпоративных информационных систем имеет слабые, еще не отлаженные стороны, о которых речь пойдет в следующей главе данной работы.  
 
 
 

Глава 2.  Информация в управлении 

2. 1 Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем

      Нередко корпорации надеются на то, что внедрение  корпоративной информационной системы (КИС) позволит решить проблемы управления компанией вообще и специфические  проблемы высшего менеджмента в частности. Бытует мнение, что как только появится система, сразу решаться многие вопросы, исчезнет рутинная работа, не будут совершаться ошибки, компания будет работать эффективно. В действительности внедрение КИС любого уровня сложности позволит лишь автоматизировать некоторые ее функции и, следовательно, повысить их эффективность, но никак не поможет «автоматизировать хаос».

      Эксперты  считают, что компаниям для эффективной  деятельности прежде всего не хватает  стратегического мышления, а не информационных, поэтому при внедрении информационных систем возникает ряд проблем. 

      Заблуждения менеджмента относительно необходимой информации и требований, предъявляемых  к будущей системе. При выборе программной платформы для будущей КИС руководитель должен хотя бы примерно представлять себе структуру всей системы, а также предвидеть сложности начального этапа ее функционирования. В противном случае в компании устанавливается дорогостоящая система управления, в которой учтены все требования некой абстрактной корпорации, а компания не использует и половины ее возможностей.

      Непонимание менеджментом новых  возможностей информационных технологий. Не следует ожидать результата сразу после покупки и установки новых программ и баз данных, так как конечный результат будет зависеть в первую очередь от адаптивных способностей компании.

      Устоявшиеся подходы к принятию решений. Это одна из наиболее сложных задач, поскольку нелегко осознать необходимость использования КИС, если не до конца понятен смысл ее внедрения. [19, c. 57]

      Одной из первых управленческих функций, подлежащих автоматизации, является внутрифирменное  финансовое планирование. Этот важный и непростой процесс требует  учета множества факторов – ситуация на рынке подобных товаров, объемы производства компании, количество сотрудников, расчет значимых финансовых коэффициентов, долгий сбор данных. Не всегда разработчик-консультант может повторить схему расчетов показателей компании, так как ряд способов анализа и обработки данных не поддается «автоматизации» (например, данные рассчитываются по-разному в различных периодах или менеджеры искусственно занижают или завышают отдельные коэффициенты по субъективным причинам). Все это практически невозможно автоматизировать и внедрить в КИС.

      В качестве иллюстрации проблемы можно рассмотреть случай автоматизации расчета заработной платы сотрудников. Как правило, за каждым сотрудником закреплен определенный разряд или категория, на основании которой вычисляется заработная плата, установлены количество нормативного отработанного рабочего времени, процент работы с конкретным проектом. Однако некоторые сотрудники совмещают работу сразу по двум должностям, работают с несколькими проектами. Отсюда возникает неоднозначность определения единого способа автоматизации расчетов. Усложнить задачу можно, если допустить, что такой сотрудник работает в нескольких отделах. В этом случае, чтобы рассчитать заработную плату на основе соотнесения категории и отдела, приходится учитывать одного и того же сотрудника два раза, по половине ставки. Однако, если он работает не по половине рабочего дня, а в другом соотношении, то данную проблему надо обсудить в начале работы над постановкой КИС. Нередкой ошибкой при внедрении автоматизированной системы является отсутствие «истории» операций. Компания, сделав заявку на создание оперативных отчетов по планированию, в результате получает, что определить ошибки, допущенные в предыдущих версиях планов, практически невозможно, поскольку планирование оперативно изменяется по мере ввода новых данных. [19 , с.58 ]

      Не  стоит забывать и про человеческий фактор. При внедрении информационной системы он играет важную роль независимо от того, какие задачи стоят перед ней. Именно от сотрудников компании в первую очередь зависит, насколько успешно будет проходить внедрение КИС, будет ли она соответствовать требованиям и как будет использоваться в дальнейшем. Как правило, КИС обеспечивает выполнение отдельных специализированных задач, которые необходимо определить до осуществления проекта внедрения.

      Чтобы принять решение своевременно и  эффективно, следует решить проблему «ложных стимулов» менеджеров, желающих воспользоваться результатами автоматизации. Хранилища информации – базы данных и прикладные программы обработки информации – формируют необходимые информационные блоки, которые в нужный момент выдают требуемые данные (для компании необходимо несколько таких информационных блоков). При этом данная информация обезличена. Ни одна программа с какой угодно высокой степенью детализации данных не способна автономно принимать решения – она может лишь вовремя предоставить нужные сведения. Поэтому человеческий фактор имеет здесь решающее значение: непреднамеренные ошибки или преследование персоналом личных интересов может повлечь за собой лавину неопределенности даже при наличии практически совершенной системы.