Характеристика и структура персонала

 

Выводы:  в Архиве Президента РК преобладает персонал с предпенсионным возрастом. Большее количество персонала имеет стаж работы от 5 до 10 лет. Текучесть кадров невысокая. 

2.3 Структура персонала АП РК  

      Архив возглавляет директор, назначаемый  на должность и освобождаемый  от должности Президентом Республики Казахстан. Другие руководящие работники  назначаются директором по согласованию с Общим отделом Администрации  Президента Республики Казахстан.

      Директор  Архива выполняет следующие основные функции:

      • руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность  за выполнение возложенных на Архив  задач и осуществление функций;

      • издает приказы в пределах компетенции, утверждает штатное расписание, положение  о структурных подразделениях Архива, осуществляет прием и увольнение, поощрение работников, присваивает  квалификационные классы государственных  служащих в соответствии с законодательством;

      • вносит в Администрацию Президента Республики Казахстан предложения  по совершенствованию деятельности Архива;

      • представляет Архив и выступает  от его имени в различных организациях.

      В Архиве функционируют совещательные  органы: Дирекция, Научный совет, Экспертно-проверочная  методическая комиссия, Техническая  комиссия по рассекречиванию документов, положения и персональный состав которых утверждаются директором.

       Структура Архива Президента  РК приведена на рисунке 2. 
 

     

     

     

     

     

     

     

       

     

     

     

       
 

     

     

       

     

     

     

       
 

     Рисунок 2. Структура Архива Президента Республики Казахстан 

В Архиве Президента РК всего 10 управлений.

1. Управление обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов;
2. Управление комплектования и документации;
3. Управление информационно-поисковых систем;
4. Финансовое управление;
5. Управление документационного обеспечения и кадровой работы;
6. Управление фондов личного происхождения;
7. Управление информационно-методической работы;
8. Управление научной публикации документов;
9. Управление архивных технологий;
10. Хозяйственная служба.

Функции управлений:

1. Управление обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов – следит за сохранностью документов, ведет учет;
2. Управление комплектования и документации – пополняет архивный фонд (новые данные про учреждения);
3. Управление информационно-поисковых систем – разработка научно-справочного аппарата;
4. Финансовое управление – начисляет з/п, рассчитывает бюджет организации, занимается финансовым облуживанием архива;
5. Управление документационного обеспечения и кадровой работы – работает с личным составом архива;
6. Управление фондов личного происхождения – работает с фондообразователями архива (старые данные про чиновников);
7. Управление информационно-методической работы – сбор по миру методической литературы по разным аспектам деятельности архива;
8. Управление научной публикации документов – подготовка сборников, написание статей и публикаций для СМИ
9. Управление архивных технологий – подшивка дел, микрофильмирование, микрофиширование, сканирование и копирование документов.

Состав  управлений:

1. Управление обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов - начальник управления, 3 эксперта;
2. Управление комплектования и документации - начальник управления, 2 главных эксперта, 2 эксперта, архивист;
3. Управление информационно-поисковых систем - начальник управления, главный эксперт, 3 эксперта;
4. Финансовое управление - начальник управления, главный эксперт, эксперт;
5. Управление документационного обеспечения и кадровой работы - начальник управления, 2 главных эксперта, эксперт;
6. Управление фондов личного происхождения - начальник управления, главный эксперт, 2 эксперта;
7. Управление информационно-методической работы -  начальник управления, главный эксперт, 2 эксперта;
8. Управление научной публикации документов - начальник управления, 2главных эксперта, 2 эксперта;
9. Управление архивных технологий - начальник управления, 2 главных эксперта, 2 эксперта, 3 архивиста;
10. Хозяйственная служба – руководитель, заместитель руководителя, консультант хозслужбы, руководитель группы;
11. Управление АП РК в г. Астане (филиал) - начальник управления, 3 главных эксперта, 3 эксперта.

 

     Классификацию персонала АП РК можно рассмотреть  на рисунке 3.

 

 
 

 

 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3. Классификация персонала 

Итого:

1. Производственного персонала: основного – 8 человек, вспомогательного – 4 человека;
2. Управление персоналом: руководителей – 5 человек, специалистов – 40 человек.

 
 

2.4 Кадровая политика  Архива, использование  моральных стимулов

к труду, методы мотивации  и стимулирования персонала Архива 

      В соответствии со статьей 6 Закона «О государственной службе»/7/  Кадровая служба в пределах своей компетенции: оформляет решения государственных органов, связанные с прохождением государственными служащими государственной службы, ведет личные дела служащих, вносит необходимые записи в трудовые книжки (послужные списки) государственных служащих; фиксирует в письменной форме согласие государственных служащих о принятии ограничений, установленных законом (ставят в известность о правовых последствиях в случае нарушения принятых на себя ограничений), консультирует государственных служащих по вопросам их правового положения, контролирует соблюдение ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе; подготавливает для представления в уполномоченный орган списки вакантных должностей, заявки по заполнению вакантных должностей и иную необходимую информацию; организует обучение, переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации государственных служащих; осуществляет иные полномочия, установленные законодательством.

      Управление  документационного обеспечения  и кадровой работы занимается организационными вопросами по повышению квалификации работников Архива в Академии государственного управления, КИМЭПе и других учреждениях. Готовят графики аттестации  государственных  служащих. Готовят документы к  конкурсам на замещение вакантных  должностей. Так, за прошедший 2009 г. в  Архив было принято 7 экспертов, 3 технических  работника и уволено 5 сотрудников. По согласованию с Управлением Агентства  РК по делам государственной службы по г. Алматы в порядке карьерного роста назначены на более высокие  должности 3 сотрудника.

      В 2009 г. впервые по рекомендации Агентства  РК по делам государственной службы ежеквартально проводилась оценка качества труда государственных  служащих. Впоследствии, в соответствии с Законом «О госслужбе» за образцовое выполнение должностных обязанностей, выполнение заданий особой важности и сложности и за другие достижения в работе сотрудники   поощрялись:

1) единовременным  денежным вознаграждением (премия  по итогам годам, присуждаемая  сотрудникам одного из Управлений);

2) объявлением  благодарности (практикуется к  республиканским праздникам);

3) награждением  ценным подарком;

4) а  также иными формами поощрения,  предусмотренными законодательством  Республики Казахстан.

        Кроме того, в качестве социальной защиты для сотрудников  АП РК предусмотрено бесплатное медицинское  обслуживание в поликлинике Медицинского центра Управления делами Президента Республики Казахстан.

      Все перечисленные выше вопросы в  Архиве контролируются сотрудниками Управления документационного обеспечения  и кадровой работы.  
 

Заключение 

      Сотрудники  Архива Президента Республики Казахстан  как государственные служащие представляют собой особый социально-профессиональный слой общества.

      За  долгое время сформировались и по сей день существуют определенные «количественные» показатели при оценивании государственных  служащих, это: специальное образование, опыт в работе, пол, возраст и прочее. Управление документационного обеспечения и кадровой работы АП РК проводит анализ «количественных» показателей своевременно и качественно. Как видно из справки, представленной в данной работе, 90 % сотрудников имеют высшее образование, 38 % из них специальное (историческое или историко-архивное) и лишь 10 % административных служащих Архива имеют среднее образование.

      В современных условиях к госаппарату  предъявляют особые требования. Состав госаппарата должен включать и прагматиков, и аналитиков, и гуманитариев, и  технарей. Главным образом, чтобы  была правильная пропорция их сочетания, использовались потенциал и способности  каждого служащего для обеспечения  прироста качества его, профессиональная компетентность, высокая результативность работы госорганов. Среди работников Архива, помимо историков, есть финансисты, программисты, химики, журналисты, филологи, библиотекари и юристы, каждый из вышеперечисленных специалистов нашел здесь свое призвание и применение на практике полученных в вузах знаний. Технари трудятся в лаборатории над сохранением документального наследия Республики, журналисты и филологи помогают историкам издавать документальные сборники и сборники воспоминаний, финансисты и юристы заботятся о спецхранилищах и здании АП РК, о своевременном финансировании и юридической грамотности коллектива. Как результат высокая оценка деятельности АП РК Администрацией Президента – вышестоящим органом.

      В результате действий Указа Президента Республики Казахстан «О мерах по оптимизации должностей государственных  служащих» от 28 декабря 2007 г. /13/ численность  государственных служащих в 2008 г. снизилась  в целом по Республике. Указ Президента РК от 29 марта 2007 г. о некоторых вопросах административной реформы /14/ , позволяет  руководителям госорганов иметь  такую штатную численность, с  которой он способен работать, а  все средства от оптимизации государственных  служащих можно направить на повышение  заработной платы сотрудников. Принцип  таков – численность команды  на государственной службе можно  сокращать, а деньги на их содержание остаются. В результате можно малым  числом делать ту же работу, и при  этом больше зарабатывать. К сожалению, большинство руководителей этим приказом не воспользовались. Не стало  исключением и руководство АП РК. Одной из главных мотиваций  в конкретном случае стало то, что  в Архиве на сегодняшний день работает большое количество госслужащих  предпенсионного возраста, выпускники вузов предпочитают идти сразу в  коммерческие организации (где соответственно выше первоначальные зарплаты), то есть если руководство пойдет на сокращение старых опытных кадров, то молодые  специалисты меньшим количеством, вероятнее всего, не справятся с  планируемыми объемами работ. Кстати, эта проблема перед многими административными  органами Республики. По данным социологического исследования на 1 января 2009 г. общая  численность служащих, находящихся  в пенсионном возрасте, составила 3,5 тыс. чел., в том числе женщин. 44, 5 % /15/ .

      Повышения эффективности деятельности госслужащих, в частности АП РК, можно добиться, оптимизировав профессионально-квалификацион-

ную структуру  лиц, служащих в государственных  административных органов власти, обеспечив  их профессионально подготовленными  кадрами с достаточным опытом работы и мотивацией для службы в  государственных органов /16/. Например, обеспечивать госслужащих муниципальным  жильем, воспользоваться Указом Президента от 29 марта 2007 г. и за счет оптимизации  аппарата устроить мотивацию сотрудникам  Архива в виде дополнительных денежных поощрений, гарантированный карьерный  рост, увеличение собственного престижа.

      Для планирования своих потребностей кадровая служба Архива, располагает четким описанием всех рабочих мест (постоянно  обновляющиеся должностные инструкции); желательно определить необходимый уровень компетенций для каждого рабочего места и проанализировать взаимосвязи между должностями по составляющим компетенции. Большинство персонала Архива – это работники с уже достигнутым уровнем компетенций, мотиваций, устремлений. Сегодня одна из главных задач Управления документационного обеспечения и кадровой работы – закрепление молодых специалистов в Архиве в не зависимости от тех или иных проблем, нерешенных в общегосударственном масштабе.