Функция контроля и ее значение в организации работы менеджеров

2.1. Общая характеристика  предприятия 

     ООО «Теплосервис» создано на основании решения общего собрания учредителей 26 июля 1998 и осуществляет свою деятельность в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью (Об ООО) от 08.02.1998 N 14-ФЗ».

     ООО «Теплосервис» является самостоятельным субъектом, осуществляющим хозяйственную деятельность с целью получения прибыли и действующее на принципе самофинансирования, хозяйственного расчета и самоуправления.

      Основным  видом деятельности предприятия  является торгово-закупочная деятельность, а именно оптовая торговля сантехническими товарами, оборудованием для систем водоснабжения, канализации и отопления.

      Сопутствующим видом деятельности для предприятия  является выполнение строительно-монтажных, ремонтно-строительных работ.

     Предприятие имеет круглую печать, содержащую его фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.

      Единоличным исполнительным органом предприятия  является Директор. Директор избирается общим собранием участников общества. Директор действует от имени предприятия  без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени предприятия, утверждает структуру и штаты предприятия.

      Обязанности предприятия:

      - осуществлять свою деятельность  в строгом соответствии с предметом  и целями деятельности;

      - предоставлять государственным  органам информацию, необходимую  для налогообложения и ведения  общегосударственной системы сбора  и обработки экономической информации;

      - представлять юридическому лицу, действующего по поручению органа  местного самоуправления необходимую отчетность и доступ к необходимой информации о своей финансовой, экономической, производственной деятельности;

      - выполнять обязательства и заключенные  договоры;

      - заключать в соответствии с  законодательством РФ трудовые  договоры с работающими по найму гражданами;

      - обеспечивать своевременно в  полном объеме выплату заработной  платы работникам;

      - осуществлять социальное, медицинское  и иные виды обязательного  страхования граждан, работающих  по найму, обеспечивать им условия  для трудовой деятельности в соответствии с Трудовым законодательством РФ; 

Трудовые ресурсы:

      Трудовой  коллектив предприятия составляют физические лица, заключившие с предприятием трудовой договор и участвующие  своим трудом в деятельности предприятия.

      ООО «Теплосервис» является малым предприятием, штат предприятия составляет 23 человека и разделен на два подразделения:

      Администрация: инженер по материально-техническому снабжению, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджеры по продажам.

      Отдел строительно-монтажных работ: начальник участка, рабочие, сантехники

      Весь  персонал – это работники, со специальной  подготовкой, соответствующей их виду деятельности. Более наглядно организационная  структура предприятия представлена на рисунке 4. 

 

Рисунок 4. «Организационная структура предприятия ООО «Теплосервис» 

      Трудовые  отношения работника и предприятия  регулируются законодательством РФ. Форма, система и размер оплаты работников устанавливаются директором предприятия  в соответствии с законодательством РФ.

      Предприятие обеспечивает своим работникам оплату труда не ниже установленного законом  минимального размера оплаты труда.

      Социальное  развитие, улучшение условий труда, обязательное социальное медицинское  страхование, социальное обеспечение  работников предприятия  и членов их семей регулируется законодательством РФ.

      Структура организации отражает сложившееся  в организации выделение отдельных  подразделений, связи между этими  подразделениями и объединение  подразделений в единое целое.

      Экономический эффект работы предприятия ООО «Теплосервис» за 2008 – 2010 гг. представлен в таблице 1.

      Краткий анализ показателей работы предприятия  позволяет сделать вывод о  том, что положение его на рынке  достаточно нестабильно, не намечено устойчивой тенденции к росту оборотов, увеличению прибыли и, следовательно, развитию предприятия. Но в 2009 году, в связи с

      Таблица 1.

      Основные  экономические показатели работы предприятия

      ООО «Теплосервис» в 2008 – 2010 гг.

 

      экономическим кризисом, положение его (судя по величине полученной прибыли) значительно ухудшилось и к 2010 году не восстановилось даже до уровня 2008 года.

      Возможно, одной из причин такого положения  дел на предприятии является допущенные руководством предприятия ошибки в организации системы контроля.  

2.2. Организация функции контроля на предприятии

      Анализ  организации функции контроля на предприятии ООО «Теплосервис»  позволил сделать следующие выводы: функцию контроля на предприятии осуществляет администрация, то есть обнаруживает и разрешает возникающие проблемы, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в планировании работ, если это необходимо. Реализация функции контроля на предприятии носит формальный, несистематизированный характер. В основном контролируется соблюдение трудовой дисциплины рабочими путем внезапных проверок со стороны администрации, и выявляются ошибки в работе, несоблюдение технологии, за которыми следуют административные взыскания либо порицания в устной форме.

      При анализе организации функции  контроля на предприятии ООО «Теплосервис» выявлены следующие проблемы:

      1. Не соблюдаются основной из принципов осуществления контроля – не все сферы деятельности охвачены контролем, процесс контроля закупки и расхода материалов проводится не систематически.

      2. Контроль осуществляется прежде всего ради выявления проблем и ошибок как таковых, определения и наказания виновных, а не для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Не существует на предприятии системы дополнительного поощрения (даже нематериального) за успешное выполнение поставленных задач.

      3. Не планируются действия по предотвращению ошибок (нет дополнительной подготовки работников, обучения их действиям в возможных нестандартных рабочих ситуациях).

      Но  благоприятным можно считать  тот факт, что руководство предприятия  осознает тот факт, что назрела  необходимость перемен в организации  контроля на предприятии, приспособлении его к изменяющимся условиям. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 3. Предложения по повышению потенциала контрольной функции  предприятия

      Для решения, выявленных в ходе анализа  системы контроля в ООО «Теплосервис»  проблем внесены следующие предложения:

      1. Осуществление контроля на предприятии должно быть организовано таким образом, чтобы им были охвачены все сферы деятельности предприятия и контроль был систематическим. Для этого необходимо назначить ответственного за каждый из видов контроля на предприятии, вести это в должностные обязанности,  определить периодичность контроля и донести эту информацию до всех работников предприятия. Например: менеджер по закупкам раз в 2 недели – месяц проводит сверку расхождения затрат материалов с заявками на них, то есть отклонение от планируемых расходов, и корректирует планируемый закуп материалов с учетом этой сверки.

      2. Для изменения отношения персонала к контролю, для того, чтобы работники осознали, что контроль на предприятии проводиться не ради выявления проблем и ошибок как таковых, определения и наказания виновных, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов, необходимо провести разъяснительную работу с персоналом, например, на общем собрании работников, оформлении информационного стенда в офисе предприятия. С помощью этих средств информирования персоналу должна быть разъяснена позиция руководства в сфере контроля: контроль и выявление ошибок проводится не с целью определения и наказания виновного, а с целью установления и устранения причин ошибок, просчетов, мешающих достижению цели предприятии, донесены сроки и формы контроля.

      Необходимо  разработать систему дополнительного поощрения (и нематериального в том числе, например, в виде почетных грамот, благодарностей и поощрений, заносимых трудовую книжку работника) за успешное выполнение поставленных задач.

      3. Для предотвращения ранее совершенных ошибок целесообразно было бы внедрить на предприятии систему дополнительного обучения персонала при допущении ими нарушений в работе. Например, сдача внутреннего экзамена на знание специфики работы после выявления ошибки или нарушения в работе. 

      Дополнительно для повышения потенциала контрольной функции предприятия можно внести следующие предложения, разработанные на основании характеристик эффективного контроля, предлагаемых в научной литературе по менеджменту.

      Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно  важно. Исходя из этого руководству предприятия ООО «Теплосервис» в большей мере уделять внимание качеству и срокам выполнения работ, а не соблюдению трудовой дисциплины персоналом. То есть, при досрочном качественном выполнении задания и после контрольной приемки работ мастером работнику дается возможность распорядиться освободившимся временем по своему усмотрению, без необходимости находится на рабочем месте без работы.

      Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность  контроля заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Таким образом, проверка качества работ должна производится непосредственно по их завершению при работниках, ответственных за их выполнение.

      Администрации предприятии необходимо организовать максимальный отказ от «бумажных» носителей  всей учетной информации и переход  на автоматизированный учет всех данных не только бухгалтерской отчетности, но учет полученных заказов, выполненных работ, соблюдения сроков выполнения, лиц, ответственных за их выполнение. Возможна установка специальных логистических программ, что позволит осуществлять стратегическое управление материальными потоками в процессе закупки, снабжения, перевозки, продажи, и хранения материалов, деталей и готового инвентаря (техники и прочего), а также управление соответствующими потоками информации и финансовыми потоками.

      Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки  зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.