Функции управления

Контроль призван постоянно  давать информацию о фактическом выполнении решений. Он основан на принципе организации обратных связей, которые возникают при любом взаимодействии субъекта и объекта в системе управления. В хозяйственной организации, предприятии торговли и сферы услуг в функции контроля входит контроль за своевременностью поступления и качеством товаров, выполнением основных показателей торгово-финансового плана, использованием материально-технической базы, ценами, качеством продукции и организацией обслуживания потребителей, сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств, соблюдением трудовой дисциплины и пр.

Важнейшей формой контроля является учет, обеспечивающий сбор, накопление и переработку информации о деятельности организации, предприятия и их подразделений. Анализ хозяйственной деятельности предполагает всестороннее изучение показателей  работы организации, предприятия в  их взаимосвязи. Он направлен на укрепление хозяйственного расчета, выявление  неиспользованных резервов, борьбу с  непроизводительными расходами, ускорение  оборачиваемости оборотных средств.

Основной задачей контроля за деятельностью предприятий торговли и сферы услуг является не только выявление нарушений правил торговли, но и их предупреждение. Контроль за работой предприятий осуществляется вышестоящими организациями, государственной инспекцией по качеству товара или услуги.

Большое внимание на деятельность предприятия торговли и сферы  услуг оказывает государственная  санитарная инспекция и санитарно  – эпидемиологическая служба. Они  осуществляют надзор и контроль над  выполнением нормы правил общей  и производственной санитарной гигиены, а также контролируют проведение санитарно – эпидемиологических мероприятий. Они проверяют выполнение санитарно-гигиенических норм при  проектировании, строительстве и  реконструкции предприятий, организуют контроль над санитарным состоянием действующих предприятий. Они имеют  право приостановить работу при  нарушении санитарных норм и правил, отстранить от работы лиц, являющихся бациллоносителями или не прошедших  медицинский осмотр, налагать штраф  лицам, виновным в нарушении санитарных правил.

Конкретная функция управления определяется задачами управления деятельности предприятия (объединения), организации  в целом, или конкретными стадиями производственно-торгового процесса, или отдельными направлениями хозяйственной  деятельности, или задачами информационного  обеспечения управления и др.

Конкретные функции управления классифицируются по следующим признакам. Так, задачи управления деятельностью  предприятия (объединения), организации  в целом включают: перспективное  и текущее технико-экономическое  и социальное планирование, организацию  работы по стандартизации, учет и отчетность, экономический анализ. Задачи управления конкретными стадиями производственно-торгового  процесса предусматривают: управление технической подготовкой производства, организацию производства, управление технологическими процессами, оперативное  управление производством, организацию  метрологического обеспечения, технологический  контроль, реализацию продукции и  организацию обслуживания потребителей. В состав конкретных функций хозяйственной  деятельности входят: организация работы с кадрами, управление организацией труда и заработанной платы, организация  творческой деятельности трудового  коллектива, продовольственное и  материально-техническое снабжение, капитальное строительство, организация  финансовой деятельности.

Содержание конкретных функций  управления зависит от места предприятия, хозяйственной организации в  структуре системы управления, его  степени централизации функции  управления и т.д.

Полное или частичное  совпадение содержания функций управления на разных ступенях свидетельствует  об их дублировании, что снижает  эффективность системы управления, вызывает нерациональные затраты труда.

В зависимости от степени  централизации управления, объемы и  особенностей производственно-хозяйственной  деятельности предприятия торговли и сферы услуг в практике управления одну функцию могут выполнять  несколько структурных подразделений  или одно структурное подразделение  осуществлять несколько функций  управления.

Специальная функция управления – это подфункция конкретной функции  управления, объединяющая комплекс задач, направленных на достижение одной или  нескольких целей. В системе управления торговлей и сферой услуг используются одноцелевые специальные функции, направленные на достижение одной основной цели, и многоцелевые специальные  функции, направленные на достижение ряда или всех основных целей предприятия  торговли и сферы услуг. Например, перспективное и текущее технико-экономическое  и социальное планирование включает многоцелевые специальные функции:

• организацию работ по перспективному и текущему экономическому и социальному планированию
• организацию разработки технико-экономических норм и нормативов
• организацию работ по составлению и ведению паспорта предприятия
• планирование мероприятий по совершенствованию управления,

а также одноцелевые специальные  функции:

• формирование производственной программы
• планирование научно-технического развития предприятия
• планирование капитального строительства
• планирование социального развития трудового коллектива
• планирование повышения эффективности использования ресурсов и организация системы прогрессивных технико-экономических норм и нормативов и др.

Содержание конкретных и  специальных функций управления не являются неизменными. Эти функции  развиваются и формируются под  влиянием научно-технического прогресса, углубления разделения труда, повышения  уровня концентрации производства и  совершенствования управления.

Важнейшим направлением научно-технического прогресса в предприятиях торговли и сферы услуг является внедрение  новейших видов оборудования и прогрессивных  индустриальных технологий, средств  вычислительной техники, промышленных телевизионных установок. Применение электронно-вычислительной техники  обуславливает изменение содержания определенных управленческих функций. Так, упрощаются функции управления производством, контроля, учета, анализа.

При создании автоматизированных систем сбора, передачи и переработки  информации весь ее поток от управляемой  системы направляется в информационно-вычислительный центр, откуда в аппарат управления поступает переработанная информация. При этом в структурных подразделениях системы управления сокращается  объем работ по сбору информации и одновременно возрастает объем  по анализу производственно-хозяйственной  ситуации, принятию решений и организации  их выполнения.

Неотъемлемой частью процесса управления в современных условиях являются научные исследования. Этим объясняется возникновение в  некоторых областных, городских  управлениях, хозяйственных организациях, крупных предприятиях торговли и  сферы услуг новых специальных  функций – планирование научно-технического развития предприятий; нормирование требований к качеству продукции (стандартизация требований); стандартизация показателей  норм расхода энергетических ресурсов, контроль и регулирование использования  ресурсов в технологических процессах: организация работы по изобретательству и рационализации и др. Результатом выполнения этих функций является внедрение в практику научно-исследовательских разработок.

В организациях (на предприятиях) широкое распространение получило планирование социального развития коллективов, что обусловило формирование новых специальных функций:

• организация работ по совершенствованию социальной структуры трудового коллектива
• создание благоприятных условий труда
• организация охраны труда
• организация работ по выполнению мероприятий, направленных на повышение социальной активности личности.

3. Теория потребностей Д. Мак Клелланда, ее особенности.

В своей теории Дэвид Мак  Клеланд утверждает, что любая организация предлагает человеку возможности для удовлетворения трёх потребностей высшего уровня: потребность во власти, в успехе и в принадлежности. Его наиболее популярные идеи заключаются в том, что потребность в успехе положительно влияет не только на работу служащих, но и на работу менеджеров всех уровней управления.

Потребность в успехе лежит в иерархии потребностей Маслоу где-то между уважением и самовыражением. Человек, ориентированный на достижение успеха, обычно приемлет достаточно высокий уровень риска, хочет знать о конкретных результатах своей работы, хочет нести ответственность за решение каких-либо проблем, и имеет тенденцию к постановке реальных целей. Кроме этого, он обладает серьёзными навыками в плане организации и планирования.

Менеджеры, которые стремятся  понять, управлять и создать мотивационную  среду для подчинённых с ярко выраженной потребностью в успехе, должны знать, что последние получают удовлетворение в основном от самого процесса работы, от начала до завершения, и в меньшей степени - от награды, которую получают за хорошо выполненную  работу.

Потребность во власти также находится между потребностями в уважении и самовыражении Маслоу. Эта потребность является выражением желания человека оказывать влияние на других людей. Мак Клеланд рассматривал эту потребность как позитивную и тесно связывал её с желанием добиться руководящей должности. Он утверждал, что существует несколько стадий в развитии представления человека о власти, и что менеджеров можно убедить отказаться от мысли, что человек не должен пытаться оказывать влияние на других. Наоборот, эффективный лидер и менеджер должен быть самоотверженным альтруистом, преданным целям организации и старающимся привить чувство преданности организации своим подчинённым.

То, что Мак Клеланд называл потребностью в принадлежности, очень похоже на то, о чём говорил Маслоу. Эта потребность отражает желание человека иметь близкие, дружеские отношения с другими людьми. Люди с острой потребностью в принадлежности наиболее часто добиваются успеха в работе, требующей высокого уровня социального взаимодействия, где межличностные отношения особенно важны.

Хотя все члены любой  организации в какой-то мере испытывают потребности в успехе, власти и  принадлежности, Мак Клеланд использовал результаты своего исследования для определения трёх характерных типов менеджеров:

1. Так называемые институциональные менеджеры, которые испытывают большую потребность во власти, чем в принадлежности, и обладают высоким уровнем самоконтроля.
2. Менеджеры, у которых потребность во власти сильнее, чем потребность в принадлежности, но которые более открыты и социально активны, чем институциональные менеджеры.
3. Менеджеры, у которых потребность в принадлежности сильнее потребности во власти и которые также открыты и социально активны.

Исследование показали, что  менеджеры первых двух типов лучше  управляют своими отделами, в основном из-за своей потребности во власти.

4. Организационно-распорядительные методы управления, их значение и характеристика.

Организационно-распорядительные, или организационно-административные, методы управления. Любой экономический механизм требует организаторской, распорядительной деятельности, координации усилий работников отдельных подразделений, отдельных функций, отдельных элементов управляемой системы. Через посредство организационных отношений, составляющих часть механизма управления, реализуется одна из важнейших функций менеджмента — функция организации.

Задача организационно-распорядительной или организационно-административной деятельности состоит в координации  действий подчиненных. Организационно-административное воздействие обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок  работы в коллективе, Искусство менеджера  будет проявляться в умении определить оптимальное сочетание организационно-административных и экономических методов¹.

Организационно-административные методы решают те же задачи, что и  экономические методы, но отличаются формами и приемами воздействия. Различие в том, что экономические методы разрешают руководителям выбирать различные формы и приемы воздействия для решения определенной задачи, организационно-распорядительные же методы предполагают однозначное воздействие, продиктованное приказом или распоряжением.

Организационные методы предусматривают  разработку организационных решений, определение необходимых ресурсов, сроков исполнения, ответственных лиц  и предполагают контроль исполнения, за которым следуют новые организационно-распорядительные действия.

Организационно-распорядительные (организационно-административные) методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации  дисциплину. Руководитель или менеджер в этом случае является администратором. Не следует путать организационно-административные методы с волевыми и субъективными  методами руководства, т.е. с администрированием.

Организационно-распорядительные методы оказывают прямое воздействие  на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, через контроль за их выполнением, а также систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т.д. Эти методы помогают обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Регламентируются они правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

Возможны три формы  организационно-распорядительных (организационно-административных) методов:

1. Обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.).

2. Согласительные методы (консультация, разрешение компромиссов).

3. Рекомендации, пожелания (совет,  разъяснение, предложение, общение  и т.п.).

Организационно-распорядительные (организационно-административные) методы отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых  рассматривается как прямое нарушение  дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды  обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю. Эти  методы — методы принуждения¹.