Функции административного менеджмента

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного  сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность  принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение  принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое  наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

В системе  административного менеджмента  часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

•  об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;

•  о  возможных причинах возникновения  отклонения;

•  об анализе последствий отклонения;

•  о  рекомендациях по устранению отклонения.

Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1)  система  контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;

2)  система  контроля должна быть понята  и принята руководителями всех уровней управления организации;

3)  система  контроля должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;

4)   система контроля должна обеспечивать  своевременное его осуществление;

5)  система  контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью  быстро приспосабливаться к изменениям  во внешней и внутренней среде организации; 

1.6. Административный учет

Административный  учет представляет собой систему  комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.

В качестве предмета административного учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.

Производственными ресурсами организации являются:

■  основные фонды (т. е. средства труда);

■   нематериальные активы;

■   материальные ресурсы (предметы труда).

К хозяйственным  процессам, являющимся объектами административного учета, относятся следующие виды деятельности:

■   снабженческо-заготовительная;

■   производственная;

■   финансово-сбытовая;

■  организационная.

Методом административного  учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.

Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:

■  документирование;

■  инвентаризацию;

■  группировку  и обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■  лимитирование;

■   контроль;

■  анализ.

Основным  источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:

■ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;

■  увязывать  задачи оперативного учета между  собой и с задачами календарного планирования;

■  осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;

■  повысить эффективность складского учета.

Этим  же целям служит и оперативный  учет в организации.

Инвентаризация  — это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.

Группировка и обобщение контрольных  счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.

Главными  признаками группировки объектов административного учета являются:

■   специфика производственной деятельности организации;

■   технологическая и организационная  структура предприятия;

■  организация управления;

■  целевые  функции системы управления.

Планирование  составляет непрерывный замкнутый циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем организации и основано на использовании метода выбора альтернативных управленческих решений общего и частного характера.

Нормирование  представляет собой процесс научного расчета оптимальных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое нормативное хозяйство указанной организации

Лимитирование основано на системе норм запасов и затрат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организации. Применительно к хозяйственной деятельности организации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической документации.

Контроль  — завершающий этап планирования и анализа. На этом этапе периодически осуществляется фиксирование состояния объектов административного учета в заданные моменты времени. Основу системы контроля составляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.

Практическая  реализация административного учета  осуществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:

■  Принцип  непрерывности деятельности предприятия.

■   Принцип использования единых для  планирования и учета единиц измерения.

■   Принцип оценки результатов деятельности структурных подразделений предприятия.

■ Принцип  преемственности и многократного  использования первичной и промежуточной  информации в целях управления.

■ Принцип  формирования системы показателей  внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.

■   Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.

■ Принцип  полноты и аналитичности, призванный обеспечить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.

■  Принцип  периодичности, позволяющий отражать производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.

Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число которых входят:

1.  Обеспечение  необходимой информацией руководителей  всех уровней управления.

2. Формирование  информации, необходимой для осуществления коммуникационных связей между уровнями управления и структурными подразделениями организации.

3. Оперативный  контроль и оценка результатов  деятельности отдельных структурных подразделений и организации

в целом.

4.  Перспективное  планирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа фактических результатов деятельности предприятия.

Основными показателями, характеризующими текущее  состояние системы административного  учета организации, являются объем  информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных элементов системы и характер их взаимодействия.

Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки.

В число  элементов систематического учета  входят:

1.  Измерение  и оценка затрат по приобретению  и использованию производственных ресурсов.

2.  Контроль  процессов снабжения, производства  и реализации в натуральных единицах измерения.

3.  Группировка  затрат по статьям расхода и элементам.

4.  Внутренняя  и внешняя отчетность.

В процессе проблемного учета формируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.

Данные  проблемного учета используются в следующих целях:

■  Планирование и прогнозирование затрат и доходов.

■  Анализ расходов и доходов производства.

■ Оценка деятельности отдельных структурных подразделений и организации в целом по критерию величины затрат и доходов.

■   Принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.

■  Разработка моделей управления запасами и затратами.

По степени взаимосвязи между финансовым и управленческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.

Монистическими  являются интегрированные системы административного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.