Функции административного менеджмента

1.4. Регулирование

Регулирование - это система отношений, обеспечивающих поддержание или изменение экономических явлений и их связей.

Регулирование как явление присуще любой  коллективной человеческой деятельности. Оно возникает вместе с производственной кооперацией и прогрессирует по мере углубления функционального разделения труда.

Потребность в регулировании является объективным  фактором, так как не зависит от характера осуществляемой деятельности и специфики межличностных взаимоотношений.

Основной  задачей процесса регулирования  является устранение отклонений от заданного режима функционирования организации.

В системе  осуществления функции регулирования  можно выделить две постоянно взаимодействующие подсистемы:

•  систему  саморегулирования;

•  систему  сознательного, целенаправленного  регулирования.

Если  действие первой подсистемы основано на инициативе работников организации, то вторая представляет собой следствие выражения воли руководителей.

Схема взаимодействия системы саморегулирования  и системы сознательного, целенаправленного регулирования представлена на рис. 3.

Рис. 3. Система регулирования деятельности организации 

При осуществлении  подобной оценки основная задача менеджера — определить, конструктивна или деструктивна поставленная перед организацией цель.

Конструктивные (или позитивные) цели характеризуются тем, что их достижение способствует комплексному, интегрированному и гармоничному развитию всех элементов организационной системы. Деструктивные (или негативные) цели, напротив, направлены на расчленение организации, т. е. на ликвидацию отдельных ее элементов или наделение таких элементов полномочиями и функциями, противоречащими целям и задачам всей организации.

Ставя перед подчиненными деструктивные цели, руководитель заранее закладывает в программу их действий потенциальную возможность причинения вреда организации. И чем больше ставится деструктивных целей перед работниками, тем чаще требуется регулирующее вмешательство руководителя в процесс выполнения производственных заданий.

Если  эффективность системы саморегулирования  определяется качеством формулировки цели, то для нормального функционирования системы сознательного целенаправленного регулирования необходимо наличие хорошо налаженной обратной связи. Благодаря наличию обратной связи субъект управления может всегда располагать полной и достоверной информацией о ходе исполнения его указаний и своевременно вносить необходимые коррективы, как в процесс функционирования, так и в содержание производственных заданий.

 

Рис. 4. Система сознательного целенаправленного регулирования деятельности организации 

На схеме  цифрами обозначены:

1. Прямая  связь.

2. Обратная  связь.

3. Корректирующее  воздействие (регулирование).

Процесс функционирования системы сознательного  целенаправленного регулирования  деятельности организации включает в себя три основных этапа.

Первый  этап состоит в формулировании производственного (рабочего) задания и доведении его содержания до исполнителей. На втором этапе осуществляется выполнение полученного задания и составляется отчет (или регулярные отчеты) о ходе выполняемых работ и возникающих при этом отклонениях. Сущность третьего этапа заключается в анализе субъектом управления полученной в отчетах информации, разработке на основе указанного анализа программ регулирующего воздействия и доведении содержания этих программ до исполнителей. 

1.5. Административный контроль

В процессе эволюционного развития системы  организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как   контроллинг.

Э. А. Смирнов  определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:

• административный контроль;

• технологический  контроль;

• ревизия;

• функциональный, комплексный и системный аудит.

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Это позволяет  руководству организации достичь  сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные  принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов  контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.

Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.

В системе  административного контроля любой  организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:

•  установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;

• оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;

•  устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.

Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка  организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:

1)   определение способов оценки  установленных критериев и разработка оценочных шкал;

2)  расчет  трудоемкости административного  контроля, т. е. определение объема  работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.

В системе  выборочного контроля обычно применяются такие показатели:

•  количество выполненных операций;

•  скорость выполнения конкретных операций;

•  количество обработанной документации;

•  затраты  рабочего времени;

•  качество управленческого труда (число ошибок);

• экономическая  или социально-психологическая эффективность управленческого труда.

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких  как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка  текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.

Сбор  данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение  выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

• модификацией целей;

• внесением  изменений и корректив в плановые задания;

• реструктуризацией  системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).

Механизм  административного  контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.

Административный  аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами административного аудита являются:

•  миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;

• стратегии организации;

•  функции  организации;

• структура  организации;

• технологии управления;

•  внутренние и внешние коммуникации;

•  управленческие решения;

•  информационные технологии;

• системы  документооборота.

Основные  принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.