Формирование организационной структуры управления персоналом

На следующем  этапе в зависимости от организационно-структурного построения службы управления персоналом прорабатываются вопросы информационного  обеспечения управленческих решений - содержание, пути движения и носители информации. Управление персоналом основывается на использовании целого комплекса  правовых документов. Кроме того, применяется  целый комплекс норм и нормативов (численности, обслуживания, времени  и т.п.), общепринятых процедур работы с документами.

В управлении персоналом как процессе выделяется несколько частных процессов:

планирование - определение целей управления, средств их достижения, моделирование  и прогнозирование объекта управления;

организация - работа по комплектованию кадров: профориентация, профотбор, привлечение рабочей  силы, наем, расстановка по рабочим  местам, профессиональная подготовка, совершенствование организации  труда, улучшение условий труда  и т.д.;

 регулирование  - межцеховое, межпрофессиональное  и квалификационное движение  рабочей силы, изменение численности  персонала, уровня заработной  платы и т.д.;

 контроль - контроль численности, рациональности  использования, соответствия занимаемой  должности, исполнения кадровых  приказов и т.д.;

учет - получение  информации об изменении состава  кадров, ведение государственной  и внутренней отчетности по кадрам и т.д.

Управление  можно рассматривать и как  процесс принятия решений. В этом случае управление представляет собой  совокупность последовательно выполняемых  работ: изучение ситуации, само принятие решения, контроль за исполнением решения, оценка результатов и (в порядке  обратной связи) корректировка задач  управления.

В целях  изучения кадрового состава или  кадровой ситуации разрабатывается  система категорий и понятий (потенциал, кадровая политика и т.п.) и на этой основе организуется сбор информации, характеризующей количественную и  качественную сторону состояния, динамику развития кадровой ситуации в разрезе  принятых категорий.

 

2. Исследования организационной структуры управления персоналом.

2.1. Характеристика ИП Швындов  С.А.

 

Индивидуальный предприниматель Швындов Сергей Александрович – предприятия розничной торговли продуктами питания и оптовой алкогольной продукцией. В собственности ИП Швындова С.А. - павильон, в котором находится продуктовый магазин, также арендуется склад на территории крупной торговой базы. Предприятие создано в 2006 году и постоянно расширяет круг клиентов.

Предприятие осуществляет поставку алкогольной  продукции в пункты розничной торговли в Кулебаки и Кулебакской области, включая такие  торговые магазины как:

- ООО  «Праздничный»

- ООО  «Тандер» (сеть магазинов «Магнит»)

- ООО  «Сказка»

ИП Швындов С.А. получает только лицензированную продукцию с заводов-изготовителей, с большинством которых договоры заключены уже на протяжении 5 лет. Основной ассортимент ИП Швындов С.А. – крепкий алкоголь (водка, коньяк, горькие и сладкие настойки) отечественных производителей.

Для нормального  функционирования предприятия проводится анализ его деятельности, в зависимости  от постоянно меняющейся конъюнктуры  рынка. Это позволяет сделать  бизнес устойчивым – прибыльным и  конкурентоспособным, а также обеспечить его дальнейшее развитие. Организация  имеет хорошую прибыль, которая  является не только финансовым результатом, но и основным финансовым ресурсом.  Проведение систематических анализов деятельности позволяет:

- быстро, качественно и персонально оценивать  результаты деятельности предприятия;

- точно  и своевременно находить и  учитывать факторы, влияющие на  получаемую прибыль;

- определить  расходы и тенденцию их изменения,  что необходимо для определения  продажной цены и расчета рентабельности;

- находить  оптимальные пути решения различных  проблем и получение достаточной  прибыли.

Для всесторонней оценки эффективности торговой деятельности используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и др.

При планировании прибыли выявляется влияние на размер прибыли ряда факторов:

 определяется процент прибыли по товарной продукции в базовом году и увеличение прибыли вследствие увеличения объема закупок товарной продукции;

увеличение  или уменьшение прибыли в связи  с увеличением или уменьшением  себестоимости товарной продукции, увеличение прибыли за счет изменения  цен и ряда других факторов.

Информационной  основой анализа хозяйственной  деятельности комбината являются данные бухгалтерской и статистической отчетности, бухгалтерские балансы.

Документооборот на комбинате играет очень важную роль. Здесь очень важным является документальное оформление сделок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры  и др.)

Документация  оформляется менеджерским составом (оформление сделок) и операторами (платежные  документы), заверяется печатью. Процесс  оформления документации контролируется бухгалтерией. Организация работы с  документами – это создание оптимальных  условий для всех видов работ  с документами. К таким работам  относятся: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения документов в организации и в исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

Другой  вид деятельности – розничный  продуктовый магазин в районе города. Ассортимент магазина – 700 наименований продукции. Магазин функционирует с 2004 года, за этот период, дважды проводился капитальный ремонт с перестройкой торгового зала и заменой оборудования, сформировался круг постоянных покупателей. 

Продажа продукции происходит с открытой выкладкой. Покупатель имеет возможность  отобрать выложенные на рабочем месте  продовольственные товары (на прилавках, стеллажах). Функции продавца сводятся к консультированию покупателей, взвешиванию  и упаковке. Метод позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить  производительность труда. При продаже  товаров по этому методу особое внимание должно быть уделено размещению и  выкладке их на рабочем месте продавца. Товары группируются по видам и по ценам. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

Деятельность  фирмы обеспечивается подобранным  квалифицированным персоналом, действующим  в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение  1). Общая  численность сотрудников предприятия  на данный момент – 44 человек. Из них  администрация – 8 человека, специалисты – 12 человек, рабочие – 24 человек.

 

                2.2. Анализ существующей структуры управления.

 

    Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет возможность командовать, в связи с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

Принятая  организационная структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму  и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно  отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

1. Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);
2. Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);
3. Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);
4. Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа  в один адрес);    
5. Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

В то же время у этой структуры есть и  отрицательные факторы:

1. очень высокие требования к руководителю подразделения, который должен быть всесторонне подготовлен для выполнения порученной работы (в том числе – частично несвойственные функции, но необходимые в данный момент);
2. нет участков по планированию и подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает сам);
3. перегрузка информацией;

4) концентрация  власти в управляющей верхушке (это очень существенно, особенно  в финансовых условиях и в  условиях рынка).

Ввиду указанной  кадровой структуры обязанности  по подбору персонала в большей  степени возложены на офис-менеджера  и далее на непосредственного  руководителя того участка, куда необходим  новый сотрудник.

Первая  беседа – консультация, просмотр трудовой книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

В фирме  всех работников принимает лично генеральный директор; что говорит об изначальном отношении к подбору кадров в фирме.

При положительном  решении вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с  должностной инструкцией.

После всех указанных процедур подписывается  приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком, перед окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации.

На предприятии  с момента зачисления на работу большое  внимание уделяется адаптации (взаимного  приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда).

Работника знакомят с коллективом, указывают  рабочее место, выдают под роспись  должностную инструкцию для изучения и исполнения. В течение испытательного срока нового работника контролирует и консультирует непосредственно  руководитель его участка, а также  наиболее опытные сотрудники со схожими  должностными обязанностями.

 

3.  Анализ действующей кадровой службы.

 

Функция делопроизводителя в ИП Швындов С.А. возложена на офис-менеджера. Ведутся дела:

- Приказы  по личному составу;

- Личное дело на каждого работника;

В личное дело работника включается: заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, свидетельства о рождении детей до 14 лет, необходимые для  расчета заработной платы, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу. Стандартный трудовой договор с работником ИП ШвындоваС.А. 

Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного отпуска принимается  непосредственно руководителем. Приказы  и договоры составляются офис-менеджером и передаются директору на подпись.

Набор представляет собой создание определенного резерва  на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. Организация использует внешние  и внутренние источники для приема на работу. Внешние источники – это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация предлагает людям, уже работающим на предприятии порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Внутренними источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности, чем могут проявить в данный момент. Продвижение по службе сильно мотивирует работника, а организации не приходится обучать нового специалиста многим нюансам работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими взглядами и идеями и это может привести к застою.

По причине  отсутствия кадровой службы обучение персонала проводится непосредственно  на рабочем месте. Менеджер может  предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать  о практических навыках соискателя. К сожалению,  это приводит к  тому, что очень большое значение имеют рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в менеджерском составе –  по личной инициативе руководителя участка  – старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных работников происходит по результатам их работы.

К плюсам кадровой службы предприятия можно  отнести:

• Высокая скорость оформления документации, за счет простоты устройства кадровой службы.
• Отсутствие административных барьеров.
• Близкое сотрудничество руководства и персонала. Коллектив лично знает своего руководителя.
• Низкие расходы предпринимателя на данную сферу.