Формальные и неформальные группы в организации, влияние на эффективность деятельности

 

Ответы  директора компания «Флора Магия»

Удовлетворены ли Вы работой компании?	да
Нравится  ли Вам рабочий коллектив?	да
На  Ваш взгляд, неформальные группы помогают работе организации?	нет
Почему  неформальные группы не должны существовать в Вашей организации?	работники тратят больше времени на разговоры, чем  на выполнение своих обязанностей, зачастую между этими неформальными  группами происходят ссоры, которые  также негативно влияют на производственный процесс
Пробовали ли Вы управлять неформальной группой,	нет

 

      Если  безобразие нельзя предотвратить, нужно  его возглавить. На мой взгляд, директору  фирмы необходимо начать управлять  неформальными группами, т.к. неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными. Такое взаимодействие приводит к возникновению определенных чувств - позитивного или негативного отношения друг к другу и к менеджерам. Эти эмоции будут влиять на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

      Модель  Хоманса (рис. 1) показывает, как действия менеджмента приводят к возникновению неформальных групп, иллюстрирует потребность в управлении неформальной группой. Эмоции группы влияют как на задачи, так и на взаимодействие, следовательно, они могут повлиять на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций - позитивные или негативные - они способствуют либо повышению, либо снижению эффективности, а также прогулам, текучести кадров, жалобам и другим факторам, определяющим успех. 

Рисунок 1. 
 
 
 
 
 

     Данная  модель показывает, как из процесса управления возникают неформальные организации, а так же необходимость  управления неформальной группой. Так  как групповые эмоции влияют и  на задачи и на взаимодействие, они  могут также оказывать влияние  и на эффективность формальной организации.      

      Одна  из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и неформальными организациями, – это изначально невысокое мнение о них руководителей. Некоторые руководители упрямо продолжают считать, что неформальная организация – это результат неэффективного управления. По существу возникновение неформальных организаций явление естественное и весьма распространенное, – они есть в каждой организации. Подобно многим другим факторам, действующим в области управления, они несут в себе как отрицательные, так и положительные моменты.

2.4. Положительные и  отрицательные стороны  существования неформальных  групп.

Для того чтобы  возглавить управление неформальными  группами, необходимо для начала выявить  положительные и отрицательные  стороны их существования.

Потенциальными  достоинствами неформальных организаций  можно считать следующее:

• существование организации становится более эффективным в целом;
• облегчена управленческая нагрузка на менеджмент;
• улучшение коммуникации;
• повышение удовлетворенности трудом, уменьшение стрессов;
• побуждение менеджеров к более гибкому планированию;
• способствование сотрудничеству и кооперации;

К возможным  проблемам, связанным с деятельностью  неформальных групп можно отнести  следующее:

• появление нежелательных слухов, сплетен;
• благоприятная атмосфера для формирования нежелательных установок;
• затруднение в осуществлении перемен, закрепление укоренившихся стереотипов;
• инициирование конфликтов;
• ослабление мотивации и удовлетворенности трудом;

   У неформальных групп есть и плюсы и минусы, деятельность таких объединений  ведет к конфликтам в организации  и спорам, таким образом руководителю нужно знать, как можно руководить такими группами.

Глава 3. Управление неформальными организациями на примере ООО «Флора Магия».

3.1. Рекомендации по  взаимодействию с  неформальными группами.

      Для начала директору фирмы «Флора Магия» необходимо признать существование неформальных групп и нацелиться на работу с ними. От проблем нельзя убегать, поэтому осознание директором существования неформальных групп поможет найти ключ к решению проблемы.

      Затем, нужно определить принятые в них установки и нормы поведения. Так директор сможет лучше понять, с чем ему придется работать.

      Как и любому руководителю директору «Флора Магия» нужно определить возможные последствия своего вмешательства и только потом принимать какие-либо действия.

      Необходимо  привлекать неформальные группы к участию в процессе обсуждения и принятия решений. Директор должен уметь выслушивать мнение членов и лидеров неформальных групп. Создавать такую рабочую атмосферу, где конструктивная критика помогает делу, нужно совместно анализировать острые проблемные ситуации. На такого рода совещаниях каждый должен иметь возможность высказаться.

      Директору следует своевременно выдавать достоверную  информацию о деятельности организации. Так же следует избегать ненужных угроз в адрес членов и лидеров  неформальных групп. Не нужно стремиться разрушить неформальную группу. Следует помнить: на месте разрушенной обязательно появится новая, и её отношение к официальному  руководству будет заведомо отрицательным.

3.2. Проведение эффективных собраний.

     Большая доля рабочего времени руководителей  уходит на посещение собраний. Эффективность  собраний определяется теми же факторами, что и эффективность работы группы. Леланд Бредфорд предлагает следующие  рекомендации для повышения эффективности собраний.

1. Составьте  конкретную повестку дня собрания  и бегло просмотрите ее перед  началом собрания.

2. Обеспечьте  свободный обмен информацией  между членами группы. Такой обмен  вполне возможен, если члены группы  ведут себя на собрании в  соответствии со своими различными  ролями.

3. Полностью  используйте способности членов  группы и поощряйте их участие.  Компетентность, опыт, информация и  идеи всех членов группы должны  быть привлечены для решения  общей задачи.

4. Создайте атмосферу  доверия, с тем, чтобы члены  группы не стеснялись открыто  и тактично комментировать точки зрения и идеи, которые они не разделяют.

5. Рассматривайте  конфликт как положительный фактор  и старайтесь эффективно управлять  им.

6. Заканчивая  собрание, кратко суммируйте проведенное  обсуждение и определите будущие  мероприятия, которые планируется  осуществить в свете принятых  решений. 

      Борьба с единомыслием. Собрание группы, где хотят извлечь пользу из различия точек зрения, может быть успешным только при условии, что на нем не проявится единомыслие. Чтобы уменьшить вероятность проявления единомыслия, председательствующий должен:

1. Внушить членам  группы, что они могут свободно  сообщить любую информацию, выражать  любые мнения или сомнения  по поводу любого обсуждаемого  вопроса.

2. Назначьте  одного члена группы на роль  «адвоката дьявола» – человека, защищающего явно неправое дело.

3. Сумейте выслушать  различные точки зрения и критику  так же спокойно, как и конструктивные  комментарии.

4. Отделите усилия  по генерированию идей от их  оценки: сначала соберите все  предложения, а потом уж обсудите  плюсы и минусы каждого из  них.

5. Если на  собрании присутствуют подчиненные,  выслушайте сначала их идеи.

 

 3.3. Управление с помощью комитетов.

 

       Чтобы взять под контроль деятельность неформальных групп, директору можно создать свою собственную неформальную группу. Для такой организации подойдёт такой тип группы, как комитет.

      Комитет – это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для  выполнения какого-либо задания или  комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Но во всех случаях здесь подразумевается  групповое принятие решений и  осуществление действий, что отличает комитет от других организационных  структур.

      Комитет ООО «Флора Магия» может состоять из 3 человек. Возглавлять его будет  директор, а помогут ему в этом менеджер розничной торговли и ведущий  флорист. Взаимодействие последних особенно необходимо, т.к. менеджер знает, что покупают больше всего, какой товар не особо пользуется спросом, а ведущий флорист может воплотить в жизнь, пожелания менеджера. 

      Так как в организации существуют разногласия, то можно создать специальный комитет – это временная группа, сформированная для выполнения определенной цели. Таким образом, целью данного комитета будет – выявление проблем в коллективе, а так же поиск альтернативных способов улучшения производительности труда.  

     Директор ООО «Флора Магия» делегирует полномочия комитету таким же образом, как и отдельно лицу. Как и отдельные лица, комитеты должны отчитываться о выполнении порученных им заданий перед тем, кто делегировал им полномочия. Однако, поскольку комитет – это группа, персональная отчетность здесь ослаблена.  

      Как и другие инструменты управления, комитет будет эффективным только тогда, когда все или большая часть факторов данной ситуации диктуют выбор именно этого инструмента.

      Созданием комитета, директор подтвердит тот  факт, что он не далек от персонала, и осознаёт проблемы деятельности организации. Так как в состав комитета входит творческий человек – флорист, человек, обладающий организаторскими способностями  – менеджер, то такому творческому  союзу не представит труда организовать корпоративный вечер для своих коллег.

3.4.Мероприятия,  разработанные для  усовершенствования  стиля лидерства

     Далее, для того, чтобы поддержать моральный  климат в организации, предлагается коллективу фирмы «Флора Магия» посетить какой-либо корпоративный вечер, совместное проведение не рабочего времени сплотит  коллектив ещё сильнее.

     Директор  «Флора Магия» должен использовать в  своей работе и материальный метод  стимулирования и моральные. Для достижение хорошего микроклимата в организации, похвала директора будет весьма кстати.

Для наибольшей эффективности работы фирмы необходимо:

• четко распределять обязанности между работниками;
• определять и ставить конкретные задачи, отражать их количественными и качественными параметрами, определять время, нужное для практической реализации задания, обеспечить информационную базу и необходимые технические средства, конкретизировать последовательность выполнения заданий, исходя из их срочности и важности;
• обеспечить ответственность каждого работника за результаты своего труда;
• усилить налаживание взаимодействия между подразделениями фирмы;
• усилить роли коллективов всех звеньев компании в решении каждодневных задач;
• расширить стратегические компоненты в работе менеджеров фирмы;
• создать условия для реализации каждым работником своих потенциальных возможностей, возбуждения в людях энтузиазма, стремления выполнять поставленные перед ними задачи наилучшим образом;

Заключение

 

       Управление группой имеет очень большое значение в современном менеджменте. Поскольку организации любого размера состоят из групп, управленцу необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных групп. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению тесного взаимодействия между формальными и неформальными организациями, поскольку неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношение людей к труду и к начальству.  

      В число проблем, связанных с неформальными организациями, входят: снижение эффективности, распространение ложных слухов и тенденция сопротивляться переменам. К потенциальным выгодам относятся: большая преданность организации, высокий дух коллективизма и более высокая производительность труда наблюдаются в тех случаях, когда групповые нормы превосходят официально установленные. Чтобы справиться с потенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальной организации, руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.