Формальные и неформальные группы в организации, влияние на эффективность деятельности

Все командные и рабочие группы, а  также комитеты должны эффективно работать – как единый слаженный коллектив. Теперь уже нет необходимости  доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация в целом сможет эффективно выполнить свои глобальные задачи только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

1.3. Образование неформальных групп.

      Причиной  возникновения неформальной группы в формальной организации является неизбежная ограниченность формальной организации, которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации.

     Если  люди вступают в формальные организации  для осуществления целей организации  или им нужно вознаграждение в  виде дохода, или ими руководят  соображения престижа, то принадлежность к неформальной группе может дать психологические выгоды не менее  важные для них, чем получаемая зарплата.

В соответствии с классификацией А. Маслоу, первичные потребности — физиологические и потребность в безопасности и защищенности, а вторичные — социальные, уважение и самовыражение. Может ли формальная организация обеспечить удовлетворение всех потребностей в полной мере? Очевидно, нет.

     Возникновение неформальной организации является следствием естественного стремления человека к объединению с другими людьми, к формированию устойчивых форм взаимодействия. Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишают людей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.

     Потребность в защите является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень редко можно говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые собирались в пивных и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще большее значение, когда начальству не доверяют.

     Необходимость в общении возникает потому, что люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает их работу. И все же во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации — слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации.

1.4. Образование формальных групп.

      Для успешной работы организации необходимо, чтобы все обязанности были разделены  между членами этой организации. Поэтому принято, чтобы на предприятии  создавались формальные группы, которые  представляют собой различные отделы, цеха и т.д. Деятельность и групповые  нормы таких образований прописаны  уставом и многими другими  документами.

      У членов таких групп нет проблем  с выбором линии поведения, их инструкции прописаны целиком и полностью. Человек работая в формальной группе должен считаться с мнением своих коллег, однако зачастую бывает так, что в формальных организациях возникают ссоры и разногласия между ее членами. Чтобы такого не происходило, руководитель должен образовывать формальные группы на основе неформальных групп.

1.5. Факторы, влияющие на эффективность работы групп.

      Группа  сможет более или менее эффективно идти к достижению своих целей  в зависимости от влияния следующих  факторов: размера, состава, групповых  норм, сплоченности, конфликтности, статуса  и функциональной роли ее членов.

     Размер. Авторы школы административного управления считали, что формальная группа должна быть сравнительно небольшой. По мнению Ральфа К. Дэвиса, идеальная группа должна состоять из 3-9 человек.

Исследования же показывают, что фактически на собрания в группу приходят от 5 до 8 человек. По некоторым исследованиям можно заключить, что группы, насчитывающие от 5 до 11 членов, обычно принимают более точные решения, чем те, которые выходят за пределы этой численности.

     Состав. Под составом здесь понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения. Поэтому неудивительно, что из непохожих личностей, так как это сулит большую эффективность чем, если бы члены группы имели схожие точки зрения. Некоторые люди обращают больше внимания на важные детали проектов и проблем, а другие хотят взглянуть на картину в целом, некоторые хотят подойти к проблеме с системных позиций и рассмотреть взаимосвязь различных аспектов.

     Групповые нормы. Как было выявлено первыми исследователями групп, в трудовых коллективах нормы, принятые группой, оказывают сильное влияние на поведение отдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа: на достижение целей организации или на противодействие им. Нормы призваны подсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них. Нормы оказывают такое сильное влияние потому, что только при условии сообразования своих действий с этими нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку. Это относится как к неформальным, так и к формальным организациям.

     Сплоченность. Сплоченность группы - это мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Высоко сплоченная группа - это группа, члены которой испытывают сильную тягу друг к другу и считают себя похожими. Поскольку сплоченная группа хорошо работает в коллективе, высокий уровень сплоченности может повысить эффективность всей организации, если цели и той и другой согласуются между собой. организации.

     Групповое единомыслие - это тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление с тем» чтобы не нарушать гармонию группы. Члены группы считают, что несогласие подрывает их чувство принадлежности, и поэтому несогласия следует избегать Чтобы сохранить у членов группы то, что понимается как согласие и гармония, член группы решает, что лучше не высказывать своего мнения. В атмосфере группового единомыслия первостепенная задача для отдельной личности - держаться общей линии в обсуждении, даже если он или она имеет иную информацию или убеждение.

     Конфликтность. Различие во мнениях обычно приводит к более эффективной работе группы. Однако, оно также повышает вероятность конфликта. Хотя активный обмен мнениями и полезен, он может также привести к внутригрупповым спорам и другим проявлениям открытого конфликта, которые всегда пагубны.

     Статус  членов группы. Статус той или иной личности в организации или группе может определяться рядом факторов, включая такие как старшинство в должностной иерархии, название должности, расположение кабинета, образование, социальные таланты, информированность и накопленный опыт.

     Роли  членов группы. Критическим фактором, определяющим эффективность работы группы, является поведение каждого из ее членов. Чтобы группа функционировала эффективно, ее члены должны вести себя таким образом, чтобы способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Существуют две основные направленности ролей для создания нормально работающей группы - целевые и поддерживающие роли.

Глава 2. Анализ формальных и неформальных групп на примере ООО «Флора Магия»

2.1. Характеристика компании

      Организация «Флора Магия» имеет организационно-правовую форму общество с ограниченной ответственностью. Адрес: Нижний Новгород ул. Алексеевская, д. 26а.

     Компания  занимается оптовыми поставками свежесрезанных цветов и горшечных растений из Голландии, Дании и срезки из Колумбии.

     Цветы с доставкой на дом по Нижнему  Новгороду, заказ и доставка цветов и букетов, горшечные растения, свадебные  букеты, бутоньерки. Букеты, по индивидуальному  заказу, изготовленные специально для  вас профессиональным флористом. Бесплатная доставка букетов цветов и горшечных растений по Нижнему Новгороду.

     Миссия  компании: дарить людям радость. Главное  для этой организации – это  то, что бы клиенты были довольны предоставленной им услуги. 

     Трудовая  этика и мотивирование: в этой организации присутствует дух сплоченности и приверженности к ней, сотрудники ответственно выполняют задания, существует разделение труда. Все сотрудники разделяют  успехи предприятия, в которые они  внесли вклад.

  Атмосфера в этой компании тёплая и дружелюбная, конфликты разрешаются быстро и на основе принятия решения, которое устроит всех. При конфликтах в основном используют метод убеждения. Руководство признаёт заслуги каждого сотрудника. Распоряжения исходят от руководства в форме распоряжений, указов.

     Тип ОСУ в этой компании – линейная (рис. 1). Характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель-единоначальник, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. 

     Рис. 1.

2.2. Формальные группы  в ООО «Флора  Магия».

      Формальными группами в организации могут  считаться отделы и подотделы. Таким образом в организации существует 6 формальных групп: группа менеджеров, группа информационщиков, группа бухгалтеров, флористов, юристов и водителей.

      Управление  и контроль за этими группами не представляет особой сложности, так как у каждого отдела – группы – есть свои должностные инструкции, работники должны подчинятся им. Директор ООО «Флора Магия» управляет такими группами посредством совещаний, на которых он узнаёт обстановку в отделе и дает инструкции к выполнению.

      Целью формальных групп является выполнение конкретных задач, поэтому на грамотном  распределении функции и четком контроле за такими группами будет держаться организация.

2.3. Определение и анализ неформальных групп.

      В основном сотрудники данной компании это  работники в возрасте от 23 до 25 лет, что соответствует кадровой политике, ориентированной на подбор молодых работников, имеющие высшее образование.

     Каждый  сотрудник представляет собой очень  сложную личность, со своими психологическими особенностями. Отдельный работник имеет свой темперамент, определенные черты характеры, присущие только ему, и с которыми всем остальным необходимо считаться.

      Неформальные  группы в данной организации существуют в нескольких отделах: отдел флористики, юридический отдел, а так же неформальное образование наблюдается между менеджерами оптовой торговли и юристом организации.

      Следует заметить, что директор организации  отрицательно относится к такого рода группам «по интересам», он считает, что неформальные отношения мешают работе и подрывают рабочую атмосферу.

      Для того, чтобы определить отношение работников и директора к неформальным группам, можно использовать следующие опросные листы.

Ответы  работников – участников неформальных групп.