Документационное обеспечение управления

Российский  адрес:   Республика

                                   Область, край

                                 Индекс города, город

                                   Улица, номер дома

                                   Фирма или конкретное лицо

Европейский адрес:

Фирма                                                                   Continental Supply Company Номер, название улицы                                        321 Six Avenue

Город, название штата или графства                New York, N.Y. 11011

Страна                                                                   U. S. A.

Указание  на конкретное лицо

Указание  на конкретное лицо (ATTENTION LINE). Этот реквизит размещается непосредственно под внутренним адресом и всегда подчеркивается.

 Вн.: Г-н Ю.Р. Иванов / Attention: Mr. B. Willson

Обращение (SALUTATION) . Стандартная формула является неотъемлемой частью делового письма и размещается под внутренним адресом на отдельной строке.

 Уважаемые господа,

 Уважаемый господин,

 Уважаемая  госпожа.

Зарубежными фирмами употребляются следующие  обращения:

Gentlemen:

Ladies:

Строго официально:  Sir,                 Sirs,

                                     Madam,        Mesdames,

Официально:  Dear Sir,                   Dear Sirs,

                        Dear Madam,             Dear Mesdames,

Менее официально:  Dear Mr. Allen,      Dear Messrs Allen and Cooper,

Dear Mmes Allen      Dear Mrs Allen,   and Cooper,

Американские фирмы используют обращение – Gentlemen:

английские  фирмы употребляют – Dear Sirs,

Указание  на общее содержание письма (THE SUBJECT LINE). Этот элемент не является обязательным, помещается перед основным текстом на отдельной строке, подчеркивается, указывается номер контракта или другого документа, о котором пойдет речь в письме.

 Касательно: Контракт № 1258/690

Относительно: Страховой полис № 714085

Re: Policy 714096

In re:  Letter of Credit 12/547

Subject: List of Addresses

Re; In re – по делу, касательно, относительно

Основной  текст письма (THE TEXT). Этот реквизит является основной смысловой частью письма. Текст обычно разбивается на абзацы, между которыми имеются интервалы. Как правило, таких абзацев три, последний представляет собой заключительную фразу вежливости.

Заключительная  формула вежливости (COMPLIMENTARY CLOSE) – этот реквизит помещается под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие:

Строго официально:  С уважением,             Yours falthfully,

     Yours truly,

      Falthfully yours,

      Truly yours,

Официально:  Искренне,               Yours sincerely,  

     Sincerely yours,

     Sincerely,

Подпись (SIGNATURE). Этот реквизит помещается под формулой вежливости. На отдельной строке указывается название фирмы, затем следует подпись лица его должность.

 С уважением,    Falthfully yours,

«ИНВЕСТ»     “INOTRAL”

Петров  В.А.    Dennis J. Stenberg, Manager

Управляющий директор

Указание  на приложение (ENCLOSURE). Данный реквизит помещается после текста в левой части письма.

Приложение:  Контракт

Англ. Enclosuri: Encl.

Указание  на копии (C.C. NOTATION). Указывается куда и кому направляются копии, размещается под приложением.

Копии:

Англ. С.С.

Конверт. Адрес на конверте должен совпадать с внутренним адресом. На конверте указываются:

Авиа – Air Mail

Срочная доставка –Exspress Delevery

Exspress

Urgent

Заказное – Registered

До востребования – Post Restante

Личное – Private

Для передачи – Care of (c/o)

Примечание – Деловые письма отличаются умеренным использованием пунктуации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

В результате написания  контрольной  работы можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить  цель своего письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать  и записать основные идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Написать черновик  письма.

8. Убедиться,  что каждая тема была освещена  в отдельном абзаце.

9. Проверить  связность предложений в каждом  абзаце.

10. Выполнить  редакторскую правку письма.

11. Подготовить окончательный вариант письма.

Составление текста делового письма – всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или  нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов  для составления и отправления  деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. Практическое пособие  – М., 2005.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. — 5-е изд., перераб. и доп. Серия «Учебники и учебные пособия». — Ростов н/Д: Феникс, 2008.
3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.
4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.
5. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004.
6. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2008
7. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2001.
8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. – М.: «Издательство ПРИОР», 2007.
9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, «Проспект», 2004.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1.

Пример  письма с изложением от первого лица единственного числа

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Приложение 2.

Пример  международного письма