Документационное обеспечение управления

Если  письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем  адрес организации.

Директору ЗАО «Керамзит».

Г.Н. Некрасову 

173000, Г.  Великий Новгород,

Рабочий пер., 5

Если  письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.

173000, г.  Великий Новгород,

ул. Кирова, 76,

П.И. Григорьеву

Если  лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается  как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями  и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Об организации  выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется  абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно, прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику 

отделения милиции 

г. Великого Новгорода

Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной  реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А 4, а также тем, что, читая текст как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится.

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. В 1 экз.

Указание  на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано  в таком виде:

Приложение: на л. В экз.

Этот  реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2010» в 3 экз.

Сами  документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит  «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Директор  школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи  ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных  документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В  таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности:

Директор  института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими  одинаковые должности, их подписи располагаются  на одном уровне:

Директор  ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее  его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Тон и стиль  деловой корреспонденции 
 

Отличительная особенность делового письма – официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

- подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в

служебной субординации при письменном общении  корреспондентов и соблюдении стандартных  правил оформления деловых писем;

- адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

- устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

- тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

- лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

- исключительно нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

- лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

 Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки.

Исходя  из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

- излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении – подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

- применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

- употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;

- излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;

- не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

- не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

- в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа – нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.  

 
 
 
 

Глава 3. Международное письмо 

Реквизиты международного письма

1. Заголовок  письма. Letterhead

2. Ссылка. Reference

3. Дата  отправления. Date

4. Внутренний  адрес. Inside address

5. Обращение. Salutation

6. Общее  содержание письма. Subject line

7. Текст. Text

8. Формула  вежливости. Complimentory close

9. Подпись. Signature

10. Приложение. Enclosure

11. Копии. C.C. Notation  

  Заголовок (Letterhead).  Этот реквизит размещается в верхней части листа, в заголовок входят следующие реквизиты:

а) фирменный знак;

б) почтовый и телеграфный адрес;

в) номера телефонов, телетайпов, телефаксов.

Примечание – Российские фирмы пишут заголовок на русском и английском языках или латинскими буквами.

Адрес получателя письма (INSIDE ADDRESS).  Адрес получателя письма размещается в левой стороне бланка под ссылкой.