Бақылау менеджмент функциясы ретінде

8)қаржылық тәптіпті бұзу мен соған байланысты теріс әрекеттерді алдын алу шаралары және оны жоюды анықтау.

Қаржылық  бақылаудың әдістері (өткізілуі тәсілдері):  
-ревизия( барлық құжаттар бойынша барлық бөлімшелердің қызметтері тексеріледі);  
-инспекция (кәсіпорынның қаржылық жағдайы үнемі тексеріліп отырады);  
-зерттеу (кемшіліктерін зерделеу);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІІ. Бақылау функциясын қазіргі  кездегі тиімді пайдалануы

3.1 Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз  ету

 

Басқару қызметіндегі жоспарлау мен бақылау  өзара байланысты болуы үшін дер  кезінде, нақтылы, дәл берілетін  мәліметтер қажет.

Күнделікті  жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтерді пайдаланады. Ол үшін басшы қол астындағыларымен пікірлеседі, әріптестермен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттерді және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптен пайдалы жәйттарды біледі, алайда осы мәліметтердің өз тіпті шағын  ұйым үшін басқару ісінде шешім қабылдауға жеткіліксіз. Сондықтан да басшы  үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау  және өңдеу қажет болады.

Мәлімет көлемі қабылданатын шешімінің күрделілігіне  байланысты, әрі ұйым ұлғайған сайын  арта түседі.

Мәлімет тасқыны  артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпарат- басқару жүйесін ұйымдастыру қажет болады. Ол әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мәлімет беріп отыратын ресми жүйе.

Ақпарат-басқару  жүйесі ұйым ішінен де, одан тыс та өткен, қазіргі және болашақ істер туралы мәліметтер беріп отыруы тиіс.

Ақпарат басқару жүйесінің мақсаты жоспарлау, бақылау қызметінің және өндірістік істің тиімді орындалуын жеңілдету. Бұл жүйенің маңызды міндетті адам адамдарға қажетті мәліметтерді дер кезіңде беріп отыру.

Ұйымдарда компьютерлерді кеңінен пайдалану барлық деңгейдегі басшыларға өз қызметінде өте мол  мәліметті пайдалануына мүмкіндік  берді. Бақылау ісінде компьютерлерді пайдалану басшыларға қажетті мәліметтерді беріп қана қоймай, оларға жоспарлы және нақты нәтижелерді салыстыруына, ондағы айырмашылықты дер кезінде байқауына, туындаған проблемаларға өзгеріс енгізуіне жәрдемдеседі.

Ақпарат-басқару жүйесі пайдаланушыларға бейімделуі, яғни олар өңдейтін материалдар соны алатын басшылардың қажетіне жарауы тиіс. Ақпарат-басқару жүйесін жобалағанда ескеретін жәйт, басқарушылардың мәліметті қажетсінуі түрліше келеді, әрі оның өзі қызмет лауазымдарының бір-біріне бағыну дәрежесіне және қызмет міндеттеріне байланысты. Пайдаланушыларға бейімделуі, яғни олар өндейтін материалдар соны алатын басшылардың қажетіне жарауы тиіс. АБЖ жобағанда ескеретін жайт, басқарушылардың мәліметті қажетсінуі түрліше келеді, әрі оның қызметі лауазымдарының бір-біріне бағыну дәрежесіне және қызмет міндеттеріне байланысты.

Энтони  басқарушылардың мәліметті қажет  етуіндегі өзгешеліктерін зерттей  отырып, басқару ісін үш категорияға  бөлді.

1. Стратегиялық  жоспарлау – «тұтастай ұйым мақсатына орай шешім қабылдау процесі, осы мақсаттарға жету үшін ресурстарды пайдалану, осы ресурстарды алу, пайдалану және орналастыру стратегиясы».

2. Басқару  бақылауы – «басқарушының ресурстарды  алуды қамтамасыз етуі және  ұйымның жалпы мақсатына жету  үшін оларды тиімді пайдалануы».

3.  Жедел  бақылау – «нақты міндеттерді тиімді және білікті орындауды қамтамассыз ету процесі. Іс- әректтегі осы категориялар жоғары, ортаңғы және төменгі буындығы буындағы басқарушылардың міндеттеріне шамамен сәйкес келеді. АБЖ осы аталған категориядағының әрқайсысының түрліше талаптарына сәйкес келетін мәліметтер беруі тиіс».

1-сызба

                   Әр түрлі бақылау категориясына  мәліметтерді қажетсінуі

 

 

Жоғары  буындағы басшылықтың стратегиялық жоспарлау қызметіне бірінші  кезекте ұйым мен қоршаған ортаның  арасындағы болашақ қарым-қатынасы жатады.

Жоғары  буын басшыларына сыртқы ортадан  алынатын мәліметтердің дәл болуы  міндетті емес, алайда айқын шекаралық  ой-мақсаты болуы тиіс.

Басшы бақылауы үшін мәлімет жоғары және орта буынды басшыларға қажет. Мұндай мәлімет ішкі, сондай-ақ сыртқы көздерден келіп  түсуі тиіс. Мәселен, жоғары буын басшысына  өз компаниясының негізі бөлімшелерінің жұмысы туралы және бәсекелесуші ұйымның  іс-әрекетті туралы мәліметтер қажет. Орта буын басшылары еңбек өнімділігі, шығындар, айналым және де мүмкін тұтынушылар  өзгергені немесе технология саласы туралы мәліметтерді қажет етеді. Мұндай мәліметтер неұрлым дәйекті, дәл  болуы, әрі едәуір қысқа мерзімді келіп түсуі тиіс.

Жедел бақылау  үшін мәлімет дәл, қысқа, ең соңғысы  болуын әрі ішкі көздерден келіп  түсуі тиіс.

Мәліметті өңдеу әдістеріне сыртқы ортаның  өзгермелілігі ықпал етеді. Мәліметті  өңдеудің төрт түрлі әдісі бар:

Өзін-өзі  бақылау – бұл адамдардың өз мәліметтері (білімі, тәжірибесі, мамандығы).

Әрекеттестігі – бұл бір немесе бірнеше адамдармен кездесу, сол кезде өзара мәліметтер алмасу.

Қарым-қатынас – бұл хаттар, файл деректері және арнайы ұйымдастырылған зеттеулер.

Талдау  – бұл сандық модельдер мен шешім қабылдау әдістемелері арқылы мәліметтерді өңдеу.

Өзгермелілігі мен беймәлілігі шамалы болған жағдайда көптеген шешімдер бағдарлануы және алдын – ала белгіленген процедуралар арқылы қолданбауы мүмкін. Алайда, көптеген шешімдер стандартсыз және беймәлім болғандықтан, олар үшін көптеген орындардан, мәселен, әрекеттесу мен өзін - өзі бақылау арқылы алынатын көп мәліметтер пайдалынылады. Мұндай мәліметтерді пайдалану қиын болғандықтан басшылар кейбір фактілерге, атап айтқанда, ұйым пікіріне, пікір таласына ресми емес қарым-қатынасқа көбірек көңіл бөлуге тура келеді.

Ақпарат-басқару  жүйесін жобалау кезеңдері.

   1. Шешім  қабылдау жүйесін талдау. Процесс  барлық шешім типтерін анықтаудан  басталады, ал оларды қабылдау  үшін мәліметтер қажет. Мұнда  әрбір деңгейдегі қажеттілік  пен функциялық салалар ескерілуі  тиіс.

  2. Мәлімет  қажеттілігін талдау. Шешім қабылдау  үшін қандай мәлімет қажеттілігін  анықтайды.

  3. Ақпарат  басқару жүесінің шешімдерін  агригерлеу ұйымдық құрлыммен  үйлестірілуі, әрі интегралануы  тиіс.

  4. Мәліметтерді өңдеу процесін жобалау. Мәліметтерді жинау, сақтау, беру және модификациялау үшін нақты жүйе жасалады. Егер копьютерді пайдалану көзделсе, онда қызметкерлердің мәліметтерді өңдеу мүмкіндіктері ескерілуі тиіс.

  5. Бақылау жүйесін жобалау және қадағалау. Бұл кезеңде ақпарат-басқару жүйесі беретін мәліметтерді бағалауға , әрі байқалған қателерді түзетуге мүмкіндік беретін жүйе.

Төменде ақпарат-басқару жүйесінің тиімділігіне ықпал ететін кейбір кеңестер беріледі.

Пайдаланушылардың жүйені жобалауға қатысуы. АБЖ-ін жобалауды  әдетте кеңесшілердің көмегімен  мамандар тобы жүзеге асады. АБЖ-нің  тиімділігін арттыру үшін жобалау  процесіне, кейінен соны пайдаланатын басқарушыларды қатыстыру, әрі бұларға  жүйені пайдалануды үйрету қажет.

Шығын критерийі  – тиімділік. Ең тәуір жүйе –  басқарушы мақсаты үшін шығынды  барынша аз жұмсау, қажетті мөлшердегі және сападағы мәліметтерді беретін  жүйе. АБЖ пайдалану құны мамандарға еңбек ақы төлеу шығындары  мен жабдықтық мәліметтерді өңдеу  құнынан едәуір асып түседі. Шығын  құралына оны жоспарлауға, орнатуға, қызметкерлерді үйретуге кететін уақыт, сондай-ақ мәліметтерді жинауға, көбейтуге  және өңдеуге кететін уақыт пен  қаржы шығындары жатады.

Қажетті мәліметтерді жинау. Мәліметтердің  тым көп болуы да, тым тапшы  болуы да шешім қабылдау процесін қиындатады. АБЖ басшыны оның іс әректеріне қажетті мәліметтермен  қамтамасыз етеді.

Жүйе  деректерін жетілдіру. Ішкі және сыртқы жағдайлардың өзгеруіне байланысты жаңа қажетті мәліметтерді жинау, сақтау, өңдеу және тарату  мақсатында АБЖ-ін жетілдіру қажет.

 

3.2 Тиімді бақылаудың сипаттамасы

 

Бақылауды жүзеге асыруға басшысы тікелей  жауап береді. Бұл қызмет оның негізгі міндетіне жатады. Егер тікелей басшымен қоса тағыда өндіріс басшысы болса, онда олар, бақылау қызметін өзара бөліседі. Тікелей басшы жұмысқа адалдықты, дәлдікті, сенімділікті, жарлықтардың орындалуын бақылайды, ал өндіріс басшысы өнім сапасын, оның жарлықтар мен нормаларға сәйкес келуін қадағалайды.

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде  жөн-жоқсыз бақылау салдарынан басқа  біреудің жұмысына кигілу, наразылық  тұғызу кездеседі. Кейбір қызметкерді дұрыс-бұрысына қарамастан үнемі сынай беруден де шығатын нәтиже шамалы.

 Кімде-кім  бақылауды талапқа сай жүргісі  келсе, ең әуелі ол өзін- өзін  бақылауы, өрескел қателіктерге  жол бермеуі тиіс.

В.Зигерт пен Л.Ланг наразылық тұғызатын  жеті түрлі қатені атап көрсетті:

1. Бақылау  қақтығыспен шектелмеуі тиіс.

2. Жаппай  бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.

3. Жасырын  бақылау реніш тұдырады.

4. Тек  жауапты учаскені бақылаумен  шектеуге болмайды.

5. Сенбегені  үшін бақылауға болмайды.

6. Бақылау  сырт көзге көріну үшін істелінбейді.

7. Өз  қортындыңды іште сақтама. 

Мінез–құлық ғылымының өкілі Ньюмен бақылау тиімділігін арттыру үшін менеджерлерге бірнеше ұсыныс айтады:

• Қызметтерге қолайлы ойластырған стандарттарды белгіле;
• Екі жақты қарым - қатынас белгіле;
• Өрескел бақылауға жол берме;
• Стандарттарды қатан, бірақ жеткілікті белгіле;
• Стандартқа жеткені үшін мадақта;