Основные правила  поведения, которых следует придерживаться аудитору в ходе выполнения проверок в подразделениях заключаются в следующем:

— Аудитор должен быть внимательным слушателем, но вместе с тем он должен следить за тем, чтобы ход аудита не слишком страдал  от пространных заявлений опрашиваемых сотрудников. Одним из условий эффективного проведения аудита является умение аудитора разговорить проверяемого сотрудника – но, разговорив сотрудника необходимо соблюдать баланс целей аудита, времени и настроя сотрудника. Если разговоры сотрудника начинают отклоняться от темы и от тех вопросов, которые задает аудитор, необходимо мягко, но настойчиво вернуть сотрудника к теме вопроса.

— Аудитор должен оставаться спокойным даже в экстремальных  ситуациях, не поддаваться провокациям (проявлять надлежащую реакцию в  спорах с эмоциональным накалом). В ходе аудита случаются разные ситуации, и сотрудники по разному могут относиться к задаваемым вопросам. Поэтому со стороны аудитора очень важно не провоцировать своим поведением и эмоциями на неадекватные реакции со стороны проверяемых сотрудников.

— Аудитор должен вести беседу дипломатично. В ходе беседы не следует задавать вопросы-ловушки, т.к. это может привести к тому, что проверяемый сотрудник будет  стараться отвечать на вопросы односложно. Также не следует играть на слабых сторонах собеседника, избегать намеков  и суждений о компетенции собеседника, его знаниях и опыте.

— Аудитор не должен пускаться в дискуссию  во время аудита, это возможно только в ходе заключительной беседы. Во время  аудита аудитору не следует обсуждать  с проверяемым сотрудником какие-либо посторонние вопросы и пускаться  в споры и диспуты. Это сокращает  время аудита, а оно и так  ограничено.

— Аудитор не должен делать преждевременных выводов, а должен выяснять только фактическое  состояние дел – т.е. по ходу аудита аудитор должен выступать в роли беспристрастного регистратора тех  фактов или свидетельств, которые  он обнаружит на рабочих местах сотрудников  без каких-либо выводов и умозаключений.

Основные правила  проведения аудитной беседы заключаются в следующем:

— В начале беседы необходимо объяснить цель беседы –  соблюдение этого правила необходимо для установления нормального контакта с проверяемым сотрудником.

— В ходе беседы следует смотреть на собеседника, поддерживать контакт глазами – соблюдение этого правила позволит убедить  сотрудника, что вы искренне интересуетесь  его работой и всем, что он рассказывает. Конечно, не обязательно для этого  смотреть глаза в глаза и не отрываться. Достаточно периодически встречаться с проверяемым сотрудником  глазами.

— В каждый момент беседы необходимо обсуждать только один вопрос – это одно из главных  правил. Нельзя задавать собеседнику  сразу несколько вопросов или  переходить с вопроса на вопрос, не дослушав ответа на предыдущий вопрос.

— Не прерывайте ответ собеседника на поставленный вопрос. Следующий вопрос задавайте  только после того, как собеседник ответит на вопрос – это правило  связано с предыдущим. Если прерывать  ответы собеседника, то это с одной  стороны помешает самому аудитору получить наиболее полную информацию по интересующему  его вопросу, а с другой стороны  может сбить собеседника с  темы.

— Если проверяемый  сотрудник не понимает или обеспокоен вопросом, необходимо переформулировать  вопрос. Не всегда вопросы, которые  задает аудитор бывают понятны сотрудникам, особенно, когда аудитор применяет в вопросах терминологию стандартов системы качества.

— Необходимо задавать открытые вопросы, требующие развернутого ответа.

— Вопросы должны быть целенаправленными и иметь  деловую, предметную основу – в ходе аудитных бесед нет необходимости подходить к интересующей теме издалека. Все вопросы должны задаваться по конкретной теме или конкретному предмету. Не нужно задавать абстрактные вопросы или вопросы риторического плана.

— Вопросы должны быть четко сформулированы. Повторять  их нужно только с определенной целью  – в ходе аудитных бесед старайтесь не повторять один и тот же вопрос. Во всяком случае, не повторять его в той же формулировке. Повторение вопроса необходимо только в том случае, когда сотрудник что-то не расслышал или видно, что сотрудник сознательно уходит от поставленного вопроса.

Правила регистрации несоответствий

Одним из важных элементов технологии проведения аудита является правильная регистрация несоответствия. Регистрация несоответствия должна точно отражать суть выявленной проблемы и указывать на конкретные факты  нарушения проверяемых требований, а также должна давать возможность  сотрудникам определить причины  несоответствия.

Для этого существуют определенные правила регистрации  несоответствий, которые аудитор  должен выполнять при документальном оформлении несоответствия.

Первое, что необходимо сделать – это сформулировать проблему – необходимо ясно и коротко  представить суть выявленной проблемы. В формулировке не должно быть лишних слов или двояко воспринимаемых фраз.

Необходимо указать, почему выявленная проблема является несоответствием, требование какого документа, стандарта или регламента нарушено – просто наличие проблемы еще  не является несоответствием. Для того чтобы сформулированная проблема была определена как несоответствие, необходимо точно указать на требование, или  пункт документа, которые оказались  невыполненными из-за этой проблемы.

Необходимо определить место, где выявлено несоответствие, т.е. точно указать в каком отделе, виде деятельности или процессе выявлена проблема – определение места  выявления проблемы позволит определиться с причиной возникновения несоответствия и выявить взаимосвязанные несоответствия.

Далее определяется ответственность за несоответствие – необходимо указать кто несет ответственность за допущенное несоответствие – если несоответствие выявлено, то не всегда сотрудник у которого оно обнаружено бывает ответственным за это несоответствие. Возможно, что это несоответствие есть следствие нарушения на более ранней стадии или это следствие ошибки в системе управления организацией. Для того, чтобы устранить несоответствие и его причину может понадобиться привлечение ресурсов или властных полномочий, которыми не обладает сотрудник у которого обнаружено несоответствие.

Эти правила  взаимосвязаны с рассмотренными выше правилами аудитных бесед, т.к. выявление несоответствий и информирование о них проверяемого сотрудника является неотъемлемой часть проверки.