— Подготовка вопросника по аудиту. Каждый из аудиторов готовит  свой вопросник, по тем подразделениям или области проверки, на которые  он назначен аудитором. Вопросник –  это документ, в котором аудитор  определяет состав вопросов, требующих  уточнения в ходе аудита в подразделении.

— Проведение инструктажа  аудиторов. Инструктаж проводится в  том случае, если аудиторов несколько. Проводит его ведущий аудитор. Как  правило, инструктаж касается вопросов взаимодействия между аудиторами по ходу проведения аудита, соблюдения правил техники безопасности в проверяемых  подразделениях, а также правил ведения  записей по ходу аудита.

Открытие  аудита

После завершения мероприятий по подготовке аудита начинается этап аудита, связанный с проведением  проверок подразделений и сотрудников  организации. Проведение проверок начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите, в том случае, когда организация  большая, открытие аудита проводится в  виде собрания представителей проверяемых  подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита, собрание открывающее аудит, проводится всегда, вне зависимости от размеров организации.

На собрании открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым будет проводиться аудит. Далее осуществляется краткое представление порядка аудита. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы.

В ходе собрания проверяется выполнение необходимых  условий для проведения аудита, например обеспечение спецодеждой, обеспечение  транспортом, наличие сопровождающих и пр. Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет подготовлен отчет по аудиту, в котором определены все результаты аудита. При необходимости, может даваться объяснение классификации несоответствий, которые будут обнаруживаться в ходе аудита.

Возможно, что  со стороны руководителей подразделений, или других участников собрания открывающего аудит возникнут вопросы по порядку  аудита, тогда аудиторы должны ответить на все эти вопросы.

В том случае, когда проводится внутренний аудит, и организация небольшая, открытие внутреннего аудита может проходить  менее официально. Тем не менее, желательно перед началом аудита собрать  руководителей подразделений и  еще раз напомнить им о проведении аудита, целях аудита и его порядке.

Проверка  на местах

Проверка на местах – это одна из главных  составляющих процесса аудита. В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия, либо не соответствия проверяемых подразделений критериям аудита.

Проверка на местах включает в себя проведение аудитных бесед и выборочные проверки документов, выполняемой работы или продукции (результатов работы). Аудитные беседы всегда проводятся на рабочих местах сотрудников. В ходе таких бесед проверяются предположения, сделанные при работе с документами (на этапе подготовки к аудиту) и определяются объекты для выборочных проверок. Выборочные проверки осуществляются для подтверждения данных аудитных бесед и результатов предварительного изучения документов.

При проверке на местах, аудиторам необходимо:

— Проверить  работу сотрудников выборочным методом  – проверить всю работу сотрудников  у аудитора не хватит времени, поэтому  любой аудит это выборочная проверка отдельных действий, результатов  работы или операций, выполняемых  сотрудником.

— Задать вопросы  из вопросников по аудиту и сравнить обнаружения с требованиями –  вопросник используется аудитором  как памятка, в которой указано  что необходимо спросить, на какие  действия в работе сотрудников необходимо обратить внимание, но не более того. По ходу беседы, необходимо задавать вопросы  исходя из того, что и как отвечает сотрудник.

— Установить соответствие или несоответствие требованиям  – установить соответствия или несоответствия можно только на основании ответов  сотрудника и их сравнения с выборочной проверкой работы сотрудника или  каких-либо документов, записей.

— Записать результаты наблюдений и проверок – это одно из обязательных требований. По ходу аудита, аудитор обязан вести записи аудита и точно фиксировать все результаты проверок.

Если в ходе аудитной беседы и выборочной проверки у сотрудника обнаружены несоответствия, то все выявленные несоответствия необходимо сотруднику сообщить и объяснить, почему эти обнаружения являются несоответствиями, какие требования сотрудником были не выполнены.

Закрытие  аудита

Закрытие аудита относится к завершающим действиям  этапа проведения проверок и выполняется  после завершения всех мероприятий  программы аудита, т.е. фактически, когда  завершены все аудитные беседы и проверки на рабочих местах сотрудников. Мероприятия по закрытию аудита, как правило, следующие:

— Определение  общего количества несоответствий по всем проверенным подразделениям –необходимо посмотреть, что за несоответствия в подразделениях выявлены, есть ли повторяющиеся несоответствия, какое количество несоответствий. Большое количество повторяющихся несоответствий говорит об их системном характере.

— Согласование и распределение несоответствий по категориям - категория несоответствий говорит о серьезности последствий  этих несоответствий для работы организации  и для системы качества. Согласование несоответствий проводится между аудиторами. Если в аудите принимало участие  несколько аудиторов, то может потребоваться  согласование формулировок несоответствий.

— Определение  слабости системы менеджмента качества и возможностей для улучшения  системы – на основании собранных  вместе и рассмотренных несоответствий аудиторы определяют, в чем может  заключаться слабость применяемых  методов работы, и исходя из причин этих слабостей могут предложить, что нужно сделать, чтобы улучшить работу системы качества.

— Определение  степени соответствия системы качества критериям аудита – степень соответствия представляет собой некоторый количественный показатель. В ситуации внутреннего  аудита метод определения этого  показателя организация определяет сама. В этом случае, этот показатель необходим для определения работы и развития системы качества в  динамике. В ситуации внешнего аудита определение степени соответствия системы качества критериям аудита может быть менее формализовано (особенно часто это встречается  в ситуации сертификационного аудита). При внешнем аудите степень соответствия системы качества определяется на основании  экспертного мнения аудитора исходя из характера и количества выявленных несоответствий.

— Информирование высшего руководства организации  о результатах аудита – по завершении всех мероприятий программы аудита и определения слабостей системы  качества, а также степени ее соответствия требованиям необходимо довести  до сведения руководства организации  все выявленные проблемы.

— Согласование сроков и состава корректирующих действий - аудиторы должны проверить  корректность мероприятий, которые  будут предпринимать руководители или сотрудники подразделений, в  которых выявлены несоответствия, для  их исправления и согласовать  сроки выполнения этих мероприятий.

Оформление  результатов аудита

Последний этап аудита – это этап последующих  действий. Последующие действия подразумевают  оформление результатов аудита и  закрытие корректирующих действий. Оформление результатов аудита принято относить к этапу последующих действий в связи с тем, что это мероприятие  может быть растянуто по времени. Не всегда есть возможность по завершении проверок на месте окончательно оформить результаты аудита. Например, такая  ситуация возникает когда в протоколах регистрации несоответствий отмечается результат выполнения корректирующих действий. В таком случае, окончательно оформить протокол регистрации несоответствий возможно только после завершения корректирующих действий, а выполнение этих действий может потребовать нескольких месяцев.

Оформление результатов  аудита включает в себя подготовку итогового отчета по аудиту, оформление всех протоколов несоответствий, подготовку предложений по улучшению системы  качества.

В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные  мероприятия по аудиту, состав всех проверенных подразделений, выявленные несоответствия, общая оценка работы системы качества.

В протоколах несоответствий регистрируются выявленные несоответствия, указывается их категория. Также  в протоколах регистрации несоответствий могут указываться корректирующие действия по устранению выявленных несоответствий.

Предложения по улучшению системы качества могут  включаться в состав итогового отчета по аудиту.

Закрытие  корректирующих действий

Закрытие корректирующих действий осуществляется после того, как подразделения или сотрудники которым в ходе аудита были выставлены несоответствия, устранят эти несоответствия и выполнят корректирующие мероприятия. Соответственно, аудиторы должны проверить  устранение замечаний аудита и выполнение корректирующих действий. В случае необходимости, если в подразделении  было выявлено много несоответствий или несоответствия носили критический  характер, аудиторы могут провести повторный аудит.

Если корректирующие действия действительно выполнены  и устранены причины возникновения  несоответствий, т.е. корректирующие мероприятия  признаны аудиторами результативными, аудиторы закрывают несоответствия в протоколах регистрации несоответствий. На этом, проведение аудита можно считать  завершенным.

Назначение  документации аудита

Исходя из определения  аудита системы качества, установленного в стандарте ИСО 9000:2005 - аудит это  документированный процесс. Аудит, как любой процесс, имеет набор  действий и результат процесса. Поэтому  документация аудита предназначена  для фиксации всех действий и результатов  этого процесса. Действия процесса регламентируются в документированной  процедуре (или процедурах), а результаты процесса (либо его отдельных операций) в сопроводительной документации. Исходя из этого документация аудита может подразделяться на методическую документацию и рабочую документацию.

Для организаций, которые внедряют у себя систему  качества по стандартам ИСО серии 9000, методической документацией аудита может являться документированная  процедура проведения аудита. Наличие  этой процедуры обязательно в  соответствии с требованиями стандарта  ИСО 9001:2008.

Для организаций, занимающихся аудитом второй и третьей  стороны к методической документации аудита также относятся различные методические указания по проведению аудита отдельных областей деятельности или специфических вопросов системы качества. Кроме того, к методической документации аудита могут относиться и стандарты проведения аудита, например стандарт ИСО 19011.

Методическая  документация аудита разрабатывается  до проведения аудита и необходима для того, чтобы обеспечить выполнение этого процесса в соответствии с  запланированным порядком.

Рабочая документация аудита создается в ходе аудита на различных его этапах. Эта документация необходима для представления результатов  каждого конкретного аудита, анализа  результатов и принятия решений  по результатам аудита. Состав рабочей  документации аудита несколько отличается для различных видов аудита. Для аудита второй и третьей стороны в состав этой документации включаются различные отчеты и формы, необходимые для предоставления заказчику аудита или в сертифицирующую организацию. В остальном, состав рабочей документации аудита системы качества остается одинаковым.

Виды  документации аудита

Основная документация аудита, с которой работают организации, внедряющие у себя систему качества по стандартам ИСО серии 9000 это рабочая  документация. Из методической документации аудита такими организациями, как правило, используется только документированная процедура проведения внутренних аудитов. О назначении этой процедуры, составе включаемых действий и порядке разработки см. раздел «Процедуры СМК».