— Аудит, ориентированный  на систему.

Аудит, ориентированный  на процесс – этот аудит предназначен для оценки качества процесса выполнения работ или способов выполнения операций процесса. Поэтому, главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемое качество результатов работы. В ходе аудита ориентированного на процесс, основными задачами являются:

— Проверить  соблюдение установленных требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется выполнение необходимых  условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.).

— Оценить параметры  производительности и качества процесса – необходимо оценить на сколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, картах процесса или регламентах).

— Определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - т.е. в ходе аудита выявляются те участки  процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к браку  или снижению производительности процесса;

— Проверить  соответствие процесса установленным  схемам, документированным процедурам, нормативным или другим регламентирующим документам - т.е. в ходе аудита проверяется  насколько правила выполнения процесса, представленные в документах соответствуют реальной работе.

— Проверить  действенность и целесообразность сопроводительной документации по процессу – часто бывает, что процесс  со временем изменяется, изменяются его  параметры и условия выполнения отдельных операций, а сопроводительная документация остается прежней. Аудит  процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.

Аудит, ориентированный  на продукт – этот аудит предназначен для оценки качества продукта или результата работы. Главная цель данного вида аудита заключается в подтверждении стабильности характеристик продукта и их соответствия установленным требованиям. В ходе аудита ориентированного на продукт, основными задачами являются:

— Проведение контроля качества продукта – т.е. выборочно  берутся несколько образцов продукта на промежуточной стадии изготовления, или какие-либо промежуточные результаты работы и производится их контроль. Эта проверка может проводиться вместе с внутренним выборочным контролем.

— Проверка стабильности процесса изготовления продукта или  выполнения работы – она осуществляется за счет проверки результатов работы этого процесса за некоторый период времени. Например, по записям о приемке  продукции, актам сдачи-приемки работ, по замечаниям в этих актах.

— Проверка соответствия продукта или результатов работы установленным требованиям –  при выполнении этой проверки осуществляется сравнение параметров готовой продукции (результатов работы) с параметрами, установленными в технических требованиях  или договорах. Обычно эта проверка осуществляется вместе с внутренней приемкой продукции.

— Проверка действенности  и целесообразности сопроводительной документации – эта проверка позволяет  выявить документы, требующие изменения  или отмены.

Аудит, ориентированный  на систему – этот аудит предназначен для оценки работы всей системы качества. Главная цель данного вида аудита заключается в оценке результативности и эффективности работы системы качества организации. В ходе аудита ориентированного на систему, основными задачами являются:

— Оценка и фиксация фактического состояния системы  качества - т.е. в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования системы  качества, как выполняется работа по процессам и соответствует  ли эта работа требованиям системы  качества;

— Выявление  несоответствий в работе системы  качества - в ходе проверки выявляются, какие требования системы качества не выполняются, что в работе организации  не соответствует требованиям стандарта  на систему качества;

— Стимулирование правильного отношения сотрудников  к требованиям системы качества - аудит проводится не только с целью  определить, соответствует система  качества требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью  еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы качества.

— Проверка соответствия инструкций системы качества требованиям  стандарта на систему качества - т.е. в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация системы качества отражает требования стандарта ИСО 9001:2008.

— Проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) –  в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам  предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана  по улучшению работы системы качества.

Виды  аудита, определяемые по направлению проверки

В менеджменте  качества также применяются виды аудита, которые определяются направлением проверки. В основном эти виды аудитов  связаны с аудитом, ориентированным  на процессы. К видам аудита, зависящим  от направления проверки, относятся:

— Горизонтальный аудит;

— Вертикальный аудит;

— Аудит в  прямом направлении;

— Аудит в  обратном направлении.

Так как эти  виды аудита связаны с процессно-ориентированным  аудитом, то цели и задачи этих видов  аудита такие же, как и для аудита ориентированного на процесс. Суть указанных  видов аудита заключается в следующем:

Горизонтальный  аудит – этот аудит проводится по одному процессу от его начала до его завершения. При горизонтальном аудите аудиторы проверяют операции за операциями, детально проверяя, как выполняется каждая из них, не отвлекаясь на взаимосвязанные процессы. Преимущества такого аудита связаны с тем, что есть возможность детально проверить все действия одного процесса, всю сопроводительную документацию по этому процессу, всех сотрудников, задействованных именно в этом процессе.

Вертикальный  аудит – этот аудит проводится по всем взаимосвязанным процессам, т.е. когда в ходе процесса обнаруживается, что какая-либо операция данного процесса связана с операцией другого процесса, то аудит переходит на другой процесс и так далее. Преимущество этого аудита заключается в том, что он позволяет проверить все взаимосвязи процессов и востребованность входов и выходов процессов.

Аудит в прямом направлении  – это аудит, который следует за естественным ходом процесса, последовательностью производства продукции или предоставлении услуги. Аудит начинается в начале процесса и далее следует проверка операции за операцией, при этом, когда встречаются взаимосвязи по процессу, аудит переходит на другие процессы, взаимосвязанные с первым. Потом аудит обязательно возвращается к той операции первого процесса, откуда произошел переход. Как правило, переходы на другие процессы происходят по вторичным выходам и входам. Преимуществом данного типа аудита является то, что он позволяет проверить эффективность управления, обеспечения и обслуживания проверяемого процесса.

Аудит в обратном направлении  – это аудит, который проверяет проделанную работу. За начало аудита принимается момент завершения работы или приемки продукции и далее пошагово смотрится, что было сделано, перед тем как работа была завершена (принята продукция). Этот аудит позволяет определить какая работа действительно была сделана по процессам и какая документация возникла в ходе выполнения работ. Преимущества данного аудита заключается в возможности обнаружить пропущенные операции в работе, а также выявить расхождения между сведениями указанными в сопроводительной документации и проделанной работе. Наиболее часто этот вид аудита применяется там, где существуют скрытые работы, например, в строительстве.  

 

   Этапы аудита

Аудит системы  качества проводится, как правило, в 3 этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность работ. Основными этапами аудита являются следующие:

— подготовка к  аудиту;

— проведение проверок;

— завершающие  действия.

Эти этапы аудита выполняются при любом виде аудита, как внешнем, так и внутреннем. В зависимости от того, какой вид  аудита проводится (первой стороны, второй стороны или третьей стороны) изменяется ответственность за работы этапов аудита, при этом состав работ  остается одинаковым при всех видах  аудита.

Начальное планирование аудита

Аудит, это процесс, который отвлекает много временных  ресурсов организации, поэтому для  сокращения затрат времени и повышения  эффективности аудита каждый аудит  необходимо планировать.

Начальное планирование аудита включает в себя следующие  действия:

— определение  необходимых спецификаций или требований, по которым будет проводиться  аудит. В зависимости от вида и  масштаба аудита такими спецификациями могут быть – стандарт ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), документированные процедуры  системы качества, документированные  требования на процессы или отдельные  регламенты и правила работы.

— ознакомление с документацией (положения о подразделении, схемы процессов, документированные процедуры и т.п.). Это необходимо с одной стороны для того, чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой стороны позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита.

— проверка соответствия документации нормативным требованиям. Документация подразделений разрабатывается  на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению процессами или работой подразделений в  ней отражены.

— анализ результатов предыдущих аудитов, если предстоящий аудит будет не первым. При планировании нового аудита необходимо в первую очередь проверить исправление несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита и устранение причин несоответствий.

— определение  структуры и группы аудита. Под  структурой аудита понимается выбор  вида проводимого аудита и порядок  проверки подразделений. Например, если выбирается вид аудита по процессам, то необходимо спланировать посещение  подразделений таким образом, чтобы  следовать по цепочке процесса.

— определение продолжительности аудита. На основании изучения документации и предварительной информации о последовательности проверки, необходимо определить, сколько времени может понадобиться для проведения аудита в подразделениях.

— согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита.

В зависимости  от того, внешний это аудит или  внутренний ответственность за планирование аудита будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо внутренних аудиторах или специалистах по качеству (в случае внутреннего аудита).

Детальное планирование и согласование условий проведения аудита

Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к  аудиту. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется необходимая  информация для проведения аудита, выясняются условия проведения аудита, уточняется время и порядок аудитных бесед. Условия проведения аудита на предприятиях могут быть разные, поэтому возможно, для проведения аудита потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего руководства), соблюдение специальных требований по безопасности, использование спецсредств или спецодежды. Все эти вопросы должны быть решены до открытия аудита. Кроме того, детальное планирование аудита должно включать в себя следующие виды работ:

— Анализ информации о проверяемых подразделениях. Необходимо обобщить все данные, полученные в  результате изучения документации каждого  из подразделений и на основании  этой информации определить более детально проверяемые требования, а также  состав сотрудников каждого из подразделений, с которыми должны быть проведены  аудитные беседы. Кроме того, анализ информации позволяет уточнить время проведения аудита в подразделении и состав необходимой документации, записей по качеству, которые должны предоставить сотрудники во время аудита.

— Подготовка программы  аудита. Программа аудита это документ, в котором указан состав проверяемых  подразделений и сотрудников, время (в часах) проведения аудитных бесед в каждом подразделении, состав требований, которые должны быть проверены в подразделениях или у сотрудников. Также в программе аудита указываются сотрудники подразделений, ответственные за проведение аудита в их подразделении.

— Распределение  аудиторов по подразделениям. В том  случае, когда аудиторов несколько, необходимо спланировать работу аудиторов  по подразделениям. Как правило, распределение  аудиторов по подразделениям указывается  в программе аудита. Для случая внутреннего аудита важно обратить внимание на соблюдение требований объективности  аудита. Распределение внутренних аудиторов  должно быть выполнено таким образом, чтобы они не проверяли свою собственную  работу или работу своего подразделения.