Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера

2.1 Методология проведения  социологического  исследования проблемы

Проблема потерь рабочего времени остаётся актуальной и в наши дни. Это говорит о  том, что не каждый человек может  с пользой использовать своё и  чужое время, а из - за этого возникают  определённые «дыры». Для исследования данной проблемы было проведено социологическое  исследование, в форме анкетирования. Составленная мною анкета состояла из 28 вопросов. Данное исследование было проведено в организации города Пензы, ЗАО «Пенза - GSM». В исследовании данной проблемы приняло участие 28 менеджеров и руководителей организации, как высших, так и низших управленческих звеньев. В результате исследования, мною был, проведён количественный анализ полученных данных испытуемых. При  анализе, выявленных результатов, учитывались, как пол респондентов, должность, так и стаж работы в занимаемой должности. В опросе из 28 человек, женщин (8 чел.), было меньше, чем мужчин(20 чел.).

В результате обработки  полученных данных можно сказать, что  стремление к эффективному использованию  фактора времени осуществляют не все сотрудники организации, но всё - таки большая её часть(78,57%). Также  можно отметить, что к этому  расположены больше женщины, чем  мужчины. Если бы в опросе принимало  бы участие равное количество мужчин и женщин, то можно было бы провести дифференциальную границу, между фактором времени мужчин и женщин, и мы получили бы, что в целом значимость фактора времени и эффективности  его планирования, между ними различий не наблюдается.

После опроса, мною было выявлено, что основными причинами  потерь рабочего времени являются не только:

o неумелое обращение  со временем;

o неэффективное  его использование;

o неправильно  понятое значение времени; 

o выполнение  всей работы без помощи сотрудников;

o неумение делегировать  полномочия;

но и то, что  в основном приоритетными задачами, для сотрудников организации, являются: высокая заработная плата, поддерживание  профессиональной репутации(независимо от того, как используется рабочее  время), гарантирующей востребованность на рынке труда.

После подведения итогов анкетирования, мне кажется, что правильное использование времени, нужно рассматривать, как активную деятельность, реализуемую в конкретной системе. Ведь необходимыми качествами руководителя являются доброжелательность и коммуникабельность во взаимоотношениях с коллегами, обладание новаторскими способностями. Истинный руководитель не боится нововведений, не останавливается  на достигнутом, и ведёт вперёд всю  свою команду.

2.2 Анализ полученных  данных, в процессе  исследования данной  проблемы

При опросе персонала  ЗАО « Пенза - GSM», в количестве 28 человек были получены достаточно конкретные ответы на вопросы анкеты. По полученным данным, я провела  подробный анализ ответов, составлены диаграммы в процентном соотношении.

На вопрос, касающийся важности фактора времени большая  часть респондентов (78,57%), ответила, что важность фактора времени  имеет для них особое значение; остальные же (21,43%) остановились на том, что время не имеет никакого значения. (Приложение Б)

Рис.2.1. Важность фактора времени.

Ответы на вопрос о хобби респондентов, оставляют  желать большего:

53,57% - время на  хобби уделять надо;

28,57% - хорошо, что  времени на хобби не хватает;

7,14% - когда есть  свободное время;

3,57% - без этого  никак нельзя;

3,57% - хобби, это  занятие для безработных.

Это соотношение  ответов отображено на диаграмме. (рис.2.2)

 

Рис 2.2. Время  на хобби.

После того, как  было выявлено, что только половина респондентов уделяет время на свои развлечения, мне хотелось узнать: сколько  времени испытуемые затрачивают  времени при работе с персоналом. Результаты видно на рисунке 2.3

Рис 2.3 Время  на работу с персоналом.

время менеджер использование эффективный

На вопрос о  недостатке времени были получены различные  варианты. Хотелось бы показать это  с учётом половых характеристик. Из рисунка 2.4 видно, что недостаток времени у женщин испытывается постоянно, чем у мужчин. Это можно объяснить тем, что у женщин больше времени уходит решение на домашних проблем, которые мужчин интересуют намного реже.

 

Рис.2. 4а. Недостаток времени у женщин.

Рис.2.4б. Недостаток времени у мужчин.

Нехватку времени  женщин можно объяснить русской  поговоркой, что «женщина, хранительница  семейного очага». Из этого следует, что женщины в большей степени  уделяют времени для планирования своих дел, в отличие от мужчин, которые думают, что всё успеют без разработки плана. (Рис 2. 5)

Рис 2. 5. Планирование времени.

 

35,71% -мужчин(10 чел.) и 17,85%(5 чел.) организации, считают,  что некоторые профессиональные  задачи или дела не следует  делать в один и тот же  день недели. Остальная часть  (46,43%), из которых 17,85% - об этом  даже не задумывались; а 28,57% - считают,  что это обязательно.

Респонденты принимали  активное участие, при ответах на вопросы по делегированию полномочий. 26 опрошенных (92,86%) ответили, что используют данный метод в своей работе; 2 человека(7,14%) не прибегают к помощи других. По частоте использования  этого метода, можно провести такое  синтезирование:

6 человек (21,43%) - применяют этот метод постоянно,  где это только возможно;

10 человек (35,71%) - часто используют делегирование  полномочий;

а остальная  часть (42,85%) используют при необходимости, либо не прибегают к этому методу вообще.

Каждый руководитель должен распределять своё время так, чтобы в точно назначенное  время начинать совещание. В ЗАО  «Пенза - GSM», по - мнению руководителей, картина в этой ситуации выглядит следующим образом:

Рис 2.6 Совещание  в точно назначенное время.

В связи с  тем, что менеджеры не до конца  осознают проблему планирования времени, у них возникли сложности с  ответом на вопрос о времени, уделяемом  на семью. 53,57% (10чел.) ответили, времени  им вполне хватает, но это не совсем так, потому, что приходя домой  они часть времени уделяют  незаконченным на работе делам. Остальная  часть респондентов поделилась на две  группы: 28,57% - сказали, что им часто  не хватает времени, чтобы уделить  его семье, а 17,85% - отметили, что действительно, иногда этого времени не находится.(Приложение Б)

Блок вопросов в анкете посвящён времени, затраченном  на телефонные переговоры, подготовку отчётов и работе с документами; самообразованию и повышению  квалификации. После анализа этих вопросов было видно, что всё - таки значительную часть общего времени  руководителей уходит, именно на разрешение этих проблем. Более подробный анализ в сводных таблицах (Приложение Б), с учётом возрастных характеристик.

Подавляющее большинство  респондентов уже задумываются над  тем, как лучше распределять и  использовать своё время (78,57%), а остальная  часть сказала о том, что не испытывает в этом никакой необходимости (21,43%).

Рис 2. 7 Распределение  и использование времени.

Вывод

· Проведение социологического исследования в ЗАО «Пенза - GSM», в  форме анкетирования, по проблеме потерь рабочего времени менеджера.

· Фактор времени, для менеджеров организации, играет значительную роль в их работе и  отдыхе.

· Недостаток времени  с позиций женщин и мужчин.

· Большинство  респондентов отметило, что система  распределения и использования  своего времени, нуждается в усовершенствовании.

3.  
Практические рекомендации по эффективному использованию фактора времени

3.1 Общие выводы по  исследуемой проблеме

Подводя черту  всему вышесказанному в предыдущих разделах, и на основе данных сводных  таблиц (Приложение Б),можно заметить: эффективность выполнения работы зависит  от того, как сам менеджер распределит  своё время, на выполнение отдельно взятой задачи, которая в свою очередь  доведёт до желаемого результата. Разработка же самой системы планирования времени должна решаться индивидуально  не только на данном предприятии (ЗАО  «Пенза - GSM»), но вообще на всех предприятиях, организациях, фирмах города. Необходимым  условием этой разработки и её эффективности  служит должное распределение времени  на работу, семью и досуг. Пока человечество не научится планировать своё время; чётко формулировать цели и задачи; принимать наиболее верные решения - данная проблема никогда не перестанет быть актуальной. При решении данной проблемы огромную роль играет мотивирование  сотрудника, побуждающее его добиваться поставленных целей, путём удовлетворения своих мотивов. Важным, а мой взгляд, является то, что методы, наиболее часто  применяемые руководством для мотивирования  сотрудников, не считаются самыми действенными. Вероятной причиной этого несовпадения может являться то, что на предприятии  не проводится анализ мотивации персонала  и подбор подходящих стимулов. Этой же причиной объясняется и то, что  руководители не предпринимают видимых  шагов для повышения мотивации. Следствием этой причины может быть падение профессиональных качеств  менеджера, а следовательно они  не будут стремиться к эффективному использованию своего времени. Для  того, чтобы этого не произошло, я  совместно с менеджером ЗАО «Пенза - GSM», разработали основные мероприятия, восстанавливающие не только мотивацию  персонала, Нои использование полного  рабочего дня на повышение рационального  пользования своим временем. Мы выделили 3 направления:

1. Старание «выращивать»  кадры внутри самой организации.

2. Все работники  должны попытаться сохранить  тот человеческий капитал, который  у них есть.

3. Руководство  должно, совместно со всеми сотрудниками, попытаться выстроить достаточно  стройную систему дублёров, то  есть привлечение студентов к  работе, для проведения каких  - либо исследований; агитаций; для  анализа конкурентоспособности  организации и т. д.

Для себя мы сделали  следующий вывод, что чем выше мотивация персонала, тем больше он будет уделять времени для  планирования своего рабочего дня, на основе тех мотивов, которые больше всего побуждают к действию.

После того, как  организация этого достигнет, будет  заметно повышаться квалификация всех сотрудников компании, для более  успешной работы и достижения поставленных организацией целей.

Исходя их этого, следует сделать ещё один вывод: чем большую ценность для организации  представляет работник, который эффективно использует свои полномочия и время, тем больше организация подстраивается под его рабочее расписание. То есть заинтересованность в том или  ином специалисте, у руководителя повышает внимание за выполнением его поручений и усиливает концентрацию на технике личного планирования времени данного сотрудника.

А отсюда напрашивается  ещё один вывод, что организация  тем самым, как бы экономит на человеке, который уделяет определённое время  для повышения своей квалификации и работоспособности.

3.2 Рекомендации менеджеру  по правильному  распределению времени

Проделав исследование, по проблеме потерь рабочего времени  менеджера организации ЗАО «Пенза - GSM», основываясь на общие выводы по анализу денной проблемы, мною и  менеджером по продаже, были разработаны  рекомендации по правильному распределению  времени. Они были разработаны с  учётом наиболее важных, по - нашему мнению, качеств руководителя:

Ш Навыков формирования управленческой команды;

Ш Стратегическое видение выхода из любой ситуации (безусловно, с победой);

Ш Умение управлять  этими стратегическими изменениями.

Следствием из этого является, необходимость повышения  квалификации сотрудников данной организации  для более успешной работы и достижения поставленных целей.

Выходом из проблемы потери времени является то, что  менеджеру необходим набор теоретических  и практических знаний, которые он применять для повышения эффективности  работы своего предприятия. При неэффективном  использовании своего времени мы теряем рабочие минуты, а ведь на самом деле проходит жизнь. А она  нам дана один раз. И, именно поэтому  так много внимания уделяется  нашему вперёд бегущему времени, разумному  использованию этого, так незаметно  ускользающего ресурса. Управлением  своим временем люди пытаются заниматься постоянно, а особенно это необходимо тем, кто занимается управленческой работой. Основываясь на этом, были разработаны следующие рекомендации: