Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера

6. Личная неорганизованность.

7. Чрезмерное  чтение корреспонденции.

8. Скверная система  досье.

9. Недостаток  мотивации.

10. Поиски записей,  памятных записок, адресов, телефонных  номеров.

11. Недостатки  кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие  от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные  посетители.

14. Неспособность  сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая  информация.

16. Отсутствие  само дисциплины.

17. Неумение довести  дело до конца.

18. Отвлечение.

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная  подготовка к беседе и обсуждениям.

21. Отсутствие  связи.

22. Болтовня на  частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность  деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать  все факты.

27. Длительные  ожидания.

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое  делегирование дел.

30. Недостаточный  контроль, за перепорученными делами.[3,с.31-32]

Любой менеджер найдёт в этом списке несколько «поглотителей» своего времени. Преодолев их, он уже  сможет добиваться значительного повышения  своей продуктивности. Так как  время - самый ценный капитал и  самый дефицитный ресурс, а это  особенно хорошо знают те, кто зарабатывает на жизнь собственным трудом и  стремиться при этом, наиболее рационально  использовать своё время и силы. То для руководителей, рационально  распоряжающихся временем, можно  выделить четыре общие черты:

ь Они должны бережливо относиться к своему времени, осознавая, что это бесценный  ресурс, требующий разумного обращения  с ним;

ь Они должны совершенствовать умения делегировать свои полномочия;

ь Они должны планировать использование времени;

ь Их подход к  решению проблем должен быть основан  на оценке его эффективности.[11, с.62]

В организации  ЗАО «Пенза - GSM»менеджеры осознают глобальность причин потерь рабочего времени, понимают, что необходимо решать данную проблему, но они не имеют  для этого достаточной информации. А это приводит к типичным ошибкам  менеджеров.

1.3 Типичные ошибки  менеджера при  использовании рабочего  времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать своё время более эффективно, может  осуществить это желание. Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне полезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый  вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь  вклады всюду и поэтому выбирает определённые капиталовложения, так  распределяя свои инвестиции, чтобы  общий эффект был наибольшим. Точно  также и менеджер располагает  ограниченным количеством времени  и должен, вкладывая его, максимизировать  свои результаты. Для этого необходимо избавиться от некоторых привычек в  организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой  репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда.[7, с.50] Для того, чтобы этого избежать необходимо, иметь способность управлять  собой. Больше всего, на мой взгляд, в способности управлять собой  нуждаются руководители, которые  работают под постоянным давлением, имеют большую свободу действий в расходовании своего времени, принимают  важные решения, не оглядываясь на других, и те, ко времени и ресурсам которых  предъявляют порой противоречивые требования. Нужна, способность управлять  собой и тем руководителям, которые  вынуждены отправляться в путешествия, долго оставаться вне дома или  тратить много времени на встречи  и общение с новыми людьми. Работа такого рода легко может нанести  ущерб семейной жизни и времени, выделяемому на отдых.[2, с.64] Но как  бы менеджеры не пытались обойти эти  ошибки, им это не всегда удаётся.

К самой распространённой типичной ошибки менеджера можно  отнести перенос принятия решения  проблемы на завтра. Само по себе принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Главной причиной такой ошибки является наша нерешительность, неуверенность. В этом случае проблемы руководителей состоят в том, что:

ь Они зачастую пытаются сразу выполнить слишком  большой объём работы;

ь Распыляют  свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.[3, с.108]

Данную проблему необходимо решать сразу, не откладывая её на потом. В этом случае менеджеру  может помочь:

v Письменная  формулировка ближайших задач,  определение сути проблемы. Этот  аспект помогает сформулировать  свои мысли более чётко и  правильно, а значит отчётливо  увидеть, стоящую перед ним  задачу;

v Построение  целей позволяет выразить в  виде чётких намерений и в  точных формулировках наши явные  и скрытые потребности, интересы, желания, а также сориентировать  наши действия и поступки на  эти цели, и их выполнение.[10, с.35]

Ещё одной составляющей ошибок менеджера является не до конца  выполненная работа. Человек может  заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть. Многие руководители оправдываются в такой  неудовлетворительной ситуации следующим  образом: «Я каждый день вынужден делать столько разных дел.»[15, с.108]. Удачливые  менеджеры отличаются тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в  течение определённого времени  бывают, заняты только одной единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно  и целеустремлённо. Это служит наиболее эффективной производительности и уменьшает риск тратить время, в пустую, так как каждое законченное дело даёт чувство морального удовлетворения и духовной свободы. Из этого следует, что не надо стремиться сделать всё сразу - это ни к чему хорошему не приведёт. Поэтому для того, чтобы стать квалифицированным менеджером необходимо всё делать постепенно, по мере срочности каждого из дел.[17, с.53]

Не маловажной является и такая ошибка менеджера, как неправильное делегирование  дел между подчинёнными. Делегирование  является ключевой деятельностью всякого  управляющего. Причинами, неправильного  делегирования полномочий, является особенность личности самого руководителя. Потому, что не каждый руководитель имеет достаточно знаний по техники  делегирования. Незнание техники может  привести к неуверенности подчинённых  в своём руководителе, а значит к сопротивлению с их стороны. Это в свою очередь, скажется на руководителе и создаст на какое - то время барьер для делегирования.[16, с.40] Для менеджера  проблема делегирования состоит  в том, сколько дел он может  поручить, не предъявляя тем самым  к сотрудникам жёстких требований.[1, с.127]

К основной ошибки менеджера можно отнести, неумение планировать личную работу. Хотя, планирование работы является основой любой производственной деятельности, не каждый менеджер обладает достаточным знанием в этой области. Для эффективного использования  своего времени, он должен планировать  не только профессиональные, но и личные цели, что приведёт к высоким производственным показателям.

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.[9, с.72]

Уровень подготовки управленческих кадров многих организаций  не отвечает требованиям не только завтрашнего дня, но и сегодняшнего дня. Поэтому следует обучать  руководителей, для повышения их квалификации, а следовательно на эффективность работы всей организации.[5,с.53]

Избегая, эти  ошибки, менеджеры будут повышать квалификацию сотрудников компании, для более успешной работы и достижения поставленных целей.

1.4 Планирование времени,  как способ его  сохранения

Эффективное управление предполагает способность руководителя рационально использовать ресурсы  всех видов, находящиеся в его  распоряжении. При этом человеческие ресурсы играют ключевую роль.

Само по себе планирование - это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для  этого средства.[11,с.583]

В рамках общего планирования времени ориентируются  на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые менеджер ставит перед собой для достижения более значимых и важных задач. В  свою очередь долгосрочные цели он разбивает на среднесрочные и  текущие, которые позволяют добиться желаемого результата без ненужных потерь времени. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния - времени. Систему планирования личного труда  руководителя можно представить  как закрытую систему. По сути дела, планирование - это то, с чего должен начинать руководитель. Существуют различные  техники планирования личного времени. К сожалению, промедление по выполнению поставленных задач этому препятствует. Одной из причин нехватки времени в этом, является склонность или привычка откладывать дела, поступки, действия. Промедление приносит беспокойство по двум причинам. Во-первых, руководитель страдает от внутренних последствий, испытывая различные, негативные чувства: от лёгкой раздражительности и сожаления, до отчаяния.[17,с.43]

А. Лакейн описывает  множество техник преодоления промедления. Наиболее интересные из них:

1. Метод «швейцарского  сыра». Суть метода в том,  что лучший способ сдвинуть  с места «неподъёмное дело»  необходимо проделать в нём  «дырки», к которым относятся  задания, требующие немедленного  исполнения. Поэтому, следует осуществить  очень много маленьких заданий,  добиться большого успеха в  нужной работе.

2. Представление  о сложности. Люди, которые пытались  добиться успеха, были более счастливы  и достигли большего, чем те, кто  боялся провалов. Если дело кажется  трудным или невозможным, мотивация  к его исполнению ниже по  сравнению с лёгким. То есть  можно сказать, что для выполнения  трудного дела нет никакого  стимула, так как не будет  получено никаких результатов,  а значит потребность будет  неудовлетворённой.

3. Смена темпа.  Этот метод помогает в случаях  беспокойства и скуки. Хорошо  действует короткий отдых, переключение  на другое задание или смена  метода осуществления задач.

4. Преодоление  страха. Здесь проблема решается  путём осознания страха; осознания  неизбежности выполнения работы  и вреда промедления; в случае  заполнения времени менее важными  делами - это пустая трата времени.

5. Ценность проб  и успехов. Когда вы делаете  что - нибудь такое, чем никогда  не занимались, вне зависимости  оттого, что в первый раз у  вас получилось плохо, вы на  пути к тому, чтобы в следующий  раз у вас это получится  лучше. Чтобы не произошло с  вами, вы уже продвинулись значительно  дальше, чем, если бы никогда  не начинали это дело.[4,с.18-19]

Для достижения высоких результатов необходимо придерживаться данной методики планирования своего рабочего времени. Но нельзя просто планировать своё время по дням, месяцам, годам. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, её продолжительность, сроки её начала и окончания.

Установление  определённых периодов времени, которые  требуются для достижения поставленных целей, даёт чувство уверенности, и  представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

Вывод

ь Время, как  ограниченный ресурс, отведённый на выполнение каких - либо задач, помогающих добиваться успехов в профессиональной деятельности.

ь Нерациональное использование времени является причиной потерь времени.

ь «30 причин»  потерь рабочего времени Л. Зайверта.

ь Перенос принятия решения на завтра, как самая распространённая ошибка менеджера.

ь Неумение планировать  личную работу - основная, типичная ошибка менеджера.

ь Планирование - стадия процесса управления временем и его сохранение.

ь Техники преодоления  промедлений по А. Лакейн.

2.  
Анализ потерь рабочего времени и эффективность его использования менеджером (на примере ЗАО «Пенза - GSM»)

«Тот, кто позволяет  ускользать своему времени, выпускает  из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках  свою жизнь».

Алан Лакейн[3,с.18]

Менеджер, который  правильно планирует и использует своё профессиональное и свободное  время, всегда готов к действию, которое  приносит нужные, для него результаты. Характер его действий зависит от того, как он (или она) воспринимает ту или иную ситуацию .Два разных менеджера, будучи одинаково организованными, в одной и той же объективной  ситуации, могут действовать по- разному. Следовательно, их действия будут  зависеть от того, как они воспринимают ситуацию, в которой они находятся. В результате, они прорабатывают  несколько вариантов выхода из ситуации, и выбирают тот, который принесёт более продуктивные результаты.