Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера

на  тему:

Анализ  потерь рабочего времени  и разработка рекомендаций по эффективному использованию  рабочего времени  менеджера

Пенза 2011

Введение

«…запомните, дефицита времени  нет. У нас много  времени, чтобы сделать  всё, что мы по - настоящему хотим. Если вы, как  многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно  работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо  более заняты, чем  вы, но успевают сделать  больше, чем вы».

Алан  Лакейн «Искусство успевать»

О том, как управлять  временем, написаны горы литературы, о  проблемах повышения  эффективности использования  времени радеют руководители. Катастрофически  не хватает этого  бесценного ресурса  почти каждому  человеку, активно  относящемуся к жизни. Почему же мы не нашли  ещё каких - либо простых  и удобных способов регулировать свои взаимоотношения  с нашим временем? У некоторых людей  возникает законный вопрос: а надо ли им вообще управлять?

В современном мире время превращается в основной и в  отличие от многих других невосполняемый ресурс. Ограниченные ресурсы, в том  числе и время, неизбежно становятся предметом борьбы разных сил. При в  наиболее напряжённой  форме борьба за время  разворачивается  среди менеджеров, что вполне объяснимо: их время наиболее дорого стоит, высока цена ошибки, допускаемой  в условиях давления времени, и, что, может  быть, самое важное, эффективное управление собой и своим временем - непременное условие эффективного управления подчинёнными.

На  сегодняшний день существует обширная литература, связанная  с вопросами организации  времени, семинары, посвящённые  тайм - менеджменту, в обязательном порядке  присутствуют в перечне  услуг консалтинговых организаций.

На  мой взгляд, сейчас в крупных, уважающих  себя, компаниях, к  подбору персонала  относятся очень  серьёзно, и чтобы  стать сотрудником  такой фирмы, недостаточно иметь высшее образование, опыт работы, знать  иностранный язык и свободно пользоваться компьютером. Людей  обладающих этими  качествами, сегодня  на рынке труда  хватает. Но чтобы  тебя заметили, предпочли  другим, необходимо иметь в запасе нечто, что выделяет тебя из толпы соискателей - это умение управлять  временем.

Главной целью моей курсовой работы является: выявление  причин дефицита рабочего времени руководителей  и менеджеров. Для  этого была составлена анкета и проведено  социологическое  исследование. Объектом исследования являются менеджеры и руководители организации ЗАО  «Пенза - GSM», а его  предметом - проблемы потерь рабочего времени. Уровень теоретического осмысления этой проблемы ещё достаточно низок. Как правило, данная курсовая работа носит  больше практический характер и содержит в основном аналитические  данные и рекомендации по организации времени.

Если  вы хотите добиться правильного и  эффективного использования  вашего времени, то основное внимание лучше уделять  перспективным и  самым важным для  вас делам, одновременно сокращая деятельность во всех остальных направлениях. Но перед нами встаёт ещё одна проблема - эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Данную проблему, на мой взгляд, можно разрешить быстрее, так как не придётся затрачивать больших усилий на то, как устроить свой досуг.

Проблемы  неэффективного использования  времени в нашей  стране были актуальны  всегда, но в настоящее  время с переходом  на рыночные отношения, эти проблемы обострились, так как особую ценность приобрели  качество обучения и  впоследствии продуктивность трудовой деятельности. Если судить по качеству обучения, то мы видим, что в последние  годы значительно  увеличился процент  юристов, экономистов, служащих финансовых подразделений, налоговиков, а также сотрудников PR - служб, желающих приобрести навыки рациональной обработки информации, а именно: овладеть скорочтением, приёмами мнемотехники, расширить  возможности памяти. Это позволяет  им качественнее выполнять  свои профессиональные обязанности, что  делает их более конкурентоспособными, а значит, высокооплачиваемыми  специалистами на рынке труда.[20, с.292]

Исходя  из всего выше сказанного, можно сделать  вывод, что управлять  временем - трудная  задача, которую должен преодолеть каждый человек. Каждый руководитель сталкивается с этой проблемой. Наука  управления временем основана на умелом планировании времени  и привычке исполнять  запланированное. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений.

Основные  задачи курсовой работы:

· Исследование проблем  нерационального  использования рабочего времени, с учётом половых и должностных  характеристик;

· Проведение количественного  анализа первичных  данных, полученных в результате исследования данной проблемы;

· Разработка рекомендаций и мероприятий  по этой проблеме, для  эффективного использования  своего и чужого времени  руководителям ЗАО  «Пенза -GSM».

После анализа первичных  данных, на основе исследования были составлены диаграммы  и сводные таблицы, для выявления  экономичности в  использовании времени.

1.  
Теоретические и методологические основы изучения проблемы - потерь рабочего времени менеджера

1.1 Сущность и значение  фактора времени

Трудно воспитать  делового человека, если он не научился ценить время. Любой деловой человек  вам скажет, ему не хватает времени. Причина этого, как правило, не в  обилии работы, а в том, что много  времени утекает нерационально  и совершенно незаметно. Основной способ всё успевать - это умело использовать имеющееся у вас время, а для  этого необходимо прекратить его  расхищение теми маленькими и большими зверьками, которые жадно откусывают минуту за минутой. В жизни человека этих минут, не так уж и много.[6, с.112]

Учиться эффективно, использовать время следует начинать с понимания того, куда оно у  нас уходит. Без полного представления, о ежедневной работе нет никаких  оснований для внесения изменения  в этот график. Основываясь на этом, я постаралась выявить причины  потерь рабочего времени менеджеров организации г. Пензы ЗАО «  Пенза - GSM», а также определить значение фактора времени для них.

Само понятие  время, можно определить, как ограниченный ресурс, отведённый на выполнение какой - либо задачи. Распределяя, этот ресурс мы должны уложиться в установленные  нами границы. Удачливые руководители обладают различными чертами характера  и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют своё время и освобождают  себя для выполнения истинно управленческих функций и досуга.

Временем, как  ресурсом каждый человек располагает  изначально в равном количестве. Но степень владения и использования  времени у разных людей различна. Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой  сфере труда можно увидеть, что  немало рабочего и нерабочего времени  расходуется непродуктивно. В связи  с этим, решение вопрос, связанных  с эффективным использованием рабочего времени (с этим сталкиваются руководители практически всех уровней управления), является весьма актуальным по отношению  к росту эффективности управления.

Многие исследователи  указывают на то, что первым шагом  к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие  в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка  наиболее важных дел. Отказ от выполнения части дел немедленно приведёт к  пропорциональному падению эффективности.[4, с. 12]

Для достижения эффективности, прежде всего, необходимо:

Ш Выстраивать  систему управления;

Ш Понять общие  организационные задачи;

Ш Поддерживать качество управления, которое всецело  зависит от руководителя.[8, с. 42]

Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит  о том кто мы», и те же факторы, которые снижают эффективность  в использовании времени, подрывают  общую эффективность. Однако те, кто  умеет правильно распоряжаться  временем, могут его контролировать и рационально использовать в свободное от профессиональной деятельности время.

Если приходя  домой руководитель, не отключился от работы, то это может послужить  причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть  после напряжённого рабочего дня. Примером этого можно предложить такую  ситуацию:

Когда раздражённый офисными проблемами муж роняет за столом фразу: «Почему борщ опять  холодный?», то часто он слышит в  ответ - «Потому, что надо вовремя  приходить домой!». Эммоцианально  раздражённые и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьёзную  ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее  утро будут мешать сосредоточиться  на работе.[18, с.18]

Поэтому, при  правильном использовании времени, после напряжённого рабочего дня, в  любом случае надо сразу бросить  себя в область приятных эмоций. Привычный «переключатель» - телевизор - скорее всего, будет не самым лучшим способом использования времени. Лучше  хотя бы на время спрятаться от информации о войне, голоде и насилии.

«Люблю не только хорошие новости сообщать, - говорил  М. Жванецкий.- Поэтому и настроение всегда хорошее ».[18, с.19]

Подводя итог по эффективному использованию фактора  времени, можно сказать, что:

v С одной стороны,  в результате применения методов  управления временем, высвобождаются  ресурсы для выполнения других  дел;

v С другой  стороны, цена этого достаточно  высока: потеря спонтанности, жизнь  с внутренним счётчиком времени.

Выход видится  в совершенствовании техник управления времени, приспособлении их к нуждам хаотичных, спонтанных по своей сути людей.

1.2 Причины потерь  рабочего времени  менеджера

Успех каждого  руководителя зависти не только от материально - технических величин, но и от того, как он распоряжается  самым ценным достоянием - временем. Ульрих Зиверт по - этому поводу говорил, что «… умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и  техникой влияния на людей выступает  фактором, который предопределяет Ваш  успех или неудачу».[3, с.18]

Сознательно и  системно используя своё время, и  освобождаясь для выполнения истинно  управленческих функций и досуга, является значимым качеством менеджера. На практике это качество менеджеров можно наблюдать не у всех. Если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что  личного успеха можно добиться путём  непрерывного и последовательного  использования времени. Только если вы конкретно определите, сколько  времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные  моменты своего личного рабочего стиля.[19, с.153]

При оценке потерь времени менеджеров, ситуация резко  усложняется, если деятельность приобретает  характеристику неустойчивости. Одним  из источников неустойчивости является апериодичность выполняемых действий, когда одна рабочая неделя не похожа на другую, по номенклатуре выполняемых действий. Второй аспект неустойчивости времени - колебания во времени, которое уходит на выполнение одних и тех же действий. При осознании всех своих действий менеджер внезапно понимает, как много времени ему приходиться тратить на чепуху. Дальнейшее распределение работы может быть проведено путём перераспределения работы в пользу тех действий, у которых наблюдается высокая важность, но времени им уделяется мало.[4, с.17]

Современная наука  утверждает, что люди используют менее 10% своих интеллектуальных возможностей, хотя у каждого из нас заложены в этой области большие резервы. Раскрыть свои потенциальные возможности, научиться эффективно, работать с  информацией, овладеть скорочтением, «отточить» свою память можно на специальных  тренингах, которые занимаются проблемами развития интеллектуальных способностей человека. Это значительно экономит время при работе с документами. После этого коллектив решает поставленные задачи быстрее и качественнее, что позволяет больший объём  работ с меньшими временными потерями, не привлекая для этого дополнительные финансовые и людские ресурсы.[15, с.45] можно сказать, что нередко  мы ещё попросту растрачиваем время, а неиспользованное время погибает безвозвратно. Существует множество  причин потерь рабочего времени. Профессор  Лотар Зайверт выделил 30 самых  главных причин потерь времени:

1. Нечёткая постановка  цели.

2. Отсутствие  приоритетов в делах.

3. Попытка слишком  много сделать за один раз.

4. Отсутствие  полного представления о предстоящих  задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование  трудового дня.