Анализ контроля

• Объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

• Проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);
• Субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);
• Методы контроля;
• Объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);
• Сроки и продолжительность проверок;
• Последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка)
6. Выработка решения, определение его веса
7. Документирование решения
8. Метапроверка (проверка проверки)
9. Сообщение решения (устное, письменный отчет)
10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков

Понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле – как один из этапов процесса управления, так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов.

Управленческий контроль ОАО «Лысковский хлебозавод» осуществляется его субъектами, наделёнными соответствующими полномочиями, т.е. субъектами контроля (бухгалтерия, коммерческий отдел, экспертная служба, начальники производства, высшее руководство предприятия), в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

• Определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля)
• Сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой на стадии планирования
• Организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности,
• Оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации
• Выявление причин данных отклонений

К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях ( планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом особенности контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. По этому правомерно утверждать, что контроль ОАО «Лысковский хлебозавод» является:

1. Неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях;
3. Прослеживанием целесообразности введение новинок и новых технологий;
4. Наблюдением за использованием сырья на производстве;
5. Правильным распределением материальных ресурсов;
6. Поддержкой устойчивых позиций и рентабельности предприятия;
7. Правильность документооборота на предприятии.

Кадровая структура  контроля на ОАО «Лысковский хлебозавод» обеспечивает четкое разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

субъекты контроля 1-го уровня – это участники, т.е. собственники организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е  с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

субъекты  контроля 2-го уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции ( рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);

субъекты контроля 3-го уровня – они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники отдела кадров);

субъекты контроля 4-го уровня – в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

субъекты контроля 5-го уровня – в их функциональные обязанности  входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

Вершиной пирамиды системы  оперативной отчетности является управленческий баланс, разработка которого является одной из целей построения системы  оперативного учета.

На основе баланса  проводится анализ финансового состояния организации. Баланс – это единственный инструмент, позволяющий комплексно оценить состояние организации: ее способность вовремя оплатить предстоящие долги, выполнить свои обязательства перед сотрудниками и партнерами, сохранить конкурентоспособность на рынке.

По способам формирования можно выделить два вида балансов: бухгалтерский баланс и управленческий баланс, которые отличаются по форме  и порядку их составления.

Форма управленческого  баланса может быть различной  в зависимости от степени проработанности и автоматизации системы планирования и отчетности в организации. Управленческий баланс может строиться по усеченной форме ( так называемый оборотный баланс) или по полной форме, включающей все хозяйственные средства организации и их источники; может включать только отчетную информацию, а может быть планово-отчетным, что отражает высший уровень системы управления организацией.

При формировании баланса  по всем статьям и увязке его с  отчетом о прибыли и убытках  баланс выполняет функцию контроля за правильностью и достоверностью учетных данных (контроля за отсутствием ошибок). По этому баланс так же необходим для процесса контроля.

На ОАО «Лысковский хлебозавод» предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается на предприятии за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверяются документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится  так же обеспечение их запасов  в организации на уровне, достаточным  для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет который позволяет так же осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства. Эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают так же предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Текущий контроль на ОАО «Лысковский хлебозавод» не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, управление пользуется обратной связью. Обратная связь, в том смысле, в каком это термин используется в курсовой работе, это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа не удовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути поставленным перед ней задачам. Отклонения на которые необходимо реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами: цели, структура, задачи, технология и люди. Внешние факторы – это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, изменение технологий, ухудшение общей экономической ситуации и многое другое, что рассматривалось мною ранее. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

В процессе заключительного  контроля, сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, на сколько реалистично были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

Рассмотрим контроль качества хлебобулочных изделий  на ОАО «Лысковский хлебозавод».

Руководит работой предприятия  генеральный директор. Все необходимые  производственные вопросы решает зам.директора  по производству.

Приёмом на работу и увольнением работников занимается отдел кадров.

Заключением договоров  на поставку сырья и материалов занимается отдел снабжения.

На заводе иметься  служба главного механика и главного энергетика, которые обеспечивают бесперебойную  работу оборудования и устраняют все возникшие поломки; материальный склад, который обеспечивает потребность в инвентаре. спец.одежде, необходимых зап .частях и т.д.

Обеспечение производства паром осуществляет котельная. Снабжение  киосков и магазинов хлебобулочными изделиями осуществляет транспортный отдел. На предприятии имеется более 30 автомобилей для перевозки хлебобулочных изделий.

При поступлении на работу, каждый работник должен пройти инструктаж. Этим занимается инженер по технике  безопасности. На предприятии существует бригадная форма организации труда. В состав бригад входят рабочие - сдельщики. Плановая численность рабочих определяется с учётом баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего и норм выработки на 1 тонну продукции.

Помимо основных рабочих, в бригаде имеются сменные слесарь и электрик, которые обеспечивают бесперебойную работу оборудования и следят за тем, чтобы не было поломок. Руководит работой в цеху старший мастер, который следит за тем, чтобы каждая бригада выполняла наряд-заказ, который даёт отдел сбыта. Общая численность рабочих в цеху 68 человек. В каждой бригаде имеется оператор БХМ, который обеспечивает бесперебойную подачу муки в цех. Обеспечение производства сырьём осуществляет отдел снабжения. Подачей сырья в цех занимается кладовщик, в распоряжении которого находятся 2 грузчика, которые доставляют сырьё в цех. Сырьё доставляется в цех в соответствии с заявкой, которую даёт мастер. Отдел снабжения работает в том же режиме, в каком работают производственные бригады, за исключением начальника отдела снабжения.

Мастер выдаёт заявку на сырьё в соответствии с нарядом-заказом  на хлебобулочные изделия, который  выдаёт отдел сбыта.

Визуальный контроль проводится ежедневно и предусматривает контроль за наличием сопроводительных документов, подтверждающих происхождение, качество и безопасность поступающего сырья, вспомогательных материалов, тароупаковочных материалов выпускаемых хлебобулочных и кондитерских изделий.

Контроль исправности  работы технологического оборудования предприятия проводится ежедневно механиками и слесарями.