Анализ и совершенствование организационных структур управления

В последние  годы значительные успехи в области  проектирования организационных систем связанны с развитием информационных технологий прогнозирования. Несмотря на принципиальные различия в деятельности организаций, существуют общие закономерности, вытекающие из законов социального развития. Это позволило разработать ряд принципов организационного проектирования, которые были положены в основу создания программных комплексов, получивших название экспертных систем. Их можно успешно использовать как для оценки инвестиционного потенциала организаций, так и на заключительном этапе проектирования организационных систем, при оценке эффективности принятого решения и прогнозе дальнейшего развития организации.

В экспертных системах  предусмотрена оценка соответствия организационной структуры целям  организации, выбранной стратегии  материальным и человеческим ресурсам. Оценка проводится на основе сравнения разработанной структуры с оптимальной структурой, предлагаемой экспертной системой для существующих условий работы организации.

В ходе диагностических  исследований должны быть изучены не только возможности системы управления по выходу из проблемных ситуаций, но и её способности использовать сложившиеся обстоятельства для коррекции своей деятельности с целью эффективного решения задач, стоящих перед предприятием.

Первый этап диагностики [12, 13] предусматривает сбор информации о работе предприятия, за достаточно продолжительный период времени. Эта информация используется для построения эталонной модели работы предприятия.

Затем по выявленным отклонениям делается вывод об удовлетворительной эффективности работы обследуемой  организации или о необходимости  проведения процедур оперативной коррекции системы управления организацией.

Построение обобщенной оценки качества фиксирует невыполнение стандартов качества и отклонения от характеристик эталонной модели по всему набору оцениваемых параметров. Значения многих параметров определяются методом экспертных оценок.

После выполнения коррекции системы управления необходимо провести повторное обследование системы  и убедиться в эффективности  системы управления предприятием.

Оценка строится путём сведения различных показателей, характеризующих работу предприятия в единый интегральный ряд. Наивысший балл присваивается предприятию эталону.

При выполнении этой процедуры необходимо использовать два подхода [8]:

Микроподход – это анализ самой организации, её внутренней среды.

Макроподход – изучения взаимодействия предприятия с внешней средой.

Оценка степени  влияния различных факторов  внутренней среды выполняется с помощью  экспертной оценки, путём ранжирования факторов по степени их важности, по пятибалльной системе.

По данным таблицы выводиться усреднённый показатель значимости каждого выделенного фактора, производиться их ранжирование.

Интегральная  оценка абсолютного качества организации  Р определяется, исходя из условия [10, 23]:

,                     (1)

где k – число показателей, входящих в интегральную оценку;

А_i –  значение коэффициента важности показателя;

X_i – числовое значение i-ой характеристики качества организации.

Найденная таким образом интегральная оценка абсолютного качества организации будет представлять собой комбинированный показатель, включающий в себя формальные и неформальные показатели.

1.4 Соответствие структуры управления предприятия современным требованиям эффективного управления

 

Организационную структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом деятельности следует рассматривать с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность и эффективность влияют [5, 15, 18].:

• действительные взаимосвязи между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;
• действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение; полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

При умелом сочетании  указанных трех факторов в организации  может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность  достижения высокого уровня эффективности  производства.

Для построения рациональной структуры управления необходимо чтобы она соответствовала требованиям, предъявляемым к организационным структурам  новыми условиями хозяйствования. Одно из них - ясность. Каждое подразделение предприятия, каждый ее сотрудник (в особенности каждый руководитель) должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением. Ясность не следует путать с простотой. Простым структурам может не хватать ясности. И наоборот, очень сложные структуры могут быть очень ясными. Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, впустую расходует время, раздражает работников и задерживает решения.

Тесно связано  с ясностью требование экономичности. Контроль, надзор и стимулирование должны требовать минимума усилий. Организационная   структура управления должна способствовать самоконтролю и мотивации. Чтобы удерживать  предприятие на ходу, минимально возможное количество людей (особенно высококвалифицированных и работоспособных людей) должно   посвящать  внимание  и  силы «управлению», «организации»,  «контролю», «коммуникации», «кадровым проблемам».

Организационная структура, должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а  на результаты работы предприятия в  целом. Работу руководителей   нужно  оценивать по экономическим результатам, а не по стандартам узко профессиональной компетентности или административного мастерства.

Организационная структура не должна ориентировать  людей на псевдорезультаты. Она не должна поощрять тенденцию навешивать не   прибыльную продукцию на прибыльные производственные линии. Она не   должна ориентировать   людей   на   интенсификацию усилий (т. е. повышение затрат), а мастерство превращать в самоцель.

Организация должна помогать каждому сотруднику понимать свою собственную задачу и общую задачу предприятия. Чтобы соотносить свои усилия с благом целого, каждый сотрудник должен понимать, как его  задача  сопряжена  с  общей задачей  и как общая задача определяет его задачу, его усилия, его вклад.

Организация должна расцениваться также в соответствии с тем, облегчает она или затрудняет процесс принятия решений. Структура, подталкивающая решения вверх, вместо принятия их на максимально низком  уровне,   структура,   оттягивающая критически важные решения, концентрирующая внимание на лишних или второстепенных проблемах - плохая структура [15].

Организация  должна обладать устойчивостью  во времени и способностью к самообновлению.

Организация должна быть способна сама производить лидеров  завтрашнего дня. Обязательное условие для этого - минимум уровней управления.  Способный человек, попадая на  низовую  управленческую  работу,  скажем,  в двадцать  пять  лет, не должен тратить свою жизнь, поднимаясь со ступеньки на ступеньку.  Иначе, когда он окажется на верху лестницы, у него уже не останется сил. Еще важнее опыт, который можно приобрести в организации. Структура должна помогать каждому сотруднику учиться и развиваться на любом   занижаемом   посту,  она  должна предусматривать непрерывное обучение.

Организационная структура должна поощрять внедрение  на предприятие новых идей и готовности к новым видам деятельности.

Соблюдение вышеизложенных требований позволит создать гибкую, способную к быстрой перестройке организационную структуру, которая будет способствовать развитию системы управления на предприятии, повысит уровень ее организованности и создаст все условия для  эффективного функционирования предприятия в целом [5].

 

 

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

 

2.1 Общая характеристика организации ООО «Медия»

 

В качестве своего объекта исследования выступает Общество с ограниченной ответственностью «Медия». Предприятие находится по адресу: г. Сочи, ул. Ульянова 6а. 

ИНН 231800725220, р/с 40703810100000000007 в ООО КБ «Сочигазпромбанк» K/c 301018104000000000717, БИК 040396717

E- mail:  lan_service@sochiclub.ru

Руководит ООО «Медия» Сурова Людмила Викторовна.

«Медия» - общество с ограниченной ответственностью, учреждено несколькими лицами, уставный капитал разделен на доли, размер которых определен учредительными документами.

• Этот сервисный центр начал работу, можно сказать,  еще на заре компьютерной эры. Вот уже 22 года они на рынке компьютерных услуг. Виды деятельности:
• продажа компьютеров и различных периферийных устройств;
• ремонт любой компьютерной техники и оргтехники, контрольно-кассовых аппаратов;
• продажа, установка компьютерных программ, а также первоначальное обучение работе с программами серии «1С» и «Консультант-Плюс»;
• локальные вычислительные компьютерные сети;
• различного рода услуги;
• гарантийное и послегарантийное обслуживание.

Перескакивая  через многочисленные ухабы российской экономики, многочисленные экономические  кризисы, сочинские компьютерщики  выжили, сохранили чувство уверенности  в собственных силах. Кроме того, они открыли филиалы своего центра в Адлерском и Лазаревском районах, а в ближайшей перспективе – г. Туапсе.

Клиентами ООО «Медия» являются многие предприятия г.Сочи и конечно же, частные лица. Уставный капитал общества составляет 55000 (пятьдесят пять тысяч) рублей. Вкладом Участника общества могут быть здания, сооружения, оборудование и другие материальные ценности.

Рассмотрим  экономические показатели предприятия  в таблице 1.

 

Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели ООО «Медия»  за 12 месяцев 2008 - 2009 гг.

Показатели	2008 г тыс. руб.	2009 г тыс. руб.	Отклонение тыс. руб.	Темп роста, %
Товарооборот  за вычетом налогов	1643,8	1982,2	338,4	120,59
Товарооборот  в сопоставимых ценах	1643,8	1679,8	36	102,19
Себестоимость продукции	1558,8	1957,7	398,9	125,59
Валовой доход  за вычетом налогов	85	24,5	-60,5	28,82
Прибыль отчетного  года	86,7	25,3	-61,4	29,18
Рентабельность, %	5,27	1,28	-4,0	24,20
Торговая площадь, кв.м.	211	211	0,0	100,00
Товарооборот  на кв.м.	7,79	9,39	1,6	120,59
Товарные запасы	109,4	151,1	41,7	138,12
Товарные запасы в днях	24	27	3,5	114,54
Стоимость основных фондов	92,6	134	41,4	144,71
Фондоотдача	17,75	14,79	-3,0	83,33

 

Источник: финансовая отчетность ООО «Медия»

 

Результаты таблицы 1 свидетельствуют о том, что ООО «Медия» является недостаточно стабильным и развивающимся предприятием, поскольку не наблюдается не только рост валового дохода и прибыли, но и снижение уровня рентабельности продаж,  снижение товарооборачиваемости и фондоотдачи. Выросла только производительность, но при этом снизилась прибыль на одного работника.

Организационно-правовая форма в организации. Фирма «Медия», как организация является обществом с ограниченной ответственностью (ООО).