Административный менеджмент

      Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, т. е. в отношении одного работника, так и групповые, в том случае, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, о предоставлении отпусков, об увольнении и разное (например, об изменении фамилии и др.).

      Все оригиналы приказов по личному составу  накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом) или у лица, уполномоченного приказом директора вести кадровое делопроизводство. Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке.

      Как приказы, так и книга регистрации  приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при ликвидации предприятия. Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41. 

      4.3. СОСТАВЛЕНИЕ КАРТЫ СПЕЦИФИЧЕСКИХ  ПРАВ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ 

      На  основе разработанных регламентационных  документов составим карту специфических  прав и обязанностей для должности  начальника отдела кадров (табл. 9).

 
 

      4.4 РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 

      Проведен  анализ должностной инструкции начальника отдела кадров ООО «Мегатекс». В данной должностной инструкции был выявлен ряд недостатков: инструкция не имеет четкой структуры; определены только обязанности, но не отображены права начальника отдела кадров, ответственность, условия работы, право подписи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      5. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ  ПРЕДПРИЯТИЕМ 

      5.1 ФОРМИРОВАНИЕ МОДЕЛИ РАБОЧЕГО  МЕСТА ДЛЯ ВАКАНТНОЙ ДОЛЖНОСТИ. 

      Модель  рабочего места включает в себя ряд  количественных и качественных характеристик, сформулировать минимальные и максимальные требования к будущему работнику  по конкретной вакансии.

      Рассмотрим вакантную должность начальника отдела кадров ООО «Мегатекса».

      Основные  задачи:

      1.  Контроль соблюдения трудового  законодательства, нормативных актов  в сфере управления персоналом.

      2. Внедрение и использование в  работе методик анализа количественного  и качественного состава персонала.

      3. Внедрение и использование на  практике методик оценки персонала;

      4.  Участие в разработке и внедрении  системы мотивации персонала,  опыт получения «обратной связи»  при внедрении системы мотивации.

      5.  Участие в разработке и внедрении системы оценки персонала.

      6. Внедрение системы оплаты труда,  разработка штатного расписания.

      7.  Формирование кадрового резерва.

      8.  Ведение баз данных - 1С: Зарплата  и Кадры. Знание современных  теорий управления персоналом.

      9.  Знание конъюнктуры рынка труда, образовательных услуг, услуг по оценке персонала.

      Требования  к кандидатам: • мужчина, до 35 лет;

      - ВО психология, управление персоналом;

      - опыт работы от 2-х лет в службе  персонала предприятия;

      - ПК - продвинутый пользователь;

      Личные  характеристики: «Обладает системным подходом к решению задач и аналитическими способностями.

      - Целеустремленный.

      - Настроен на достижение командного  успеха.

      - Имеет положительный опыт организации  работы коллектива.

      - Эмоционально устойчив.

      - Склонен формировать собственный подход к решению задач, но при этом учитывает другие мнения.

      -  Обладает навыками ведения дискуссий,  переговоров, способностью аргументировано  отстаивать свою точку зрения.

      - Способен организовать контроль  исполнения.

      - Умеет стимулировать работу.

      - Способен предпринимать активные  действия.

      - Ответственный.

      - Организованный. 

      5.2 РАЗРАБОТКА ПРОЦЕДУРЫ ПОДБОРА  КАНДИДАТА НА ВАКАНТНУЮ ДОЛЖНОСТЬ 

      Подбор  кандидата на вакантную должность  начинается с определения того, кто  нужен организации и определения требований к рабочему месту. Если данной  должности  нет в  штате,  то  ее туда  вводят и  составляют должностную инструкцию. Затем дается объявление о конкурсе в прессе, а также передаются сведения в Константиновский городской центр занятости.

      Среди методов отбора персонала, используемых в ООО «Мегатекс», необходимо отметить:

      1.) Предварительная отборочная беседа.

      Кандидаты приходят непосредственно на предприятие. Беседу проводит начальник отдела кадров либо руководитель отдела. Выясняются только лишь самые общие данные о кандидате (например, образование, внешний вид, определяющие личностные качества). Уже после этого удачливые заявители проходят следующие стадии отбора. Беседа может проходить и по телефону, если прибытие кандидата затруднено (например, он живёт в другом городе). Наиболее важными пунктами, на которые обычно обращают внимание при предварительной отборочной беседе являются: адрес, профилирующее направление в учебном заведении, оконченные учебные заведения, цель поступления на работу, время пребывания на предыдущих местах работы, желаемая зарплата, цель карьеры, ограничения по здоровью, общее состояние здоровья, оценки в университете, военная служба, членство в организациях, ближайшая возможная дата выхода на работу.

      2.) Заполнение бланка заявления и автобиографической анкеты.

      Количество  пунктов анкеты должно быть минимальным, а запрашиваемая информация должна определять производительность бедующей работы претендента. Пункты анкеты должны быть сформулированы в нейтральном  стиле и предполагать любые возможные ответы, в том числе и вообще отказ в ответе, а сами пронумерованные пункты должны вытекать один из другого. Могут быть заданы вопросы о мнении претендента по поводу какой-либо ситуации, допустим: «Что Вы думаете о частых командировках, если Вы служащий нашей компании?» Вариантами ответов могут быть такие: «С удовольствием соглашусь», «Не прочь попробовать», «Скорее всего соглашусь», «Откажусь от командировок».

      3.) Проверки рекомендаций и послужного  списка.

      В тех случаях, когда заявитель  получает отзыв лично для передачи по месту запроса, объективность оценки не может быть гарантирована, так как многие люди не хотят писать своё истинное мнение о человеке, который это может прочитать. Поэтому в последнее время на предприятии практикуются специальные запросы, в которых прежнего работодателя просят оценить кандидата по определённому перечню качеств. Ещё более распространены телефонные звонки предыдущему начальнику для обмена мнениями и выяснения каких либо интересующих вопросов. При такой проверке анализируется хронологический порядок мест работы, обращается внимание на пробелы и перемены рабочих мест. При этом учитывается также частота увольнений и то, в какой мере смена рабочего места вела к подъёму или спуску по служебной лестнице. Считается, что в молодые годы смена рабочего места имеет другое значение, нежели позднее. Поэтому у молодых кандидатов частые перемены рабочего места должны быть расценены, скорее, положительно, так как в основе их лежат мобильность, стремление к лучшей организации, гибкость. У кандидатов постарше смена рабочего места должна быть обсуждена в ходе беседы. Учитывается ещё и то, что изменение профессии служит повышению практического опыта данного кандидата.

      4.) Тесты по найму.

      Применяемые при отборе тесты предназначены  для того, чтобы получить психологический портрет кандидата, оценить его способности, а также профессиональные знания и навыки. Они позволяют сравнивать кандидатов между собой или с эталонным, то есть идеальным кандидатом. Как правило, тесты разработаны психологами, но, чтобы их использовать, совсем не обязательно быть психологом.

      Тесты используются для измерения качеств  человека, необходимых для результативного   выполнения   работы.   Например,   для   секретаря   такими способностями могут быть умение печатать на компьютере, стенографировать, требуются и определённые личные качества. При приёме на работу чаще всего используют тесты направленные на изучение:

      -  профессиональных знаний и навыков;

      - уровня развития интеллекта и  других способностей;

      - наличия и степени проявления определённых личностных качеств. 
 
 
 

6. РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА АДМИНИСТРАТИВНОГО  КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ 

      Административный  контроль на предприятии представляет собой систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

      Целями организации системы административного контроля на предприятии являются: 1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия; 2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия; 3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

      Предприятия достигают целей контроля путем  разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации  и на разных уровнях обработки  данных.

      Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля.  Эти формы контроля,   как   и   большинство   профилактических   мер,   чаще   всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.

      Двойной контроль является таким вариантом  системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

      Внедрить  в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей — поговорить по телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.