Оптимальный размер заказа рассчитывается по формуле (формула Вильсона):

                                                        (1)

где Q – оптимальный размер заказа, шт.;

А- затраты на поставку единицы заказываемого  продукта, руб.;

S – потребность в заказываемом продукте за определенный период, шт.;

W – затраты на хранение единицы запаса, руб./шт.

     Затраты на поставку заказа (А [объем заказа]) включают в себя стоимость транспортировки заказа, затраты на дополнительные условия поставки, затраты на оформление заказа.

     Затраты на хранение запасов (W [объем заказа]).

     Исходные  данные для расчета параметров системы  управления запасами с фиксированным  размером заказа следующие:

     -потребность  в заказываемом продукте, шт.;

     -оптимальный  размер заказа, шт.;

     -время  поставки, дни;

     -возможная  задержка поставки, дни.[5, c.193-194]

     Основной  параметр P-модели является интервал поставки.В системе с фиксированным интервалом времени между заказами заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы, например один раз в месяц, один раз в неделю, один раз в 14 дней и т.п.

     Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение запаса и повторение заказа, а также достичь наилучшего сочетания взаимодействующих факторов, таких как используемая площадь складских помещений, издержки на на хранение запасов и стоимость заказа. Расчет интервала времени между заказами рассчитывается на основе оптимального размера заказа.

                                                        (2)

где I – интервал времени между заказами, дни;

Q – оптимальный размер заказа, шт.;

N – число рабочих дней в периоде;

S – годовая потребность в заказываемом продукте, шт.

     Исходные данные для расчета параметров системы следующие:

     - потребность в заказываемом продукте, шт.;

     - интервал времени между заказами, дни;

     - время поставки, дни;

     - возможная задержка, дни.

     В рассматриваемой системе момент заказа заранее определен и не меняется ни при каких обстоятельствах, постоянно пересчитываемым параметром является именно размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа в системе с фиксированным интервалом времени между заказами производится по формуле:

     РЗ= МЖЗ – ТЗ + ОП,                              (3)

где РЗ – размер заказа, шт.;

МЖЗ -  максимальный желательный запас, шт.;

ТЗ  – текущий запас, шт.;

ОП  – ожидаемое потребление за время поставки, шт.

     Как видно из формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии  точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня. Разница между максимальным желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимального желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки.

     При постоянной скорости потребления обе  рассматриваемые системы управления закупками (с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом времени между заказами) будут одинаковыми, так как заказы будут производиться через равные интервалы времени, а размеры заказов всегда будут равны друг другу.

     Существует  также модель управления закупками по минимуму - максимуму и с постоянной периодичностью пополнения запасов. Эта система, как и система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем управления закупками. Заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным. Система "минимум - максимум" ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

     Сравнение рассмотренных  систем управления закупок приводит к выводу о наличии у них взаимных недостатков и преимуществ. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа можно рассматривать как основной её недостаток. Напротив, отсутствие постоянного контроля за текущим запасом в системе с фиксированным интервалом времени между заказами является её основным преимуществом перед первой системой.

     Следствием  преимущества системы с фиксированным  интервалом времени между заказами является то, что в системе с  фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет  меньший размер, чем в первой системе. Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами, что, в свою очередь, составляет преимущество системы с фиксированным размером заказа перед системой с фиксированным интервалом времени между заказами.  

1.3 Логистические компромиссы управления закупочной деятельностью предприятия

     Часто клиент готов сделать заказ только в том случае, если товар есть прямо сейчас. С другой стороны, держать  на складе огромный запас очень накладно. Часто стопроцентное покрытие спроса требует слишком больших издержек на запасы. Как найти «золотую середину»? Как определить тот оптимум, при котором уровень сервиса будет достаточным именно для данного предприятия и при этом затраты на закупки будут невелики?

     Нужно определить, сколько товара требуется  хранить на складе при поддержании  необходимого уровня сервиса. А для  этого следует разработать критерий оптимального объема складских остатков и способ расчета нормы складского запаса, который можно было бы использовать для определения необходимости дозаказа у поставщика.

     Для эффективной деятельности по управление заказами предприятия необходимо достижение следующих целей:

     1. Рационального размещения запасов  в сфере производства и потребления.

     2. Формирования оптимального объема, структуры и уровня запасов.

     3. Оперативного учета и контроля  над состоянием запасов.

     Следовательно, проблема оптимизации закупок предприятия заключается в нахождении компромисса между двумя разноплановыми требованиями: сокращением размеров запасов, недопущение дефицита и бесперебойным товароснабжением.[11, c. 45]

     Эффективное управление закупками позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей. Корпоративная политика, способствующая эффективному управлению закупками, - первая составляющая успешного управления. Другие необходимые составляющие – хорошее аппаратное и программное обеспечение и знания, необходимые для использования программного обеспечения.

     Одна  из наиболее распространенных ошибок российских предприятий при управлении закупками - увеличение их оборачиваемости без учета других факторов. Это может привести к падению прибыли и росту операционных издержек. Возможна и другая крайность: стремясь исключить дефицит запасов, некоторые фирмы заполняют склады материалами, причем затраты на их содержание многократно превышают издержки, которые могли бы возникнуть в связи с отсутствием некоторых товаров.

     Принципы  управления закупок можно сформулировать в виде простого алгоритма, состоящего из нескольких шагов:

     - определения, чем может управлять  компания;

     - выявления релевантных затрат  и их зависимости от управляемых  параметров;

     - поиска оптимального решения,  при котором релевантные затраты  для компании будут минимальными.

     В некоторых случаях у предприятия есть возможность управлять только одним параметром (например, временем возобновления заказа). В других ситуациях компании доступно управление несколькими параметрами (например, еще условия оплаты заказа).

     Релевантными  называют затраты, которые меняются в результате принятия решения. При этом важно определить не только затраты, которые будут меняться, но и то, как они будут меняться. Это позволит смоделировать последствия принимаемого решения. Наиболее распространены так называемые конкурирующие затраты, то есть затраты, меняющиеся в противоположных направлениях. К примеру, увеличение страхового запаса на складе ведет к росту затрат на хранение и снижению риска убытков из-за простоя.

     Оптимальным будет такое решение, при котором  сумма всех релевантных затрат минимальна. Если определены сами затраты и порядок их изменения, то вычисление оптимального решения - уже техническая задача, решаемая методами линейного программирования.

     Неопределенность  ситуации с продажами неизбежно  вызывает неопределенность в работе производства и системы закупок. И для того чтобы обеспечить гарантированное удовлетворение спроса потребителей, приходится содержать большие запасы на всех переделах. Увеличив размер заказа, компания не сократит вероятность возникновения дефицита, поскольку дополнительные материалы поступят уже после того, как возникнет дефицит. Страховой запас нельзя создать на складе, это расчетная величина, которая влияет на точку перезаказа. Но создание страхового запаса не только снижает риск возникновения убытков, но и увеличивает затраты на хранение.

     Нередко поставщики предоставляют предприятиям объемные скидки, то есть чем больше объем заказа, тем больше скидка. В этом случае нужно оценивать, насколько  предлагаемая скидка перекрывает затраты  на складское хранение и потери от обездвиживания оборотных средств.

     Необходимо  сопоставлять затраты на хранение и  скидки, которые предоставляются  за приобретение большого объема материалов. Но, как показывает практика, выгоднее потерять скидку и заказать один и  тот же материал несколько раз, чтобы максимально высвободить склады. Благодаря правильному управлению заказами высвобождаются складские площади, на которых либо предприятие экономит - отключает отопление, свет, снимает охрану, либо зарабатывают - сдают в аренду.

     При построении модели управления заказами нужно учитывать и специфику предприятия, и ограничения, обусловленные реалиями российской экономики. Однако никакая модель не может быть полным отражением действительности, поэтому менеджерам, принимающим решения, нужно не только знать формулы, но и системно понимать процессы, которыми они управляют.

        Сезонные колебания производства  некоторых  видов  товаров   приводят  к тому, что предприятие  создает запасы данной продукции,  чтобы избежать  проблем в снабжении  в неблагоприятные периоды. При этом долговременное содержание запасов, порой даже  чрезмерной  их величины приводит к образованию на предприятиях  так называемых «неликвидов» (запасов, которые не  могут быть  использованы  ни  на  самом предприятии, ни реализованы сторонним потребителям).