Совершенствование управления закупочной деятельностью производственного предприятия (на примере ЗАО «Волнис»)

5. Закупка товара с немедленной сдачей.

Сфера применения этого метода —  покупка редко используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов  поставщиков.

Недостаток этого метода — в  увеличении издержек, связанных с  необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью  заказов и множеством поставщиков [2, с.118-120].

При планировании закупок после  определения потребности и расчёта  количества часто возникает необходимость  принять решение о том, закупать те или иные материалы, комплектующие  изделия, детали или производить  самим.

Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку  и на собственное производство.

В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также  учесть затраты на заказ, транспортировку, страховку, упаковку, складирование, обработку (переработку, сортировку и т.п.) и  на персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей  силы, хранения и накладных расходов.

Сравнив затраты на собственное  производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

Решение в пользу производства на месте может быть принято и  без помощи расчётов: например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырьё, рабочую силу, энергию и складские помещения [8, с. 130-132].

 

2. Анализ закупочной деятельности ЗАО «Волнис»

 

 

1. Организационно-экономическая характеристика ЗАО «Волнис»

 

 

Закрытое акционерное  общество ЗАО «Волнис» учреждено в марте 1997 года. За время работы предприятию удалось увеличить объем реализации продукции и занять свою нишу на рынке торгового оборудования и мебели.

Основным видом  деятельности является производство нестандартного торгового оборудования, офисной мебели и мебели для детских садов и школ по индивидуальным заказам начиная с разработки дизайн-проекта и заканчивая доставкой и сборкой оборудования и мебели на площадях заказчика. Так как предприятие ориентировано на производство нестандартной мебели, по индивидуальным заказам тип производства ЗАО «Волнис» можно считать единичным. Предприятие специализируется на выпуске обширной и непостоянной номенклатуры изделий.

Имея мощную производственную базу и высокотехнологическое импортное  и отечественное оборудование, предприятие  имеет возможность осуществлять в сжатые сроки поставки крупных  партий мебельного производства, организуя  контроль качества на каждом этапе  производственного процесса, а затем  и общий контроль на выходе готовой  продукции.

Специалисты фирмы ЗАО «Волнис» осуществляют полную разработку дизайн-проекта оборудования в соответствии с интерьером помещения и учётом всех пожеланий заказчика.

Производство мебели для детских  садов и школ любого профиля является одним из основных и старых направлений  деятельности предприятия. Вся мебель разработанная специалистами фирмы, отвечает требованиям эргономики.

Многолетняя работа с постоянными  поставщиками импортного сырья и  комплектующих позволяет быть уверенными в высоком качестве поставляемых материалов, что сказывается на долговечных  эксплуатационных свойствах выпускаемой  продукции.

Мебель изготавливается из ламинированной ДСП (производства России, Украины, Республики Польша) с обработкой торцев (в зависимости от варианта) высокопрочной кромкой ПВХ, либо клеевой кромкой. Цветовая гамма выпускаемых изделий составляет более 50-ти расцветок. Столешницы столов и фасады шкафов в комплектах мебели ламинируются высококачественным многослойным пластиком. Стулья, кресла и металлические основания мебели изготавливаются на основе металлокаркаса из труб различных диаметров с применением аргонно-дуговой сварки и напыления полимерным покрытием различных цветов (более 30-ти расцветок).

Сроки изготовления и поставки всего  объема заказанной мебели по договорам  составляют до 25 дней в зависимости  от объема заказанной мебели, сложности и уникальности ее изготовления. Вся мебель всегда поставляется в соответствии с разработанным и утвержденным графиком поставки. Доставку и установку мебели общество осуществляет своими силами в случае, если стоимость заказа превышает 50 млн рублей, при стоимости заказ менее указанной суммы, предприятие также может доставить своими силами с включением стоимости доставки в цену заказа. ЗАО «Волнис» предоставляет гарантийные обязательства сроком на 18 месяцев на весь перечень продукции.

Динамика  развития ЗАО «Волнис» за 2009-2011 годы характеризуется следующими показателями, приведенными в таблице:

 

Таблица 2.1 – Финансовые результаты деятельности ЗАО «Волнис»

Наименование показателя	Ед. изм.	2009	2010 по сравнению с 2009 г., %	2010	2011 (9 мес.) по сравне-нию с 2010 г., %	2011 (9 мес.)
Объём производства в действующих  ценах без НДС и других косвенных. налогов.	млн. руб.	39236	90,6	35540	90,6	32211
Прибыль от реализации	млн. руб.	2838	34,2	970	122,9	1193
Рентабельность реализованной продукции	%	7,9	38	3	123,3	3,7
Экспорт продукции	тыс. $	14122	49,6	7000	81,6	5710
в % к предыдущему году	%	177,6	27,9	49,6	205,6	102
Импорт	тыс. $	6151,3	109,5	6736	81,6	5500
в % к предыдущему году	%	122,7	89,2	109,5	103,3	113,1
Валютные поступления	тыс.  долл.	12109	51,2	6200	89,7	5565

Примечание  − Источник: собственная разработка.

 

Как видим из таблицы, объем производства ЗАО «Волнис» снизился к 2011 году по сравнению с двумя предыдущими годами. Это объясняется, прежде всего, влиянием на финансово-хозяйственную деятельность предприятия кризисной ситуации в Республике Беларусь и мировой экономике. Рост цен на основные товарно-материальные ценности повышает себестоимость продукции, делая ее недостаточно конкурентоспособной, снижая объемы продаж, в связи чем, как видно из таблицы, уменьшилась и прибыль предприятия. Экспорт готовой продукции также снизился в 2011 году по сравнению с 2009 и 2010 годами, что связано с повышением, как уже отмечалось выше, себестоимости изготавливаемой мебели при отсутствии роста качества продукции и, как результат – на зарубежных рынках продукция ЗАО «Волнис» недостаточно конкурентоспособна. Снижение уровня импорта сырья и материалов объясняется переходом на отечественные материалы по некоторым номенклатурным позициям, что обусловлено более низкой ценой закупаемого на территории Республики Беларусь сырья.

В настоящее время на ЗАО «Волнис» действует структура управления, сложившаяся на основе разграничения функций по соответствующим органам управления, наделенными полномочиями и располагающими материально-технической базой для осуществления эффективного управления всеми сферами деятельности предприятия. Схема организационной структуры ЗАО «Волнис» представлена в приложении А.

Координация работы отделов достигается  соблюдением положений о структурных  подразделениях, в которых указаны  задачи и функции, подчиненность, права  и ответственность, взаимные связи  между отделами.

 

 

2.2 Анализ организационной структуры управления закупочной деятельностью в ЗАО «Волнис»

 

 

Отличительной чертой ЗАО «Волнис» являются высокотехнологичное производство и обширный спектр применяемых материалов, что позволяет в комплексе оборудовать любые объекты, не прибегая к помощи других фирм. Цель стратегии в области закупок — надёжное обеспечение производственных подразделений фирмы качественными материальными ресурсами, необходимыми для выполнения производственного графика. Производственный график составляется в соответствии с маркетинговой стратегией на рынке готовой продукции. Достижение основной цели стратегии ЗАО «Волнис» в области закупок опирается на решение следующих задач:

1. соблюдение обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды, а опоздание в закупках может сорвать производственный график или привести к его изменению);
2. обеспечение точного соответствия между объёмами поставок и потребностями в них (избыток или недостаточный объём товарно-материальных ресурсов негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы на восстановление материального баланса);
3. соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Обеспечение производства сырьём, материалами, покупными полуфабрикатами и  изделиями связано с выполнением  таких функций, как закупка, транспортировка, складская грузопереработка, управление запасами и т.д. Все эти операции планируются, контролируются, регулируются и осуществляются отделом закупок ЗАО «Волнис» и требуют определённых затрат. В снабженческой деятельности можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.

Внешние функции отдела закупок: взаимоотношение  ЗАО «Волнис» с предприятиями-поставщиками, снабженческо-сбытовыми организациями, органами государственного управления. Внутренние функции отдела закупок: взаимодействие с производственными цехами, подразделениями аппарата управления производством.

Закупочная деятельность — часть  производственно-хозяйственной деятельности предприятия — испытывает влияние  факторов, связанных с производственным профилем, объёмом производства, перспективами  развития ЗАО «Волнис». Закупочная деятельность — как обеспечивающий процесс — входит во все производственные, обслуживающие и другие обеспечивающие процессы, а через них — во все цели предприятия. Производственный процесс определяет ассортиментный состав, объём и ритм потребления материальных ресурсов. Процесс закупки на предприятии является неоднородным, поскольку является результатом воздействия неоднородных по происхождению и различных по силе влияния факторов. Одна часть его параметров устойчиво изменяется на протяжении длительного времени (номенклатура и структура потребления материальных ресурсов), другая — меняется периодически или имеет колебательный характер (ремонтно-эксплуатационные нужды и т.п.), третья часть — случайная (поставки).

Производственными операциями по закупкам являются: количественная и качественная приёмка материальных ресурсов на складах  предприятия, складирование, хранение, подсортировка, комплектование партий для передачи на производство, подготовка к производственной обработке, хранение и отгрузка материальных ресурсов в  цеха, ремонт, восстановление и отгрузка тары и т.п.

Для выполнения производственных операций по снабжению на предприятии существует соответствующая материально-техническая  база в виде складских помещений, складского подъёмно-транспортного  и других видов оборудования. Складские помещения ЗАО «Волнис» можно отнести с классу С: это реконструированное одноэтажное складское здание с высотой потолков четыре метра. Пол склада – бетон без покрытия. На складе функционирует система отопления, пожарная сигнализация и система пожаротушения, система охранной сигнализации и система видеонаблюдения, система вентиляции. Имеется пандус для разгрузки автотранспорта, а также офисные и вспомогательные помещения при складе. В наличии предприятия имеются три двухосных тентованных бортовых автомобиля МАЗ грузоподъемностью 7,8 тонны и объемом кузова 34,4 метра кубических.

Поэтому к производственным процессам  в закупочной деятельности относится  также эксплуатация его материально-технической  базы. Непроизводственная деятельность связана со сбором и анализом информации о материальных ресурсах и принятием соответствующих решений. Поэтому собственно снабженческая деятельность представляет, по сути, управленческий процесс, который в общей системе управления предприятием выделяется в особый вид деятельности, имеющий конкретные цели, характер работ и способы их выполнения.

Целью управления закупочной деятельностью  на ЗАО «Волнис» является достижение обеспеченности всех производственных, обслуживающих и других подразделений фирмы материальными ресурсами в конкретных условиях их потребления с наименьшими затратами. Управленческие работы в области закупочной деятельности связаны с информацией о материальных ресурсах: необходимых на перспективу и текущие периоды, но ещё не использованных; потреблённых в процессе производства в различные временные периоды.

На предприятии учитывается  различный состав информации, связанной  с особенностями потребления, планирования и поставки отдельных видов ресурсов: сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, запасных частей и инструмента, различных  видов оборудования и т.п. Так, потребность  в оборудовании должна быть увязана  с наличием выделяемых для этих целей  инвестиций. Планирование закупки полуфабрикатов осуществляется с учётом данных об имеющихся производственных мощностях; для их заказа применяются иные, чем для материалов, заявочные  документы и т.п.

Важным аспектом снабженческой  деятельности является разная направленность её информационных взаимосвязей, которые  можно дифференцировать на внутренние и внешние. К последним относятся все виды деятельности, основной целью которых является организация внешних экономических связей ЗАО «Волнис» по закупкам.

Особенности закупочной деятельности и её информационного обеспечения  позволяют обосновать разделение управленческих задач. Прежде всего, необходимо исходить из возможности обособления функций  управления закупочной деятельностью  от управления производственно-снабженческими операциями получения, хранения и отпуска  материальных ресурсов. Такой подход основывается на следующем:

- разной целевой направленности  этих двух видов управленческой  деятельности (управление закупками  нацелено на выполнение заданий  по всем видам материальных  ресурсов, а управление складскими  процессами — на выполнение  логистических операций складирования,  хранения и перемещения продукции  с наименьшими трудовыми, энергетическими  и материальными затратами);