Организация списания и учета товарно – материальных ценностей на предприятии

    Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители  цехов-получателей расписываются  в получении материалов в самих  карточках складского учета, которые  становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках  проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки  записей по объектам калькуляции  и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем  учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. ³

    На  предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции  и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или  отчетах о выпуске готовой  продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.2. Понятие информационного потока

    Информационным    потоком    считают    совокупность    сообщений, циркулирующих внутри логистистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

    Сообщения, составляющие информационные  потоки выполняются на разных носителях:

    1) бумажных документах традиционного типа;

    2) электронных   документах   (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах) и др.

    Сообщения могут быть и устными: телефонными, а также речевыми (общение без  телефона).

    В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

    - в зависимости от вида связываемых  потоком систем: горизонтальный и вертикальный;

    - в зависимости от места прохождения:  внешний и внутренний;

    - в зависимости от направления  по отношению к логистической  системе:

    входной и выходной.

    Горизонтальными называют информационные   потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного    уровня управления: предприятиями-поставщиками  и  предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

    Вертикальные - информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих  инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия  и т.д.

    Внешними  являются информационные потоки, протекающие  в среде, внешней по отношению  к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических  систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

    Внутренние  информационные потоки - сообщения, циркулирующие  внутри одной логистической системы  ( предприятия, оптовой базы и др. ). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние.

    Входные информационные потоки представляют собой  сообщения, входящие в логистическую  систему либо в одну из ее подсистем.

    Выходные  информационные потоки - сообщения, выходящие  за пределы одной логистической  системы либо одной из ее подсистем.

    Информационные  потоки разделяют по срочности: на обычные, срочные, очень срочные ("молнии" ). Соответствующая пометка (" срочная ", "молния") указывается на   носителе информации и служит   указателем срочности сообщения.

    Информационные  потоки различают по степени конфиденциальности (секретности).  Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом (пометкой) о секретности документа. В том же порядке направляются сообщения, содержащие государственную тайну. Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации. ⁴

    По  значимости информационные потоки почковых сообщений делят на простые, заказные и ценные. Заказные почтовые отправления принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений. Ценные сообщения имеют цену компенсации,   которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения.

    По  скорости передачи сообщений информационные потоки классифицируют на быстрые и традиционные. Быстрые - факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон. Традиционными считаются почтовые сообщения.

    По  области охвата информационные потоки делят, на местные, иногородние, дальние, международные. В зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения  и другие особенности подготовки и отправки сообщений.

    Важную  роль среди информационных потоков  играют сообщения документального  характера, которые оформляются  чаще всего на бумажных носителях  определенной формы, заполненных ,в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

    Информационный  поток характеризуется такими показателями, как:

    - источник возникновения;

    - направление движения потока;

    - скорость передачи и приема;

    - интенсивность потока и др.

    Управлять информационным потоком можно следующим  образом:

    - изменяя направление потока;

    - ограничивая скорость передачи  до соответствующей скорости  приема;

    - ограничивая объем потока до  величины пропускной способности  отдельного узла или участка  пути. ⁵

    В  логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением. Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования,    хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внурискладского перемещения материальных ресурсов.

    Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую  роль. Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах. Документальное обеспечение логистического процесса -важная задача логистики.

    Информационные  потоки в логистике формируются  в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).

    Часто информационные и материальные потоки протекают в   разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.

    Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а  материальный поток находится еще  в пути следования. Такие документы  фиксируются как основание для  учета "запасов в пути" и  после прибытия груза сверяются  с его составом и объемом.

    Предпочтительнее  вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением  материальных потоков. Это дает возможность  лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда. ⁶

    Информационные  потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются  документы,   общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

    Есть  и другие несоответствия информационных потоков материальным.

    Информационные  потоки характеризуют о помощью ряда оценок:

    1) по источнику возникновения;

    2) направлению;

    3)объему;

    4) периодичности;

    5) порядку согласования;

    6) порядку утверждения;

    7) срокам действия;

    8) порядку хранения и др.

    1. Источники возникновения сообщений  могут быть  различными - от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

    2. По направлению информационные  потоки могут быть горизонтальными  (туда и обратно) и вертикальными  (сверху вниз и обратно). Горизонтальными  называют сообщения между участниками  логистического процесса одного уровня- равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

    Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное. Прямое направление - партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного  потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

    Есть  и третий вариант определения  понятия "направление информационного  потока" - учет географического или  территориального адресата его назначения:

    на  Крайний Север, Дальний Восток, Украину  и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.

    3. Объем информационных потоков  учитывают несколькими способами.  Один из них - учет размеров  потока по числу: документов; листов  в потоке; страниц в потоке; пачек  документов. Этот способ применяют  для определения объема больших  информационных потоков.

    Второй  способ учета объема информационных потоков применяют для малых  потоков. При нем объем потока определяют числом строк и документе - документо-строк или числом слов в сообщении - в телеграммах.

    Третий  способ - учета числа знаков в  сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения  для учета потребности в магнитных  носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях. , -

    4. Периодичность информационных потоков  характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные  потоки - разовые, не повторяются  и создаются один раз на  каждый материальный поток, параллельно  с ним, чуть ранее или чуть  позже. Но некоторые информационные  потоки в логистике оформляют  один раз в месяц, ежеквартально  и с другой частотой. Такова, к  примеру, отчетность по движению  материальных ресурсов. ⁷

    5. Информационные   потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях,  к примеру,  согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

    6. Каждое   документальное   сообщение   информационного потока утверждается - подписывается определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.