1.Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: а) нужного качества; б) в нужном количестве; в) от своего поставщика; г) в обусловленное время; д) за оговоренную цену.

      В целях экономии времени, усилий и  соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

      2.Документальное  оформление поставок. Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

      Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.

      Документ  доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются: название и адрес отправителя; описание продукции; количество мест; масса (вес) продукции; особенности транспортировки; название доставщика.

      Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

      Некоторые фирмы не используют приведенные  виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

4.8.4. Проверка качества  и количества полученной продукции

      Качество  поставляемых товаров должно удовлетворять  предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
• судебные иски;
• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

      Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров делятся на сплошной и выборочный контроль. Сплошной контроль характеризуется 100% эффективностью, но при этом требует огромных затрат ресурсов (время, кадры, техника, финансы). Существующие статистические методы контроля качества позволяют с заданной вероятностью гарантировать качество проверенной продукции.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ  №4

1. Закупочная  логистика и ее цель.
2. Что составляет основу экономической эффективности закупочной деятельности?
3. Что относится к информационные задачам закупочной логистики?
4. Что относится к задачам реализации закупочной логистики?
5. Поясните с помощью рисунка различие традиционного и логистического похода к организации работы службы закупок.
6. Какие виды рынков должна исследовать служба закупок?
7. В каком виде полезно предоставлять результаты исследования рынков?
8. Плюсы и минусы самостоятельного производства.
9. Плюсы и минусы внешних закупок.
10. В каких случаях может быть принято решение о выгодности закупок?
11. В каких случаях может быть принято решение о выгодности собственного производства?
12. Какие элементы составляют затраты на закупку?
13. Какие элементы составляют затраты на собственное производство?
14. Основные этапы решения задачи выбора поставщика.
15. В каких случаях какие используются методы организации процесса выбора поставщика.
16. Методы поиска потенциальных поставщиков.
17. Суть конкурсных торгов. Другое название.
18. Суть письменных переговоров. Их виды.
19. Твердая оферта.
20. Свободная оферта.
21. Основные критерии выбора поставщика.
22. Источники информации о характеристиках поставщиков.
23. Правила отбора источников информации.
24. Организационные формы снабжения.
25. Основные принципы работы с поставщиками.
26. Задачи снабжения.
27. Какие вопросы решаются в процессе планирования закупок?
28. Способы определения потребности и количества заказываемых материалов.
29. Способы закупки и поставки закупаемых материалов (+ и –).
30. Суть способа регулярных поставок мелкими партиями (+ и –).
31. Суть способа ежедневных (ежемесячные) закупок по котировочным ведомостям (+ и –).
32. Суть способа получения товара по мере необходимости (+ и –).
33. Суть способа закупки товара с немедленной сдачей (+ и –).
34. Основные элементы контракта.
35. Документальное оформление заказа.
36. Суть методики использования четырех экземпляров заказа.
37. Основные задачи приемки продукции.
38. Документальное оформление поставок.
39. К каким издержкам может привести отсутствие должного контроля качества закупок?