Сжатия информации

 

Авторы рукописных текстов (статей, докладов, записок и т.п.) обычно отвергают претензии к  внешнему виду своих произведений, ссылаясь на плохой почерк, нехватку времени  и та Однако оправдать внешние погрешности современного документа, изготовленного инструментальными средствами текстового процессора и отпечатанного на лазерном принтере, гораздо труднее, — их можно объяснить либо малограмотностью автора, либо его неуважением к читателю. Поэтому мы сочли необходимым подготовить минимальный комплект рекомендаций по оформлению текстового документа, следуя которым вы могли бы без опаски предъявить свое произведение любому адресату: собственному другу, издательству или канцелярии Президента РФ.

 

Разумеется, этот комплект не претендует на полноту и строгость: с одной стороны, это не курс делопроизводства (например, правильно составить докладную  министру — это целая наука); с  другой стороны, это не курс верстки (верстальщик и технический редактор — это самостоятельные и уважаемые  профессии).

 

 

 

7.1. Как выбирать шрифты  документа

 

Сотни шрифтов "TrueType", которыми обычно располагают владельцы компьютера, не должны вызывать особых эмоций у пользователей.

 

Дело в том, что при  создании более или менее стандартного текстового документа — статьи, реферата, книги (особенно гуманитарной) — достаточно использовать не более  двух-трех шрифтов, иначе текст получится  слишком пестрым и плохо читаемым.

 

Книжный текст набирают обычно шрифтом кегля 10—12 (пунктов), в документах меньшего масштаба и более узкого применения (рефератах, пояснительных  записках, рукописях статей) уместно  использовать более крупный кегль  — 11—14.

 

Примечание. До того как статья появилась в печати, ее текст принято называть рукописью, даже если он напечатан на лазерном принтере, скажем, шрифтом "Times New Roman" (наиболее распространенный ныне шрифт).

 

Моноширинные шрифты (типа Courier) используют только для выделения фрагментов информации специального характера, — например, исходных текстов программ, простых формул, каких-то стандартных фраз (вроде "Курить запрещается") и т.п. Правда, некоторые организации в России до сих пор требуют представления документов в шрифте Courier, имитирующем шрифт пишущей машинки.

 

Не следует злоупотреблять выделениями в текстовых документах — шрифтам или начертанием. Слишком  много выделений придает документу  либо неряшливый, либо слишком эмоциональный  характер. Если вы хотите выделить слово  или словосочетание в книжке образовательного или научного жанра, лучше всего  использовать курсив (например, алгоритм), а в художественных произведениях, публицистике и т.п. более уместны  полужирный шрифт или разрядка. Впрочем, из этих рекомендаций возможны многочисленные исключения.

 

Вместе с тем существуют области профессиональных и любительских занятий, в которых широко применяются  как «экзотические», декоративные шрифты (изготовление рекламы, поздравлений, календарей и т.п.), так и профессиональные шрифты — для географов, астрономов, геологов, шахматистов, музыкантов и  т.д.

 

Примечание. Помните, что  каждый шрифт, как и программа, —  промышленный продукт и защищается законодательством. Изготовление шрифта — это не забава, а сфера деятельности некоторых коммерческих фирм, которая  служит им источником существования.

 

Наконец, следует иметь  в виду, что в документ текстового процессора часто включают текстовые  фрагменты, изготовленные средствами других приложений (OLE-серверов, графических  редакторов и т.п.). Например, с помощью OLE-серверов Microsoft WordArt и Microsoft Equation вы можете включать в документ художественные надписи, выполненные по своему произволу, сложные математические уравнения, химические формулы и т.д. Точно так же средствами современных графических редакторов вы можете изготовить тексты самой причудливой формы.

 

 

 

7.2. Прописные и строчные  буквы

 

Как ни странно, даже образованные люди иногда путают строчные, прописные  и "заглавные" буквы. Напомним, что  в слове "Радуга" буква Р — прописная, а остальные буквы — строчные. Иногда прописные буквы называют заглавными. Хотя нормами русского языка не предусмотрено особо строгих правил употребления строчных и прописных букв, пользователи часто пере­страховываются, набирая прописные символы где надо и где не надо. Между тем следует иметь в виду, что даже такие сочетания, как "президент РФ" или "московский мэр", в обычном тексте пишутся со строчной буквы. Прописные буквы употребляются в основном:

в начале предложения и  в аббревиатурах (МВД, ОБСЕ, SQL и т.п.);

для обозначения имен собственных  — физических лиц, организаций, планет и т.п., — например, Московский университет, Луна и др.);

в письмах и обращениях (г-н Президент);

в заголовках разделов, крупных  глав и т.д.;

чтобы подчеркнуть масштаб  понятия (Сеть, Великая Депрессия, Вселенная) или в качестве стилистического  приема, для придания эмоционального оттенка тексту (пиетет, ирония и  т.п.), например: рука Мастера.

 

Написание "Вы" не только уместно, но и обязательно в письмах  и обращениях, но в обычном тексте, обращаясь, скажем, к читателю, следует  писать только "вы"(например, "чтобы создать выноску, вам необходимо...").

 

Такие сочетания, как "Московский Институт Повышения Квалификации Работников Образования", нельзя не признать малограмотными (интонация неуместного пиетета  или, наоборот, литературной иронии), и  уж совсем недопустимо составлять из прописных букв в обычном тексте название рядового произведения ("КУРС КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНОЛОГИИ", все примеры  — из подлинных текстов).

 

7.3. Служебные знаки

 

Под служебными знаками мы понимаем всевозможные знаки препинания и пунктуации: кавычки, скобки, точку, запятую, двоеточие, дефис и т.д.

 

Если служебный знак (например, кавычки) является первым в слове  или завершает предложение (например, точка), между этим знаком и первой буквой слова (последней буквой предложения) никогда не набирайте пробел. Запятая или точка, оторвавшиеся от слова (набранные через пробел), делают текст неряшливым. Примеры недопустимых текстов: фирма " Тюльпан", Солнце взошло из-за тучи., Ветер , поднявшийся в горах, и т.п.

 

Не путайте дефис (минус, -) и длинное и короткое тире (—, —). Дефис чаще всего применяется в сложных словах (вроде MS-DOS, контр-адмирал, научно-технический), а тире — это знак пунктуации. Дефис имеется на клавиатуре, а тире набирают обычно нажатием клавиш Ctrl  + Alt + "серый минус". Короткое тире (Ctrl + "серый минус", "серый минус" означает правую клавиатуру) применяют и для обозначения знака арифметической операции "минус".

 

Если предложение заканчивается  двоеточием, то следующее предложение  должно, как правило, начинаться со строчной буквы. Прописная буква  после двоеточия производит неприятное впечатление (за редким исключением, когда  это оправдано специфическим  характером текста).

 

Кавычки. Большинство шрифтов TrueType содержит пять кодов, пять вариантов кавычек: прямые кавычки (34,"), открывающие и закрывающие кавычки (147 и 148,""), угловые кавычки (171 и 187,«»). В литературном тексте всегда предпочтительнее употребление парных (угловых) кавычек (например, «Тюльпан» или, в крайнем случае, "Тюльпан"), однако помните, что в формальных языках, которыми широко пользуются в компьютерных технологиях (в командах программ, макросах, при записи формул в Excel, в запросах Access и Интернет), применяются исключительно прямые кавычки (иногда апострофы), например: "Наберите код клиента". Обычно на одной из вкладок окна команды [Сервис-Параметры...] или в окне команды [Сервис-Автозамена...] (на вкладке Автоформат) можно установить автоматическую замену прямых кавычек на парные, однако при необходимости вы можете пользоваться известным вам клавиатурным способом ввода нужных кавычек Alt + <код>.

 

Скобки. На клавиатуре имеются  четыре пары скобок: круглые (()), квадратные ([]), фигурные ({}) и угловые (о ). Пользуйтесь ими по своему усмотрению.

 

Особые требования при  верстке документа. Возможности  использования процессора MS Word для верстки оригинал-макета печатного издания рассмотрены в части 2 статьи Например, при верстке часто используется вставка специальных символов (команда [Вставка-Символ...]) — неразрывного пробела, длинного тире, знаков ©,®, и т.д.

 

 

 

Коротко о главном в  части 1

 

1. Текстовый документ может  содержать информацию любой природы:  текст, графические объекты, звук, анимированные изображения, видеоклипы (фильмы). Текстовые документы создаются  средствами текстовых процессоров  типа MS Word, "Лексикон", WordPerfect и др.

 

2. Основные задачи и возможности текстового процессора: форматирование символов с применением "типографских" шрифтов TrueType, с возможностью присваивать выделенной последовательности символов произвольные начертания (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив) и возможностью подчеркивать символы, преобразовывать их в верхние и нижние индексы, в капитель; изменять расстояние между символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать сжатый текст или текст разрядкой, смещать символы относительно центра строки; форматирование абзацев с установкой границ абзаца на странице (между полями), установкой отступа или выступа в первой (красной) строке, установкой междустрочного интервала, с выравниванием текста в границах абзаца и т.д.; форматирование страниц с вставкой колонтитулов и сносок; автоматизированное составление указателей, — в первую очередь предметного указателя и оглавления документа; вставка в документ и обработка графических объектов (фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных элементов и др.); вставка в документ и обработка таблиц; создание многоколоночных документов (в том числе в "газетном стиле"); проверка правописания и автоматический перенос слов с учетом языка документа или его фрагментов; декоративные функции: обрамление объектов документа (абзацев, страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и заливка рамок — цветом, оттенком серого, узором; создание художественных надписей, буквиц и т.п.; вставка в документы объектов, созданных в других приложениях; выполнение требований, предъявляемых к оригинал-макету документа, — например, устранение "висячих строк", запрет отрывать заголовок от следующего абзаца и др.; создание перекрестных ссылок и гиперссылок; регистрация исправлений, сравнение версий документа, рецензирование; механизмы оптимизации работы над документом (автотекст, автозамена) и т.д.; печать документов в двух ориентациях (книжной и альбомной); размещение нескольких страниц на одном листе; печать конвертов и почтовых наклеек и др.

 

3. Основные понятия текстового процессора: структура страницы; символы, слова, строки, предложения; абзац; язык текстового документа; графические объекты; таблицы; поля; формы; структура документа.

 

4. Приложение Windows MS Word располагает стандартным графическим интерфейсом пользователя: горизонтальное, нисходящее и контекстное меню, панели инструментов, механизмы настройки программы и отображения документа на экране.

 

5. Основные средства текстового процессора: способы отображения документа на экране (как в целом, так и отображение непечатаемых элементов документа); принципы ввода текста; выделение фрагментов текста и графических объектов; работа с буферами обмена; принципы форматирования; способы создания колонок в текстовом документе; сортировка данных в текстовом документе (документ как простая база данных); шаблоны документов; стили оформления; отмена команд; печать документов и многое другое.

 

6.   Предполагается, что  документ, подготовленный средствами  текстового процесса, может представлять  собой законченное литературное  произведение, которое может выступать  в роли полиграфического продукта. Поэтому в данной статье рассмотрены  основные требования, предъявляемые  к документу нормами русского  языка, и требования к потребительским  качествам документа как полиграфического  продукта.