Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Февраля 2012 в 02:19, статья
В этой статье на примере процессора MS Word излагается технология создания текстовых документов, тесно связанная с другими приложениями компьютерной технологии, — в первую очередь с электронными таблицами, базами данных и сетью Интернет.
Word не знает, что такое глава, что такое параграф или пункт. Для этой программы существует только понятие "заголовок" (heading), причем допускаются заголовки девяти уровней — от первого (наивысшего) до девятого.
Каждый заголовок — это абзац. Любому абзацу вы можете присвоить статус заголовка того или иного уровня. Например, абзацу
Глава 2. Персональный компьютер и его системы
можно присвоить статус "Заголовок 1".
В нашем учебнике используются заголовки трех уровней:
• Заголовок 1 — Глава 2. Персональный компьютер...
• Заголовок 2 —• 2.2. Представление и организация данных...
• Заголовок 3 — 2.2.2. Байт
Обратите внимание, что в нумерации заголовков мы придерживаемся определенного порядка: высший уровень мы отмечаем названием "Глава", второй и третий уровни — структурированным номером (2.2,2.2.2).
Таким образом, при таком подходе процессору MS Word совершенно безразлично конкретное содержание (включая номер) того абзаца, который мы объявили заголовком, скажем, второго уровня.
Процесс управления заголовками средствами программы Word будем называть структурированием документа. Разумеется, выделять, нумеровать, форматировать заголовки и составлять оглавление можно и вручную, однако Word позволяет резко упростить эту работу.
Во-первых, мы можем одним щелчком мыши присвоить любому абзацу статус заголовка любого уровня (т.е. форматировать абзац стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).
Во-вторых, если нас не устраивает внешний вид заголовка того или иного уровня, можно изменить его стиль (см. часть 2), и все заголовки того же уровня автоматически изменят свой внешний вид в соответствии с новым стилем.
В-третьих, при желании можно поручить процессору дополнительную работу — автоматически пронумеровать все заголовки в соответствии с их иерархией и выбранным вами форматом номера.
В-четвертых, с помощью Word можно составить оглавление документа (Table of Contents), причем и в этом случае заголовку конкретного уровня приписывается определенный стиль оформления: Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д. Обычно стиль строки оглавления отличается от стиля заголовка в тексте. При этом в оглавление можно включить только заголовки, уровень которых не ниже заданного (например, заголовки с первого по третий уровень). Это позволяет избежать слишком подробных и плохо читаемых оглавлений.
В целом такой механизм дает возможность в дальнейшем как угодно модифицировать документ (вставлять или удалять разделы, добавлять и удалять текст в разделах), — при этом оглавление легко заменить или обновить.
Кроме того, MS Word позволяет сформировать и другие справочные разделы документа: предметный указатель (терминов), список иллюстраций, таблицу ссылок.
4. Окно процессора Word
4.1. Общие сведения
Общий вид окна приложения MS Word (совместно с окном документа) показан на рис. 4. Окно содержит все стандартные элементы, рассмотренные нами ранее.
На рис. 4 показаны зона заголовков, горизонтальное меню, три панели инструментов (две вверху и одна внизу), полосы прокрутки, линейки и строка состояния.
Рис. 4. Общий вид окна Word
Перечислим элементы окна, специфичные для процессора Word.
1) На горизонтальной
линейке "укреплены"
На линейках имеются деления, причем светлые участки линейки — это ширина и высота области текста на странице, а серые участки слева, справа, сверху и снизу — это поля страницы.
2) В левой части горизонтальной
полосы прокрутки находятся
3) В строке состояния
находятся четыре
• ЗАП — на экран выдается окно <3апись макроса>, и вы можете приступить к визуальному созданию макроса (см. часть 2).
• ИСПР — процессор переключается в режим записи и отображения исправлений (см. часть 2).
• ВДЛ — указатель
мыши переключается в режим
• ЗАМ — процессор переключается из режима вставки символов в режим замещения (замены).
Для восстановления стандартного состояния переключателя ИСПР, ВДЛ или ЗАМ дважды щелкните на нем мышью.
Примечание. Для переключения между режимом вставки и замены символов можно использовать клавишу Insert. По умолчанию перед началом работы процессор Word устанавливает режим вставки.
4.2. Отображение документа на экране
Как уже говорилось ранее, текстовый документ может иметь четыре* основных режима отображения на экране:
• режим Обычный;
• режим Web-документа;
• режим Разметка страницы;
• режим Структура документа.
Обычный режим устанавливается по умолчанию.
Чтобы установить режим отображения, необходимо воспользоваться любым из двух способов: 1) выбрать пункт меню [Вид] и щелкнуть мышью на одной из четырех радиокнопок: [Обычный], [Web-документ], [Разметка страницы] или [Структура]; 2) щелкнуть мышью на любой из четырех кнопок в группе полей выбора в левой части горизонтальной полосы прокрутки.
Как использовать режимы отображения? Наиболее универсальным является режим разметки страницы. В этом режиме вы видите документ именно таким, каким он появится на бумаге после распечатки (точнее, почти таким). Отделку текста целесообразно вести именно в режиме разметки страницы; более того, некоторые элементы документа (например, колонтитулы) можно вставлять только в этом режиме. Если ваша работа с Word в основном заключается в отделке текста, советуем вам "забыть" о режиме Обычный и пользоваться только режимом Разметка страницы.
На старых машинах работа в этом режиме отличалась низкой производительностью, особенно при прокрутке документа и вводе символов. На современных ПК разница в производительности между этими режимами практически незаметна, однако в обычном режиме вы не видите ни колонтитулов, ни сносок, ни номеров страниц (границей раздела между страницами служит пунктирная черта).
Режим структуры документа (Структура) следует устанавливать только в одном случае: при форматировании заголовков документа. Далее мы покажем, что можно обойтись и без этого режима.
4.3. Основные инструментальные средства
MS Word располагает теми же инструментальными средствами, что и остальные приложения Microsoft Office. Главное в этих средствах: инструментальная-триада "горизонтальное меню — панели инструментов — контекстное меню", а также другие элементы интерфейса, тщательно изученные нами в статье "Графический интерфейс пользователя".
4.4. Ввод текста в программе Word
При вводе текста необходимо следовать основному стандарту редактирования, описанному нами в статье о текстовых файлах.
Принципиальное упрощение этого стандарта, предусмотренное в Word, заключается в том, что для перехода на новую строку вам не нужно нажимать
клавишу Enter. Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. При этом, если необходимо, на новую строку будет перенесено либо последнее слово текущей строки, либо часть слова (если допускается автоматический перенос — см. часть 2).
Закончив набор абзаца, нажмите клавишу Enter. В текстовом процессоре Word символ, посылаемый в текст при нажатии Enter, служит не концом строки, а концом абзаца.
Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите Shift + Enter.
Для переключения алфавита (английского на русский и наоборот) можно использовать два способа: либо нажать левые клавиши Alt + shift (или Ctrl + shift, — в зависимости от настройки клавиатуры в Панели управления), либо щелкнуть левой кнопкой мыши на пометке En (Ru) на панели задач и выбрать язык в небольшом меню.
Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором — мерцающей вертикальной чертой. Конец набранного текста (жирная горизонтальная черта) появляется в обычном режиме отображения и в режиме структуры документа.
Позиция текстового курсора называется также точкой вставки (insertion point). Эта точка определяет позицию документа, в которой появляются:
• копируемый (перемещаемый) фрагмент документа;
• содержимое буфера обмена при выполнении команды [Правка-Вставить] или один из фрагментов буфера обмена Office после щелчка на одном из значков панели "Буфер обмена";
• таблица, создаваемая в документе по команде [Таблица-Добавить ? Таблица];
• вставляемые графические объекты и объекты OLE.
Структурный элемент документа, в котором на- ходится текстовый курсор, называется текущим (current) — текущее слово, текущий абзац, текущая страница и тд.
В отличие от многих текстовых редакторов Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых символов (пробела, маркера конца абзаца, маркера конца ячейки, символа Tab). Пробел отображается небольшой черной точкой, маркер конца абзаца — символом 1|, маркер конца ячейки таблицы — символом П, знак табуляции — символом +.
При отделке текста эти символы помогают управлять размещением абзацев, переносами, форматированием ячеек таблиц и т.д. В панели инструментов "Стандартная" имеется переключатель ]\, с помощью которого можно включить или выключить показ на экране всех непечатаемых символов. Рекомендуется отключать отображение непечатаемых символов перед печатью документа, перед составлением оглавления и указателей (иначе вы можете забыть о существовании на страницах каких-либо "паразитных" текстов).
Примечание. Переключатель ]| соответствует флажку Все на вкладке [Сервис-Параметры.../Вид]. Если вы не видите на экране знака табуляции, установите флажок Знаки табуляции на вкладке Вид окна команды [Сервис-Параметры...].
5. Стили оформления
Мы рассматриваем два типа стилей оформления:
• стиль абзаца, представляющий собой следующую совокупность параметров форматирования: все характеристики шрифта, все характеристики абзаца, табуляцию, границы и заливку, язык, вид рамки, нумерацию (если данный абзац станет элементом списка-перечисления (см. часть 2));
• стиль символов, представляющий собой следующую совокупность параметров форматирования: все характеристики шрифта, границы и заливку, язык.
В процессоре MS Word аппарат стилей играет очень важную роль:
— во-первых, вы можете создать необходимые вам стили абзаца и (или) символов и при необходимости применять их к тексту (т.е. должным образом форматировать его) одним щелчком мыши (или нажатием кнопки, или сочетания клавиш). Например, можно создать стили рисунка, номера рисунка и т.п. Это значительно упрощает работу;
— во-вторых, встроенные стили НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ, ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ, НОМЕР СТРАНИЦЫ, ТЕКСТ СНОСКИ вообще избавляют вас от необходимости заботиться о форматировании этих элементов документа;
— в-третьих, встроенные стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. позволяют вам автоматически составить оглавление документа (без этих стилей Word не смог бы отличить обыкновенный абзац от заголовка).
Любой стиль вы можете изменить по своему усмотрению.
Список имеющихся стилей оформления можно выдать на экран двумя способами: либо щелкнув на кнопке раскрывающегося списка в левой части панели "Форматирование" (рис. 4 на с. 14), либо выбрав
команду [Формат-Стиль...]. В этом списке названия стилей абзаца помечены символом "]|", а названия стилей символов — буквой а.
В новейших версиях Word пометки отсутствуют, а работа со стилями ведется с помощью команд [Формат-Стили и форматирование...] и [Сервис-Шаблоны и надстройки].
6. Восстановление текстов
В ряде случаев текстовый документ, на подготовку которого затрачено много сил, невозможно открыть ни одним приложением на вашем ПК. Причин может быть много: физический дефект в заголовке файла, "работа" вируса, несовместимость двух приложений (того, в котором создавался документ, и того, в котором его нужно открыть) и та В этом случае при открытии файла в списке Тип файлов: необходимо выбрать элемент Восстановление текста ИЗ любого файла (*.*), указать имя файла и нажать кнопку Открыть. Файл будет открыт как двоичный, т.е. служебная информация будет проигнорирована, а весь обнарркенный в файле текст будет форматирован стилем Обычный. (Таким способом в MS Word можно открыть даже графический файл, — правда, на экране вы увидите просто "абракадабру".)
Обычно в тексте, который появится на экране, будет много изъянов (например, потеряны некоторые буквы), однако вы добились главного — огромные куски текстовой информации можно привести в "божеский" вид, не набирая их заново.
7. Общие принципы подготовки текстового документа