Сжатия информации

Текстовые документы

 

Развернутый конспект для  изучения темы "Электронные таблицы" на основе Microsoft Excel

 

 

 

Ю.А. ШАФРИН, Москва

 

 

 

ЧАСТЬ 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  И ФУНКЦИИ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА

 

В этой статье на примере  процессора MS Word излагается технология создания текстовых документов, тесно связанная с другими приложениями компьютерной технологии, — в первую очередь с электронными таблицами, базами данных и сетью Интернет.

 

Хотя эти статьи не являются ни курсом делопроизводства, ни курсом верстки, особое внимание уделено "литературным" вопросам подготовки документа, который, в частном случае, может быть и  служебной запиской, и руководством пользователя, и оригинал-макетом  книги, передаваемым в типографию для  тиражирования.

 

Рассказ о текстовых документах мы разделили на две части. В части 1 рассматриваются общие вопросы, которые помогут вам получить целостное представление о постановке задачи и механизмах создания текстового документа:

 

— задачи, решаемые текстовым  процессором;

 

— основные понятия процессора;

 

—  окно MS Word и основные инструментальные средства процессора.

 

В заключение части 1 изложены рекомендации и требования, связанные  с "литературным" оформлением  текстового документа.

 

В части 2 на ряде примеров излагаются принципы технологии подготовки как структурных элементов текстового документа, так и документа в целом.

 

1. Редакторы текстов и  документов

 

Текстовые процессоры предназначены  для создания, редактирования и отображения  произвольных текстовых документов — от конфетной обертки или  визитной карточки до многотомной энциклопедии со множеством таблиц, рисунков, указателей.

 

Многие элементы текстового документа (таблицы, рисунки и т.п.) имеют графическую природу, и  поэтому текстовый документ принципиально  отличается от текстового файла. Поэтому  редакторы текстовых документов чаще всего называют текстовыми процессорами.

 

Ныне наиболее известны процессоры "Лексикон", Microsoft Word, WordPerfect и др.

 

Кроме того, особое место  в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые настольные издательские системы (НИС) — Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры (типа MS Word), а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы (типа CorelDRAW! — векторные изображения или Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем, современный Word давно примыкает к НИС, и его полиграфические возможности (см. часть 2) так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем.

 

Тем не менее Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры — например, всевозможных атласов, многокрасочных ("глянцевых") журналов и т.п.

 

MS Word — один из основных элементов офисной технологии Microsoft, которая по разным причинам стала стандартом де-факто в российских организациях.

 

Вам необходимо четко различать  три текстовых редактора, которые  уже много лет функционируют в среде Windows.

 

1.  Блокнот, создающий  текстовые файлы "канонического"  формата в кодировке СР-1251 или  Unicode.

 

2.  WordPad — текстовый процессор (упрощенный вариант MS Word, ранее Write), создающий форматированные текстовые документы и способный служить OLE-сервером.

 

3. Мощный текстовый процессор  MS Word.

 

2. Основные задачи текстового  процессора

 

Формулируя задачи, которые  должен решать текстовый процессор, нам нужно ориентироваться на некий усредненный, обобщенный "образ" документа. Иными словами, мы должны перечислить задачи, которые приходится решать большинству пользователей (например, при подготовке такой  книги, как наша).

 

Прежде всего текстовый процессор должен обслуживать "макрооперации":

 

1) основной стандарт редактирования;

 

2) базовый набор операций: работу с блоками (фрагментами)  текста — выделение блока,  перемещение, копирование и удаление; поиск и замену фрагментов  текста; печать файла или его  фрагмента;

 

3) подготовку полноценного  форматированного текстового документа  (с графикой, таблицами и т.д.)

 

В свою очередь, при решении  третьей группы задач процессор  должен обладать следующими возможностями.

Форматирование символов с применением "типографских" шрифтов TrueType (OpenType) и возможностью- присваивать выделенной  последовательности символов произвольные начертания (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив). Кроме того, пользователь должен иметь возможность подчеркивать символы, преобразовывать их в верхние и нижние индексы, в капитель; изменять расстояние между символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать сжатый текст или текст разрядкой, смещать символы относительно базовой линии строки.

Форматирование абзацев  с установкой границ абзаца на странице (между полями), установкой отступа  или выступа в первой (красной) строке, установкой междустрочного интервала, с выравниванием текста в границах абзаца и т.д.

Форматирование страниц  с вставкой колонтитулов и сносок.

Автоматизированное составление  указателей — в первую очередь  предметного указателя и оглавления документа.

Вставка в документ и обработка  графических объектов (фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных объектов и др.).

Вставка в документ и обработка  таблиц.

Табуляция в абзацах.

Создание многоколоночных  документов (в том числе в "газетном стиле").

Проверка правописания и  автоматический перенос слов с учетом языка документа или его фрагментов.

Поиск синонимов и антонимов  слов по тезаурусу.

Декоративные функции: обрамление объектов документа (абзацев, страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и заливка рамок —  цветом, оттенком серого, узором; создание художественных надписей, буквиц и  т.п.

Вставка в документы объектов, созданных в других приложениях.

Выполнение требований, предъявляемых  к оригинал-макету документа, — например, устранение "висячих строк", запрет отрывать заголовок от следующего абзаца и др.

Вставка разрывов страниц, произвольных символов, названий структурных элементов  документа — рисунков, таблиц, формул.

Создание перекрестных ссылок и гиперссылок.

Регистрация исправлений, сравнение  версий документа, рецензирование, вставка  примечаний и скрытого текста.

Механизмы оптимизации работы над документом (автотекст, автозамена) и т.д.

Печать документов в двух ориентациях (книжной и альбомной); размещение нескольких страниц на одном  листе; печать конвертов и почтовых наклеек.

Слияние данных из различных  источников (например, адресов из таблицы MS Word), с основным документом (например, с письмом в разные адреса) и др.

 

 

 

3. Основные понятия текстового  процессора

 

3.1. Что такое Microsoft Word

 

После запуска MS Word процессор по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием Документ1 (Documentl). Шаблон этого документа (Обычный) хранится в стандартном файле NormaLdot (см следующий пункт). Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда [Файл-Сохранить как...]) в виде файла с произвольным именем и расширением doc.

 

Открытие и сохранение файлов-документов выполняется по стандартным  правилам Windows. С помощью вкладки [Сервис-Параметры.../Сохранение] вы можете заранее указать промежуток времени (например, 20 минут), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ. На этой же вкладке мы рекомендуем вам установить флажок "Всегда создавать резервную копию".

 

В отличие от Paint Word является многооконным приложением Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть — заготовками (без имени, но с обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.).

 

Максимальное число одновременно открытых документов определяется памятью  машины, вашими потребностями и способностью лавировать при работе между несколькими  окнами.

 

Как уже говорилось, MS Word позволяет разделить (расщепить) окно документа на два подокна (команда [Окно-Разделить]) и одновременно работать с разными частями одного и того же документа.

 

В новых версиях MS Word используется модифицированный стандарт MDI, — для каждого открытого документа открывается копия окна приложения.

 

Предусмотрены и средства конвертирования файла из одного формата в другой; в частности, новый MS Word позволяет сохранять файлы в форматах Word 6.0/95, htm, rtfu многих других. Кроме того, Word дает возможность восстанавливать текст из любого файла.

 

 

 

3.2. Шаблоны документов

 

Пользователи часто работают с документами определенного  типа, например, — с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями  и т.д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный  стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т.п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку — шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal, Обычный), для расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов, сертификатов и т.д. Пользователь имеет возможность по команде [Файл-Создать...] создавать собственные шаблоны, например, бланки писем с логотипом и реквизитами фирмы, заготовки договоров или приглашений и т.п.

 

Шаблон — это служебный  файл с расширением dot, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа, а также инструментарий для подготовки таких документов;

 

—  фрагменты стандартного текста с форматированием, принятым для документов этого типа (например, для служебной записки или  поздравления);

 

— стили;

 

— элементы автотекста;

 

— макросы;

 

— меню, панели инструментов и сочетания клавиш. Для документов общего типа предусмотрен стандартный  шаблон Обычный (Normal.dot).

 

 

 

3.3. Структура страницы

 

Чтобы не запутывать вас многочисленными  возможностями форматирования страницы в текстовых процессорах, рассмотрим лишь один формат, который использует подавляющее большинство пользователей.

 

Страница — это лист бумаги формата А4 (210x297 мм). Будем считать, что задана односторонняя печать без переплета в книжной ориентации.

 

Общий формат страницы показан  па рис. 1:

 

1 — верхнее поле: расстояние  между верхним краем страницы  и верхним краем первой строки  на странице;

 

2 — нижнее поле расстояние  между нижним краем страницы  и нижним краем последней строки  на странице;

 

3 — левое поле: расстояние  между левым краем страницы  и левым краем всех строк,  не имеющих отступа по левому  краю;

 

4  — правое поле: расстояние  между правым краем страницы  и правым краем всех строк,  не имеющих отступа по правому  краю;

 

5 — от края до верхнего  колонтитула: расстояние от. верхнего края страницы до верхнего края этого колонтитула;

 

6 — от края до нижнего  колонтитула: расстояние от нижнего  края страницы до нижнего края  этого колонтитула.

 

Поля страницы (в см) устанавливают  на вкладке Поля команды [Файл-Параметры страницы...], а нумеруют страницы с помощью команды [Вставка-Номера страниц...]. Кроме того, левое и правое поля страницы можно изменить, передвигая методом "Drag-and-Drop" края серых областей на горизонтальной линейке.

 

Рис. 1. Общий формат страницы в текстовом процессоре

 

На странице мы различаем  следующие структурные элементы:

 

• основной текст;

 

• верхний и нижний колонтитулы;

 

• сноски.

 

Основной текст страницы — это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками; рисунки и таблицы могут иметь подписи.

 

Колонтитул размещается  в верхней или нижней части  страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа  или раздела, дату, марку фирмы  и т.п.). В колонтитул входит номер  страницы. Колонтитулы автоматически  воспроизводятся на каждой странице документа.

 

Чтобы вставить и отредактировать  верхний (Header) или нижний (Footer) колонтитул, необходимо выбрать команду [Вид-Колонтитулы]. Колонтитул обычно связан с определенным стилем (см. п. 5).

 

Сноска — это примечание к слову или словосочетанию, которое  может находиться или в нижней части страницы, или в конце  документа Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией — 1,2,...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Сноска обычно связана с определенным стилем (см. п. 5).

 

Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать команду [Вставка-Сноска...] (или [Вставка-Ссылка ? Сноска...]); чтобы отредактировать сноску, надо выбрать команду [Вид-Сноски].

 

Все сноски данной страницы в отличие от колонтитула располагаются  в пределах места, отведенного основному  тексту страницы. Поэтому, чем больше сносок вы набрали на данной странице, тем меньше места останется для  основного текста. Правда, если сносок слишком много, часть их может  перейти на другую страницу.

 

3.4. Ориентация

 

Если вас не устраивает книжная ориентация текста, описанная  выше (например, в документе имеются  многоколоночные таблицы), вы можете на вкладке [Файл-Параметры страницы... /Размер бумаги] включить радиокнопку Альбомная (landscape, ориентация). Строки текста будут располагаться вдоль длин стороны листа.