Сжатия информации

 

3.5. Символы, слова, строки, предложения

 

В позицию текстового курсора  может быть введен любой символ из любого шрифта, подключенного к Windows. Символ — минимальная единица текстовой информации. Если для какого-то символа текущего шрифта нет клавиши (или вы не помните ее), — например, "№", "е", — введите символ

 

клавишами Alt+0NNN}, где NNN —  десятичный код символа (при включенном индикаторе NumLock).

 

Слово — это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ — это пробел, точка, запятая, дефис и т.п.

 

Строка — произвольная последовательность символов между  левой и правой границами абзаца (см. ниже).

 

Предложение — произвольная последовательность слов между двумя  точками.

 

3.6. Абзац

 

Абзац (paragraph) — это структурный элемент текстового файла или текстового документа, представляющий собой, по мнению автора текста, законченный по смыслу фрагмент изложения.

 

В большинстве простых  текстовых редакторов абзац —  это группа смежных строк файла, первая из которых начинается с отступом (в начале строки находится несколько  пробелов), а все последующие начинаются с отличного от пробела символа. Концом абзаца считается строка, за которой следует либо конец файла, либо строка с отступом.

 

В процессоре Word абзац — это произвольная последовательность символов, замкнутая символом "Возврат каретки" (код 13).

 

Допускаются пустые абзацы (одиночные  символы "Возврат каретки").

 

Абзац — простейшее, но фундаментальное  понятие Word.

 

Абзац всегда начинается с  новой строки, однако в отличие  от многих текстовых редакторов Word не требует обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца. Первая строка может начинаться с отступом влево по отношению к остальным строкам абзаца ("висячая строка"), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо. Word фактически рассматривает абзац как одну длинную "строку", размещая набранные слова в строке страницы (в пределах границ абзаца) и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей.

 

Далее мы рассмотрим принципиально  важные для нас характеристики абзаца.

 

В нашей книге понятия "параметры", "атрибуты", "свойства", "характеристики', "признаки" часто  считаются синонимами. Применительно  к абзацу параметрами мы будем  считать характеристики его формата, а атрибутами — требования, предъявляемые  к положению абзаца на странице.

 

Параметры абзаца устанавливают  на вкладке Отступы и интервалы  диалогового окна <Абзац> команды [Формат-Абзац...] (Format-Paragraph...). Перечислим все параметры абзаца:

 

—  отступ левой границы  абзаца от границы левого поля страницы (—5 < Ол < +5);

 

— отступ правой границы  абзаца от границы правого поля страницы (—5 < Оп < +5);

 

— отступ или выступ первой (красной) строки абзаца по отношению  к левой границе всех остальных  строк абзаца(О>0;В>0);

 

— междустрочный интервал;

 

— дополнительный интервал перед абзацем (в пунктах) — И   >0;

 

—  дополнительный интервал после абзаца (в пунктах) — И   >0;

 

— способ выравнивания текста относительно границ абзаца

 

Отступы. Все отступы отсчитываются  от границ полей (не страницы!) в сантиметрах. Значение О и Оп может быть отрицательным. Условно мы отметили этот факт значениями —5 и +5, хотя в действительности значения отрицательных отступов зависят от ширины страницы, — строка абзаца может выходить за пределы границы поля, но не может оказаться вне страницы.

 

Отступ всех строк от правой границы поля всегда равен Оп (в см), например, 2,5; —1 и т.д. Если Оп < 0, строка переходит на правое поле.

 

Алгоритм установки левого отступа сложнее.

 

Если в списке первая строка: окна <Абзац> выбран элемент Отступ или (нет), первая строка будет набираться с отступом О + О (от границы левого поля), а остальные — с отступом О .

 

Если в указанном списке выбран элемент Выступ, то первая строка будет набираться с отступом О , а  все остальные — с отступом В + Ол (от границы левого поля).

 

Междустрочный интервал можно  выбрать из списка междустрочный: одинарный, полуторный, двойной, минимум, точно  или множитель. По умолчанию предлагается одинарный интервал, величина которого равна максимальному кеглю шрифта в данной строке плюс небольшой добавок, зависящий от шрифта. Если вы хотите выбрать интервал минимум, точно  или множитель, то в поле значение: придется указать интервал в пунктах  или множитель (например, 1,2; 3 и т.п.).

 

Примечание. Если в строке окажутся слишком крупные символы, рисунки или формулы, интервал автоматически  увеличится.

 

Отбивка. В книгах и газетах  между смежными абзацами часто вставляют  небольшой дополнительный промежуток (чтобы текст лучше читался). Этот промежуток в полиграфии называют отбивкой. Отбивку можно задать (в пунктах) в полях Интервал перед:

 

(отбивка сверху, Ивд > 0) или Интервал после: (отбивка снизу, Ипс > 0). Помните, что общий промежуток между абзацами всегда равен сумме Ипс (верхнего абзаца) и Ипд (нижнего абзаца) плюс междустрочный интервал.

 

Рис. 2. Примеры абзацев

 

На рис. 2 в качестве примера  наглядно показаны четыре абзаца с  разными параметрами. Пунктирной чертой отмечены поля страницы.

 

В абзаце 1 задан выступ первой строки и Оя < 0; Оп > 0. В абзаце 2 нулевой В (О); Од = 0, Оп < 0; междустрочный интервал увеличен, и между абзацами 1 и 2 установлена небольшая отбивка.

 

Абзацы 3 и 4 следуют один за другим без отбивки, причем в абзаце 3 задан отступ первой строки и Од = = О=0 (обычная практика). В абзаце 4 задан отступ первой строки и Од < 0; Оп = 0.

 

Между вторым и третьим  абзацами указана большая отбивка (одним из способов: большим И  второго абзаца, большим И   третьего абзаца или суммой И   + И  )

 

Выравнивание текста в  границах абзаца (alignment). Это — одна из характеристик абзаца в текстовом документе. Для каждого абзаца с помощью радиокнопок панели инструментов или раскрывающегося списка в диалоговом окне команды [Формат-Абзаца/Отступы и интервалы] можно указать один из четырех способов выравнивания: "По левому краю" (абзаца), "По центру" (в границах абзаца на странице или в строке ячейки), "По правому краю" (абзаца) и "По ширине" (текст абзаца, выравнивается по левой и правой границам абзаца на странице или в ячейке). При выравнивании "По ширине" промежутки между словами на строке абзаца могут увеличиться. Для их уменьшения используют перенос слов (см. часть 2). Ниже показаны все способы выравнивания.

 

 

Пример

 

выравнивания

 

текста по

 

левому краю 

Пример

 

выравнивания

 

текста по

 

центру 

Пример

 

выравнивания

 

текста по

 

правому краю 

Пример

 

выравнивания

 

текста по ширине

 

 

 

 

Атрибуты. На вкладке [Формат-Абзаца/Положение на странице] можно установить флажки атрибутов текущего абзаца:

 

1) запрет висячих строк  (о висячих строках будет подробно  рассказано в части 2 этой статьи);

 

2) не разрывать абзац;

 

3) не отрывать от следующего;

 

4) с новой страницы.

 

Установка флажка 2) означает, что текущий абзац целиком  окажется на одной странице.

 

Активизированный флажок 3) означает, что если следующий абзац  приходится переносить на другую страницу, за ним последует и текущий  абзац.

 

Примечание. В частности, этот флажок устанавливается автоматически, если текущий абзац форматирован стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Иными словами, заголовок"любого уровня не может занимать последнюю строку на странице.

 

Установка флажка 4) означает, что текущий абзац будет начат  с новой страницы.

 

 

 

3.7. Таблицы

 

На страницах документа  могут размещаться специфические  объекты MS Word — таблицы.

 

Каждая таблица состоит  из некоторого количества строк и  столбцов; на пересечении строки и  столбца находится ячейка таблицы.

 

Работа с таблицами (меню [Таблица]) подробно описана в части 2 этой статьи.

 

 

 

3.8. Поля

 

В документах Word предусмотрен особый структурный элемент — поле (field). Информация, которая вводится в поля, служит специальным целям. Например, если вы введете в строку текста поле "Дата", на месте этого поля при открытии документа будет автоматически появляться текущая дата. Если вы введете в строку поле "Предметный указатель", Word автоматически включит значение этого поля (которое вы наберете или укажете) в предметный указатель.

 

Любое поле можно ввести с  помощью универсальной команды [Вставка-Поле...], однако для наиболее важных типов  полей (например, для предметного  указателя) предусмотрены отдельные  команды в пункте меню [Вставка], — например, [Оглавление и указатели...].

 

С помощью переключателей на вкладках Вид и Печать окна команды [Сервис-Параметры...] вы можете выдать поля на экран и (или) на печать. Следует различать код поля и значение поля. Поле выдается на экран и печать в фигурных скобках, причем сначала указывается код, а затем значение поля, например: { ХЕ "Окно документа" } (в данном случае это элемент предметного указателя). С помощью полей ведется, в частности, непосредственный обмен данными в приложениях Windows.

 

 

3.9. Формы

 

Форма — это структурированный  документ с пустыми именованными полями ввода {или другими элементами управления), предназначенный для  заполнения физическим или юридическим  лицом и дальнейшей ручной или  автоматизированной обработки.

 

В роли форм могут выступать: анкеты, всевозможные бланки, опросные листы, тесты, избирательные бюллетени, справки, контракты, договора, расписки; диалоговые окна (реже окна документов) для ввода просмотра и модификации  данных в ИС и т.д.

 

Разработчики MS Word различают три типа форм:

 

— печатные формы;

 

— электронные формы.

 

Web-форма отображается  обозревателем Интернета на web-странице. Пользователь (зритель) заполняет  такую форму (например, оформляет  заказ на товар или заявку  на участие в конференции, заполняет  личную анкету) и нажимает какую-либо  кнопку (например, Отправить). Форма  пересылается в базу данных  на сервере HTTP (протокол Web) и там обрабатывается.

 

Печатная форма чаще всего  создается как обычный текстовый  документ (часто с применением  табличной технологии), а затем  печатается и заполняется вручную  или на пишущей машинке, — как  стандартный бланк.

 

Что касается электронной  формы, то предполагается, что она  заполняется пользователем непосредственно  в Word, а затем передается в базу-адресат по электронной почте или на один из серверов сети. Специальное приложение может выполнить необходимые операции над электронными формами: сортировку, выборку, суммирование и т.п.

 

Примечание. В статье об MS Excel показан пример анкеты, которая, строго говоря, может одновременно служить и печатной, и электронной формой. В самом деле, анкету можно просто распечатать в необходимом количестве экземпляров, а затем раздать персонам для заполнения. С другой стороны, пользователь может заполнить анкету в Excel, сохранить ее в файле с каким-либо заранее обусловленным именем и переслать файл как вложение по той же электронной почте.

 

В MS Word создается, как правило, шаблон электронной формы. Для этого фактически используется технология визуального программирования, позволяющая с помощью панели инструментов "Элементы управления" спроектировать своеобразное диалого­вое окно с текстовыми полями (полями ввода), флажками, раскрывающимися списками. При этом создатель формы может воспользоваться разнообразными декоративными функциями процессора (вставить картинки, логотипы, "залить" участки формы цветом, узором и т.п.).

 

Пользователь формы выбирает команду [Файл-Создать...], затем задает шаблон формы, открывает его и заполняет как обычное диалоговое окно. Затем форму необходимо сохранить под каким-либо именем ([Файл-Сохранить как...]) и переслать по назначению.

 

Рис. 3. Пример электронной  формы

 

На рис. 3 показан пример простой электронной формы, не требующий  пояснений. В форме использованы основные элементы управления: текстовые  поля, раскрывающийся список (он показан  целиком), флажок, радиокнопки.

 

3.10. Язык текстового документа

 

Word фактически является "интернациональной" программой: он позволяет с равным успехом набирать и русские, и, английские, и, скажем, немецкие тексты, независимо от "родного" языка вашей версии продукта.

 

Тем не менее язык абзаца (абзацев) может служить одним из его параметров, которым пользуется система проверки правописания, рассмотренная в части 2.

 

Любой фрагмент документа (абзац  или выделенная последовательность абзацев) может быть явно объявлен принадлежащим  тому или иному языку. Для этого  необходимо выбрать команду [Сервис-Язык ? Выбрать язык...] и в ее окне диалога выбрать язык из списка Пометить выделенный текст как..., т.е. выбрать элемент Русский, Английский (США) и та- Такое же окно можно получить и при модификации или создании стиля абзаца (см. часть 2).

 

Если фрагмент документа  содержит текст на разных языках, для  автоматического определения языка  при проверке правописания в этом же окне можно установить флажок Определять язык автоматически.

 

3.11. Структура документа

 

Каждый документ обычно делится  на структурные разделы, которые  называются по-разному: части, главы, параграфы, пункты, подпункты и т.д. Каждый раздел имеет заголовок, снабженный каким-либо текстовым обозначением или номером, например: Глава 5, 3.2, 5.4.1 и т.п.