Решение задач оформления экономической документации средствами MS Word

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ УКРАИНЫ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«ХАРЬКОВСКИЙ  ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ»

КАФЕДРА «СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ» 
 
 
 

Реферат

на  тему: «Решение задач  оформления экономической документации средствами MS Word»

     по  курсу «Экономическая информатика» 
 

Выполнил: 
студент 1-го курса, группа 
Ек-59а 
Момот М.В 
Дата сдачи 14.11 
Проверил: 
доцент кафедры СИ 
Ткаченко В.А. 
 
 

Харьков2009 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Специфике применения текстового процессора Word, проявляющейся при работе с документами экономического содержания. Безусловно, многие из задач, возникающих при оформлении экономической документации, являются общими по существу для документов любого типа независимо от их отраслевого «происхождения». Основная специфика, как правило, заключается в том, что при оформлении экономических документов необходимо уделять повышенное внимание как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных. Также немаловажно аккуратно соблюдать систему стилей. Последнее предъявляет дополнительные требования к уровню владения пользователем соответствующими инструментами. Рассмотрим несколько практических примеров. Я расскажу, как правильно пользоваться формулами и оформлять документацию, поскольку это важная информация для людей, работающих с экономической документацией, и документацией в целом.Так же  в реферате я расмотрю, что такое колонтитулы и как ими пользоваться при выполнении некоторых действий: изменение горизонтального расположения колонтитула, изменение вертикального расположения колонтитула, изменение расстояния между текстом документа и колонтитулами, создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц.Будет затронуты и макросы, а именно определение и запись макросов, которые значительно упрощают работу с документами в приложениях Microsoft Office.

 

     1 ВВОД ФОРМУЛ.

В экономических  документах невозможно обойтись без  формул, которые содержат знаки суммирования, интегрирования и т.д. Формулы в Word представляют собой OLE – объекты, внедренные в текст. 
Для вставки формул в текстовый документ необходимо выбрать команду Объект в меню Вставка, появится окно диалога Вставка объекта.

     

     В появившемся окне диалога требуется  выбрать тип объекта Microsoft Equation 3.0, после чего появится панель инструментов Формула 

       
и поле для ввода формул

       
 
После ввода формулы 

       

     надо  щелкнуть вне поля с формулами, панель инструментов будет удалена, а формулы   в текстовом документе принимают следующий иметь вид:  

       

     Для редактирования формулы  осуществляется двойной щелчок на формуле, в результате чего  вызывается редактор формул и вновь появляется Формула.панель инструментов

     Даже  в относительно несложных экономико-математических текстах невозможно обойтись без формул, содержащих знаки суммирования, интегрирования, надстрочные и подстрочные индексы нескольких уровней. Формулы в Word представляют собой OLE-объекты, погружаемые в основной текст. При обращении пользователя к формуле (допустим, по щелчку мышью) вызывается специальная программа - Редактор формул (Microsoft Equation). На рис.1 показана панель инструментов, активизирующаяся при вызове Microsoft Equation.

     

     Рис. 1 Пример редактирования формулы средствами Microsoft Equation

      
Исходная вставка формулы в  текст происходит через меню Вставка > Объект, далее в появившемся  диалоговом окне Вставка Объект выбирается объект Microsoft Equation

     Совет: 
Если создаваемый текст содержит много формул, то имеет смысл с помощью средств настройки, вынести пиктограмму вставки формулы на панель инструментов.

     Примечание: 
Вообще говоря, Microsoft Equation является не единственным средством работы с формулами из среды Word. В качестве альтернативы ему обычно предлагается редактор формул MathType, с которым также можно работать по OLE-технологии.

1.1Расположение и автонумерация формул в тексте 
Читателю, которому хоть раз приходилось сталкиваться с книгами математического содержания, знакомы общие принципы организации изложения в них. Как правило, значимые формулы располагаются отдельно на строке, в ее центре. При этом в правой части строки в круглых скобках располагается порядковый номер, формулы, который в дальнейшем используется для ссылок на нее. Пример такого текста показан на рис.2

     Рис. 2 Пример текста, содержащего формулы

     Перечислим  задачи, которые могут возникнуть при оформлении текстового фрагмента.во-первых, нужно добиться такого форматирования строки, содержащей формулу, при котором сама формула выравнивается по центру, а ее номер - по правому краю (очевидно, что простым центрированием абзаца такого эффекта добиться не удастся); во-вторых, желательно обеспечить автонумерацию формул. Это означает, что если мы захотим вставить между существующими строками еще одну с какой-то новой формулой, например, напоминающей читателю, как считается производная от произведения функций, то должен произойти автоматический сдвиг номеров, начиная от вставленной строки; в-третьих, следует «научить» систему самостоятельно менять текст ссылок на формулы при автоматическом изменении их номеров. Теперь рассмотрим подробнее те способы, которые предлагает нам текстовый процессор MS Word для решения данных задач. Форматирование строки с формулойДля задания различных видов выравнивания для различных частей строки можно применять задание пользовательской (настраиваемой) табуляции (команда меню Формат >Табуляция...).

     

     Рис.3 . Определение позиций табуляции

     В диалоговом окне, показанном на рис.3 задаются позиции табуляции и соответствующие им способы выравнивания. После настройки табуляции пользователь получает возможность с помощью клавиши Tab перемещаться (внутри абзаца) к заданным позициям и вводить относительно них те или иные элементы текста (формулы, их номера и т. д.). Заметим, что позиции и виды выравнивания для табуляции могут задаваться непосредственно щелчком мыши по линейке выравнивания (рис.4).

     

     Рис.4 . Определение позиций табуляции с помощью линейки выравнивания

Совет: 
Заметим, что в свете того, чтобы было сказано о стилях, описанные настройки табуляции имеет смысл оформить как еще один стиль и применять его ко всем подобным абзацам, содержащим отдельно вынесенные формулы.

     1.2.Задание автонумерации формул

     При описании метода решения данной задачи мы коснемся такого мощного инструмента  текстового процессора Word, как поля. Сразу оговоримся: глубокое и обстоятельное  изучение этого средства в рамках данной книги невозможно, поэтому заинтересованному читателю следует обратиться непосредственно к подробным практическим руководствам по работе с MS Word. Отметим лишь, что поля в Word представляют собой элементы, которые внедряются в основной текст и могут автоматически изменяться системой по тем или иным правилам. Например, с помощью полей DATE и TIME в текст можно вставить текущие дату и время. 
Специальное поле SEQ позволяет вести в документе списки автонумерации. Чтобы его вставить в текст, нужно воспользоваться функцией меню Вставка > Поле....

     

Рис. 5. Вставка поля SEQ

     Окно  диалога, показанное на рис.5 служит для выбора типа вставляемого поля. За кодом поля следуют управляющие параметры. В случае поля SEQ необходимо также задать Идентификатор списка автонумерации: поскольку в документе могут вестись параллельно несколько таких списков, то Идентификатор нужен для того, чтобы отличать их друг от друга. В нашем случае списку дано имя НомераФормул. Очевидно, что поле SEQ должно быть вставлено в то место текста, где мы хотим, видеть автоматически меняющийся номер. Таким образом, в рассматриваемом нами примере каждая строка с формулой внутри скобок, расположенных справа, должна содержать это поле. При возникновении события, ведущего к изменению последовательности номеров (например, при вставке новой нумерованной строки между существующими), их автоматического перевывода не происходит! Для того чтобы его добиться, нужно выделить фрагмент текста, содержащий поля, и нажать кнопку F9.Автоматически изменяющиеся ссылки на номера формул.Очевидно, что номера формул нужны не сами по себе, а для того, чтобы на них можно было ссылаться в тексте, что, в свою очередь, означает необходимость обеспечить при работе с документом автоматическое преобразование не только самих номеров, но и ссылок на них. Для того чтобы это происходило, следует:

     - оформить номера формул как  специальные элементы, на которые  можно сослаться. К таковым в Word относятся закладки;

     - ссылки на номера формул должны  быть реализованы с помощью специальных элементов Word, называемых перекрестными ссылками.

     

     Рис.6. Создание закладки

     В результате процесс решения рассматриваемой задачи распадается на два принципиальных этапа:

     1. Создание закладки, указывающей на номер формулы:

     - выделить номер формулы;- выполнить команду меню Вставка > Закладка...

     - в окне диалога, показанном  на рис.6, задать имя создаваемой закладки;

     • нажать кнопку вставить

     2. Определение перекрестной ссылки, указывающей на закладку: 
- установить курсор на то место, где должна располагаться ссылка на формулу;  
- выполнить команду меню Вставка > Перекрестная ссылка...; 
- в окне диалога (рис.7) установить тип объекта, на который задается ссылка, - закладка, указать, что ссылка происходит на текст закладки, и, наконец, выбрать нужное имя закладки в списке Для какой закладки; 
-нажать кнопку Вставить. Для перевывода значений перекрестных ссылок их так же, как и формулы, следует выделить и нажать кнопку F9.

     

     Рис.7 Определение перекрестной ссылки на закладку

Примечание: 
Как нетрудно догадаться, описанный механизм задания автонумерации и ссылок может быть использован не только при работе с формулами, но и с любыми другими объектами, которые требуют учета внутри текста. 

     2.ОФОРМЛЕНИЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДОКУМЕТАЦИИ

     Взавершение разговора об экономических приложениях текстового процессора MS Word рассмотрим пример комплексного применения функциональных возможностей данной программы при создании документа экономического характера. Рассмотрим некоторый условный пример. Допустим, перед нами стоит задача разработки документации по инвестиционному проекту завершения строительства станции метро «Адмиралтейская».Очевидно, что содержательная сторона данного вопроса, потенциально оказывающего влияние на социально-экономическую ситуацию в большом городе, несопоставима по своей сложности и важности с задачами «технического» характера. Однако не вызывает сомнений и тот факт, что высокое качество оформления документа значительно ускоряет и повышает уровень работы с ним, позволяет принимать на его основе более обоснованные и продуманные решения. Процесс оформления документации по данному инвестиционному проекту распадается на ряд этапов (подзадач).

     2.1.Структуризация  документа

В содержательном плане текст описания инвестиционного  проекта распадается на ряд частей. Для их корректного выделения удобно использовать механизм стилей. Применим для общего названия инвестиционного проекта стиль Заголовок 1. Далее подразделы будем выделять стилями Заголовок N, соблюдая принцип вложенности, или иерархической организации структур документа: чем ниже уровень раздела, тем больше N - номер его оглавления. А ключевые моменты, на которых необходимо акцентировать внимание, - специальными стилями, имеющими физическое форматирование «жирный» или «курсив». Сам основной текст будем набирать стилем Обычный. К соблюдению стилей советуем отнестись особенно внимательно, поскольку это понадобится при окончательном форматировании документа, и не только для автоматической сборки оглавления, как в нашем простейшем случае. Необходимо отметить, что выделение с помощью стилей названий частей (разделов) документа является формой его структурирования, позволяющей в дальнейшем эффективно работать с его отдельными частями. На рис.8 представлен создаваемый документ в режиме Схема документа. Данный режим вызывается командой меню Вид > Схема документа либо щелчком мыши по пиктограмме.