Решение задач оформления экономической документации средствами MS Word

     

     Рис. 8Работа в режиме Схема документа

     Как видно из рис.8, стандартное окно Word в режиме Схема документа разбивается на две части. Левая часть содержит «дерево» со структурой документа, причем уровень объекта в данном дереве определяется тем, каким стилем Заголовок N он был выделен. Соответственно, при выборе того или иного пункта в левой части окна в правой происходит автоматическое позиционирование к тому месту, где начинается текст выбранного пункта.

 

2.2.Оформление табличных данных  
Целью работ по рассматриваемому проекту является разработка для администрации Санкт-Петербурга вариантов принятия окончательного решения по размещению вестибюля и наклонного хода построенной подземной станции «Адмиралтейская» на правобережной линии метрополитена (с необходимым экономическим обоснованием). 
Для реализации этой цели были разработаны наиболее важные показатели, отражающие значимость всех вариантов, и весовые коэффициенты каждого из них, или баллы. Все они, для удобства восприятия, сведены в единую табл. 9

     Таблица 9 Показатели и баллы оценки вариантов размещения вестибюльного комплекса

Операции  по созданию и оформлению таблиц выполняются из меню Таблица либо из панели инструментов Таблицы и границы. Результат вставки табличной информации в разрабатываемый документ показан на рис.10

     Рис.10 Создание «плавающей таблицы»

     При желании пользователь может не рисовать таблицу на всю ширину печатной области, a Word 2000 предоставляет новую возможность  задания различных комбинаций таблицы  и текста. Это осуществляется следующим  образом: необходимо поместить курсор мыши в пределах таблицы, активизировать меню Таблицы « Свойства таблицы. В появившемся диалоговом окне на вкладке Таблица надо задать Обтекание текстом. 

     2.3.Графическое представление данных 

     Для решения задач аналитического характера часто оказываются полезными не только табличные, но и визуальные формы представления данных: графики, диаграммы и т.д. Для визуального представления данных необходимо выделить таблицу и выбрать команду Вставка/Рисунок/Диаграмма, активизируется  Microsoft Graph, с помощью которой, например,  можно представить табличные данные в виде столбчатой диаграммы .Сводные данные по оценке возможных вариантов строительства, получаемые на основе табл. 9, представлены в табл.12 Для решения задач аналитического характера очень часто оказываются полезными не столько табличные, сколько визуальные формы представления данных, такие как графики, столбчатые и круговые диаграммы, поверхности и т. п. MS Word предоставляет пользователю достаточно продвинутые средства для их создания.

     Таблица 12 Сводные данные по оценке вариантов строительства

 

 

     Рис.13 Сводная диаграмма оценки вариантов строительства

     Построена при помощи меню Вставка >Рисунок >Диаграмма. При этом активизируется Microsoft Graph, предоставляющий широкие возможности по созданию различного вида диаграмм, из которых для экономистов наибольший интерес, пожалуй, представляют График, Круговая диаграмма и Поверхность. Изменение параметров и вида диаграммы осуществляется в активном окне Microsoft Graph в меню Диаграмма > Параметры диаграммы. В частности, на рис.13 представлена Круговая диаграмма, построенная на основе данных, содержащихся в табл. 12

     2.4.Создание списков

     При оформлении документов экономического содержания очень часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами  с так называемой регулярной структурой. Например, это может быть нумерованное или ненумерованное перечисление альтернатив  чего-либо. В Word для их наименования используется термин списки. Примерами списков могут служить следующие два фрагмента.Оценка социально-экономического эффекта от реализации проекта по двум приоритетным вариантам завершения строительства станции «Адмиралтейская» показала: 1. По условиям возврата в городской бюджет средств, затраченных на строительство, проект является для города неокупаемым. 2. Проект имеет важное социальное значение для жителей города, для создания предпосылок экономического развития в историческом центре, а также для ликвидации кризисной перегрузки участков метрополитена в центре города. 3. По условиям суммарной бюджетной и общественной эффективности проекта срок его окупаемости составляет 5 лет.

     

     Рис.14 . Окно выбора типа списка

     В результате сравнения вариантов признаны приоритетными два

     :- o наземный вестибюль на углу Малой Морской ул. и Кирпичного пер., со сносом 3-этажного здания (43 млн. дол.); - подземный вестибюль на Большой Морской ул. между Невским пр. и аркой Главного штаба (37 млн. дол.). При оформлении последних двух подразделов применялись нумерованный и маркированный списки, созданные при помощи меню Формат > Список, где можно выбрать подходящие разновидности списков и наилучший вид маркеров для также задавать свои параметры для списков (рис.14).

     2.5.Формирование оглавления документа

     Теперь, когда основная работа по разработке инвестиционного проекта завершена, осталось только собрать воедино  перечень всех его разделов с тем, чтобы максимально облегчить  поиск необходимой информации. Word предоставляет прекрасную возможность автоматически собрать оглавление. Особенно удобно это в том случае, когда экономический документ функционирует в основном в электронном виде. Тогда вы можете, щелкнув мышью на номере страницы соответствующего раздела в оглавлении, автоматически перейти на эту страницу документа. Не зря в самом начале разработки проекта мы акцентировали внимание на стилях. Если выбор стилей Заголовок N, основного текста, прочих параметров форматирования был выполнен аккуратно, то сборка оглавления не должна вызвать проблем. Для вставки оглавления в текст документа следует: 
- выполнить команду меню Вставка > Оглавление и указатели...; 
- в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Оглавление (рис.15); 
- в списке Вид выбрать вариант оформления оглавления и нажать кнопку ОК.

     

     Рис. 15 Окно выбора стиля оглавления документа

     Примечание: 
Как нетрудно заметить, стили оформления оглавления, представленные в списке Вид, являются «базовыми». При желании пользователь может изменить их настройки (см. кнопка Изменить). Пример оглавления, которое может иметь наш гипотетический проект, представлен на рис. 16

       
       рис.16

 

     

     3.КОЛОНТИТУЛЫ

 Колонтитулы – обычный элемент оформления документа, расположенный в верхнем поле страницы (верхний колонтитул), либо в нижнем поле (нижний колонтитул).

 В колонтитул могут быть вынесены название документа, название глав, нумерация страниц, имя  автора, дата создания, сноски и т. п. Колонтитул также может содержать  графику (например, логотип фирмы). Для  работы с колонтитулами предназначена одноименная панель инструментов (рис. 4.35). Для открытия этой панели надо выбрать команду Вид –> Колонтитулы.

     

Рис. 4.35. Панель Колонтитулы

 При этом на экране располагается верхнее или  нижнее поле, а основной текст приобретает светло-серую окраску и перестает быть активным. Для каждого из колонтитулов можно ввести требуемый текст, а затем форматировать его как обычный текст с помощью команды Формат –> Шрифт. Для завершения работы над колонтитулами необходимо нажать кнопку Закрыть. Для создания колонтитулов надо выполнить следующие действия:

 1.  Выбрать команду Вид –> Колонтитулы. В результате на экране появится панель инструментов Колонтитулы.

 2.  Ввести текст внутри пунктирной рамки, окружающей область колонтитула (например, название документа и имя автора).

3.  Разместить (при необходимости) в колонтитуле номер страницы, дату и время, нажимая соответствующие кнопки на панели Колонтитулы. 

4. Для возвращения  в документ нажать кнопку  Закрыть или дважды щелкнуть мышью в области основного текста.В колонтитулы можно вставить любое графическое изображение, созданное с помощью графического редактора или снятое при помощи сканера. При этом изображение можно сделать фоном, поверх которого можно разместить текст основного документа Чтобы отредактировать колонтитул, нет необходимости пользоваться командой Вставка –> Колонтитул, достаточно дважды щелкнуть по готовому колонтитулу левой клавишей мыши.

     3.1.Форматирование и расположение колонтитулов

     Колонтитулы должны отличаться от остального текста. Это достигается с помощью средств форматирования, имеющихся в Word. Практически любой вид форматирования, который применяется к обычному тексту, доступен при форматировании колонтитулов. Можно изменить шрифт, увеличить или уменьшить размер символов, вставить графику, нарисовать картинку, вставить таблицу, добавить строку или рамку, а также создать затенение, а также установить один или несколько табуляторов, изменить выравнивание или отступы, а также интервалы между строками или абзацами.

     3.2.Изменение горизонтального расположения колонтитула

     Выберите  команду Вид | Колонтитулы.

• Осуществите горизонтальное выравнивание, используя  следующие средства:
• Можно использовать выравнивание табуляции по умолчанию (влево, по центру или вправо) или установить свою табуляцию с помощью линейки.
• Кнопки выравнивания панели инструментов “Форматирование”.
• Маркеры отступов на линейке.
• Для перемещения между разными колонтитулами используйте кнопки Перейти к предыдущему и Перейти к следующему.
• Можно изменять расположение колонтитулов внутри соответствующих полей (верхнего и нижнего). Эти параметры расположения устанавливаются с помощью окна диалога “Параметры страницы”.

     3.3.Изменение вертикального расположения колонтитула

• Выберите  команду Вид | Колонтитулы.
• Нажмите кнопку Параметры страницы.
• Перейдите на вкладку “Поля”.
• В разделе “От края до колонтитула” установите расстояние в поле Верхнего от верхнего края страницы для верхнего колонтитула и в поле Нижнего — от нижнего края страницы для нижнего колонтитула. Нажмите кнопку ОК.
• Для перемещения между колонтитулами используйте кнопки Перейти к предыдущему, Перейти к следующему и Верхний/нижний колонтитул.
• Для возвращения в документ нажмите кнопку Закрыть или дважды нажмите мышью область основного текста.
• Расстояние между текстом документа и колонтитулами можно менять, увеличивая или уменьшая верхнее или нижнее поле страницы. Для этой цели можно использовать окно диалога “Параметры страницы” или вертикальную линейку.