Разработка проекта внедрения корпоративной информационной системы предприятия

1.5.           Назначение корпоративной информационной системы на предприятии

Крупнейшие фирмы мира, лидеры своих отраслей давно применяют корпоративные информационные системы для получения, сортировки, обработки использования и хранения тех огромных потоков информации, которые обрушиваются на них. Стало привычным для нас применение персональных компьютеров.

Корпоративные ИС предназначены для обеспечения большинства бизнес-процессов (желательно всех) всего предприятия (нескольких предприятий), сбора и анализа информации о предприятии и внешней среде с целью решения задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции). Для таких систем характерно высокое быстродействие и чрезвычайная простота в использовании, однако, функциональность подобных систем с точки зрения анализа обычно крайне ограничена.

КИС помогают исполнителям анализировать важную информацию и использовать соответствующие инструментальные средства, чтобы направлять ее для создания стратегических решений в организации. Так, например КИС помогают исполнителям разрабатывать более точное и актуальное целостное изображения операций организации, а также и конкурентов, поставщиков и потребителей (заказчиков).

Специализация корпоративной информационной системы

Специализация КИС — мониторинг событий и трендов, как внутренних, так и внешних. Владея своевременной и более широкой информацией и соответствующими инструментальными средствами, менеджеры высшего уровня лучше готовятся к принятию стратегических изменений для использования возможностей организации и устранения проблем. КИС могут быть конкурентным оружием и инструментальным средством стратегического планирования; улучшать качество решений, которые создаются на высшем уровне; уменьшать объем времени на отслеживание (выявление) проблем и возможностей; улучшить качество планирования на верхних уровнях управления организацией; обеспечивать механизм для улучшения контроля в организации; обеспечивать более скорый и лучший доступ к данным и моделям.

1.6.           Разработка стратегии создания корпоративных информационных систем

Развитие компании, включение в ее состав филиалов и дочерних предприятий со сложившейся информационной инфраструктурой, расширение списка продуктов и услуг приводят к возникновению новых потребностей, моральному устареванию имеющихся систем автоматизации, возникновению узких мест в управлении.

Разработка стратегии создания КИС c EPAM Systems всегда начинается с обследования информационных систем и сбора информации о текущем состоянии, в ходе которого выявляются:

        Основные бизнес-процессы, стандарты учета и управления компании

        Корпоративные стандарты компании в области информационных технологий

        Требования по защите информации

        Информационные потоки, внешние связи и интерфейсы

        Состав ИТ-инфраструктуры (оборудование и программные средства)

        Потребности в совершенствовании существующей КИС и ее элементов

Анализ собранной информации позволяет определить

        Степень эффективности, узкие места и скрытые ресурсы КИС

        Положение дел в системе защиты информации

        Тенденции изменения информационных потоков, внешних связей и интерфейсов

        Соответствие существующей КИС требованиям заказчика

По результатам анализа EPAM Systems предоставляет пакет документов, содержащих выводы и рекомендации по развитию и оптимизации КИС предприятия или отдельных ее элементов.

2.            Разработка проекта внедрения корпоративной информационной системы на предприятии.

2.1.           Основные причины внедрения корпоративной информационной системы на предприятии.

Можно выделить следующие основные причины необходимости внедрения КИС на предприятии:

1. Замена существующих систем, не удовлетворяющих требованиям современного бизнеса (не поддерживающих многовалютность и многоязычность, не масштабирующихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия, фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия, обеспечивающих неудовлетворительную скорость выполнения основных бизнес-процессов и недостаточную оперативность получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.).

2. Необходимость расширения контактов (и их постоянной поддержки) с партнерами и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества. По данным опроса Worldwide Benchmark Project, при использовании КИС правильнее говорить, скорее, о снижении корпоративных расходов, нежели о получении реальной прибыли (82.5% респондентов при внедрении КИС следят за снижением расходов и только 15% — за ростом прибыли). Кроме того, внедрение КИС на предприятии, как правило, позволяет на 15%-35% снизить материально-производственные запасы с одновременным ростом общей производительности. Но еще более важно то, что после развертывания КИС начинают проявляться ее косвенные преимущества: у руководства предприятия появляется возможность всестороннего анализа и выработки стратегических решений, налаживаются более тесные отношения с клиентами и поставщиками. А все это, в конце концов, приводит к повышению эффективности работы предприятия.

2.2.           Цели и этапы разработки проекта по внедрению корпоративной информационной системы

Типовые цели внедрения корпоративной информационной системы (КИС):

1. Оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде, руководителей всех уровней управления предприятием;

2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления;

3. Упрощение регистрации данных и их обработку;

4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных;

5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени;

6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления;

7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (холдингов).

Рассмотрим этапы проекта внедрения корпоративных информационных систем (КИС) и постараемся определить типичные проблемы и ошибки ведения таких проектов:

1)              Определение стратегических целей проекта и плана внедрения

2)              Предпроектное обследование / промышленный аудит

3)              Обучение специалистов группы внедрения

4)              Моделирование бизнеса

5)              Детальное планирование

6)              Внедрение

7)              Тестовые пуски в отдельных подразделениях

8)              Обучение конечных пользователей работе с системой

9)              Опытная эксплуатация

10)          Интегрированный пилотный пример

11)          План "переключения"

12)          Ввод системы в промышленную эксплуатацию

13)          Послепроектное обследование / промышленный аудит

Определение стратегических целей проекта и плана внедрения

Задача этого этапа - составление базового плана внедрения. В него включаются: организация проекта, его структура, цели и область применения, состав проектной группы, методика внедрения, ориентировочный план подготовки проектной группы, согласование основных этапов, методы оценки качества работы.

Основная проблема состоит в том, что чаще всего план внедрения просто отсутствует или имеет приблизительно-умозрительный характер. Необходимым условием успешности проекта является документирование всех решений, принятых на данном и последующих этапах.

Предпроектное обследование

Задачей предпроектного обследования является ранняя диагностика проблем, которые могут возникнуть при внедрении (некачественное формирование или отсутствие первичных документов, справочников, нормативов и стандартов; неподдерживаемая системой организация процессов управления, процедур и правил). По результатам обследования составляется документ, который подписывают все участники проекта. В документе отражаются выявленные проблемы и намечаются пути их решения. От качества проведения предпроектного обследования часто зависит успех внедрения в целом. Со стороны консультанта в обследовании должны принимать участие специалисты высшей квалификации, имеющие опыт работы на предприятии данной отрасли или близких отраслей.

Обучение специалистов группы внедрения

Несмотря на кажущуюся простоту, этот этап связан с огромным количеством сложностей, характерных именно для российской практики. Прежде всего, большинство руководителей российских организаций морально не готово заплатить существенную сумму за обучение своих сотрудников. Этот этап всем силами стараются сократить или вообще обойти не только поставщики, но и заказчики. Однако последующие этапы предполагают обязательное наличие у заказчика высококвалифицированного персонала. В противном случае эффективность работы существенно падает, что приводит к затягиванию проекта, многократному росту его стоимости и даже провалу.

Моделирование бизнеса

Данный этап является необязательным, но обычно рекомендуется в фирменных руководствах по внедрению. Российские консультанты стремятся использовать этот этап для обучения своих малоопытных специалистов. Однако заказчику такое "моделирование" практически ничего не дает. Для того чтобы этот этап принес существенную пользу, он должен проводиться силами хорошо обученных сотрудников заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и обязательной привязкой модели к стандартам бизнеса и к будущей системе. Наличие в системе встроенных средств моделирования, связанных со средствами быстрой разработки, может существенно облегчить жизнь системным администраторам за счет ускоренной настройки маршрутов документов, прав доступа и меню.

Детальное планирование

После обучения группа внедрения способна разработать детальный проектный план, специально предназначенный для эффективного внедрения. В перечень конкретных задач включаются обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие параллельно решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и консультантами.

На следующем этапе внедрения проводится разработка и согласование настройки справочников и классификаторов системы в соответствии с определенными на предыдущих этапах требованиями. При необходимости принимаются решения об изменении существующей практики учета или функциональных моделей. При наличии корпоративных стандартов и квалифицированных консультантов сложностей обычно не возникает. При отсутствии или неполноте стандартов они должны быть созданы/доработаны.

Внедрение

Эта стадия характеризуется присутствием факторов риска с максимальной тяжестью последствий, если сравнивать с другими этапами. На ней, в частности, в полной мере, проявляются риски, обусловленные неверным планированием. Но даже при идеальном планировании и организации внедрения значительные проблемы могут возникнуть из-за того, что проект затрагивает сферу жизненных интересов больших коллективов и руководителей высшего звена, контролирующих собственность, товарные и денежные потоки. Внедрение системы в действительности может преследовать разные внутриполитические цели, далекие от официального плана. Например, проект может использоваться как таран для различных изменений и передела сфер влияния внутри компании. Технологические риски возникают, прежде всего, из-за обширной функциональности системы, дезориентирующей заказчика, а также трудоемкости переноса в систему исторических данных.

Участие руководителей - обязательное условие успешного внедрения. Во-первых, именно они станут ключевыми пользователями информации, получаемой из системы. Во-вторых, именно они должны принимать окончательные решения в ходе проекта. И, в-третьих, их поддержка необходима для придания проекту соответствующего статуса - всем ясно, что только проекты, интересные руководителю, пойдут по плану и будут закончены в срок. Неприятие проекта со стороны персонала, которое в конечном счете ставит проект под угрозу, часто возникает из-за недостатка информации: руководство предприятия не осведомлено о том, чем занимается проектная команда, а сотрудники недоумевают, зачем вообще понадобилась эта затея. Преодолеть негативное отношение персонала поможет своевременная и регулярная работа с персоналом, которая должна входить в обязанности участников проектной группы.

Тестовые пуски в отдельных подразделениях

На этом этапе в систему вводятся реальные данные (как правило, в ограниченном объеме), после чего путем моделирования реальных ситуаций (например, отгрузки, оприходования товара) последовательно тестируются бизнес-функции. Очень важно провести эти испытания в условиях максимально приближенных к реальному режиму эксплуатации системы, чтобы исключить неприятные неожиданности при опытно-промышленной эксплуатации. Нужно иметь в виду, что при тестовых пусках интересы консультантов и заказчиков нередко вступают в противоречие. Консультанту важно, чтобы все прошло максимально "гладко" и он мог получить деньги за следующий, обычно самый дорогостоящий этап. Заказчику же, напротив, выгодно выявить как можно больше проблем, чтобы, пока еще не поздно, принять решительные меры, например, отказаться от внедрения отдельных блоков системы или от всей системы в целом. Обучение конечных пользователей работе с системой