Разработка проекта внедрения корпоративной информационной системы предприятия

В начале 90-х г. системы класса MRP II в интеграции с модулем финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Следующим этапом развития КИС можно считать появление концепции CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. Возникновение таких систем явилось следствием того, что производство стало подстраиваться под нужды потребителя. CSRP в свою очередь подготовила почву для систем нового класса в управлении предприятием - CRM (Customer Relationship Management) - управление взаимоотношениями с клиентами. СRM многие эксперты рассматривают не только как информационную систему и технологию, но и как бизнес-стратегию. Как правило, CRM-системы состоят из модулей управления контактами, автоматизации продаж, поддержки пользователей и ряда других в зависимости от функциональности. Одновременно с CRM-системами получили развитие системы, направленные на управление бизнес-процессами в различных областях. В настоящее время ERP-системы также называют интегрированными информационными системами, которые в свою очередь подразделяются на локальные мелкие, средние и крупные. Как правило, такие системы используются для автоматизации всех функций компании и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Локальные системы в свою очередь ориентированы на автоматизацию какой-либо одной функции бизнеса, например бухгалтерского учета.

В то же время многие локальные системы, направленные на решение задач управления логистикой (Supply Chain Management), складом (Warehouse Management Systems), документами (WorkFlow), бизнес-процессами (Business Process Management Systems), проектами (Project Management Systems), начинают не только существовать сами по себе либо как модуль или подсистема более большой информационной системы, но и интегрировать новые задачи. Так, системы документооборота помимо традиционных задач управления архивами, коллективной обработки документов решают новые задачи, такие, как управление коллективными знаниями.

Что касается систем управления бизнес-процессами, или BPMS-систем (Business Process Management Systems), - это класс программного обеспечения, предназначенного для непосредственного управления бизнес-процессами (используются также термины "BPM-система" и "BPM"). Граница между КИС, ориентированными и не ориентированными на управление бизнес-процессами, определяется их возможностью поддерживать реинжиниринг бизнес-процессов и настраиваться на созданные проектировщиком предприятия модели процессов.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения.

Новая ниша на рынке систем документооборота и управления бизнес-процессами.

Как уже упоминалось, тенденцией рынка является интеграция задач, решаемых КИС. В связи с этим систему документооборота целесообразно рассматривать не только в этой функциональности, но и как систему управления документами и бизнес-процессами в совокупности. Такие КИС составляют новую нишу на рынке, причем на пересечении управления документами и управления бизнес-процессами встречаются как игроки рынка систем документооборота, так и производители систем управления бизнес-процессами. Крупные системы представляют собой не законченное решение, а платформу, которую в каждом случае необходимо дорабатывать и настраивать под нужды заказчика. Рынок предлагает массу коробочных решений для автоматизации документооборота и отдельных процессов, которые отличаются ориентированностью на решение задач с простой функциональностью, низкой стоимостью, быстротой внедрения, но отсутствием адаптации к особенностям компании покупателя.
Существует также промежуточный сегмент, где работают в основном отечественные производители. Предлагаемые ими системы имеют стандартную функциональность, но при этом могут настраиваться под нужды конкретного заказчика. В этом сегменте можно выделить системы, ориентированные в большей степени на документооборот и на управление бизнес-процессами.

Таким образом, среди двух типов систем можно выделить отдельную нишу, в которой предлагаются системы по управлению документами и бизнес-процессами, обеспечивающие решение как всех задач традиционного документооборота, так и сложных задач управления бизнес-процессами предприятия.

Сейчас на российском рынке представлены практически все мировые разработки в области КИС, а также широкий спектр программных продуктов отечественной разработки. В качестве примера зарубежных КИС можно отметить SAP R/3, Oracle Appications, MBS Navision, отечественных - Галактика, Парус-Корпорация, "1С: Управление производственным предприятием 8" и др.

Перспективы развития КИС

В настоящее время можно отметить несколько тенденций в развитии КИС: азработка различных вертикальных решений, предназначенных для сквозной автоматизации предприятий какой-либо отрасли; оздание гибких программных продуктов, оперативно внедряемых и максимально легко настраиваемых под потребности предприятия, на котором они внедряются; тесная интеграция работы ИТ-специалистов по внедрению и специалистов по кадрам, т.е. разработка КИС, которые удобны и понятны сотрудникам и поэтому легко внедряются в реальную промышленную эксплуатацию. Несомненно, эволюция корпоративных систем будет продолжаться столько же, сколько развиваются технологии. На динамику процесса также оказывают влияние различные теории корпоративного управления, постоянно появляющиеся, обретающие популярность и внедряемые на предприятиях наряду с КИС. Развитие и совершенствование КИС является одним из элементов естественного процесса технологического и организационного прогресса.

1.3.           Преимущества и недостатки корпоративной информационной системы на предприятии.

Преимущества корпоративной информационной системы (КИС).

Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:

- технический дизайн (наилучший способ произвести изделие);

- отслеживание заказов: от принятия до выполнения;

- цикл получения дохода – от накладной до получения наличных;

- управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов

- проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)

- бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.

Учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий. В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.

Недостатки корпоративной информационной системы КИС.

Большинство проблем с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования.

Ограничения ERP-систем заключаются в следующем:

- Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.

- Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.

- Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.

- Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.

- Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей.

- Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.

- Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.

- ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.

- ERP-системы могут быть сложны в использовании.

- Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.

- Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.

- После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).

- Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.

- Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.

- Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.

- Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.

1.4.           Основные особенности и требования выбора корпоративной информационной системы.

При выборе корпоративной информационной системы (КИС) необходимо обратить особое внимание на следующие основные моменты:

1. Имидж фирмы-разработчика и время ее работы на рынке КИС , репутация самой системы и общее количество успешных внедрений. Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие аутсайдеры и новички рынка КИС , пытаясь прорваться на рынок и закрепиться на нем, предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Кроме того, давно существующие системы часто связаны устаревшими архитектурными решениями. Большое число продаж может быть и заслугой маркетинга

2. Число успешных внедрений в России. В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных предприятиях отрасли и потребовалась ли помощь внешних консультантов. Если предприятие внедрило систему самостоятельно, значит она — простая и постигаемая. Необходимо также посмотреть, как работает система, например, на 1-2 объектах и пообщаться с ее пользователями.

3. Наличие в системе всех необходимых функций (функциональность). Система должна обеспечивать основные потребности в управлении предприятием.

4. Гибкость и открытость. Является одним из важнейших факторов выбора КИС . В соответствии с мировым опытом система будет внедряться до 3 лет, а работать — до 10 лет. За это время может значительно измениться предприятие (его продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц). Система управления предприятием должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и др.

5. Терминология. При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация и HELP должны быть полными, ясными и понятными, а терминология — привычной.

6. Качество локализации западной системы. Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация.

7. Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы. Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению и количество успешно реализованных проектов.

8. Приемлемость цены системы. Следует учитывать, что на весь цикл установки КИС (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на само ПО (с коэффициентом от 3 до 10). При этом, чем сложнее и дороже внедряемая КИС , тем выше будет коэффициент.

9. Возможность помодульного приобретения системы.

10. Возможность бесплатной работы в течение нескольких месяцев с демоверсией КИС.