Разработка отчета в режиме конструктора

     4. В режиме конструктора можно  непосредственно указать параметры  всех элементов структуры таблицы.

     Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет  в любой момент изменить структуру  таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или  создать маски ввода.

     Для примера определим таблицу ВУЗы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора.

     В верхней части окна расположены  столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

     5. Типы данных

Текстовый формат

     Размер  текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

     Формат  поля используется в формах и запросах. Существует набор специальных символов формата, которые жестко задают вид и размер вводимых строк.

     Кодовые символы формата текстовых полей  представлены ниже:

     @ – должен быть текстовый символ или пробел; & – текстовый символ; < – преобразование символов в нижний регистр; > – преобразование символов в верхний регистр.

     Формат  поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой». Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая – определяет значение поля, если данные в него не были введены.

     Маска ввода также представляет собой последовательность кодовых символов:

     0 – должна быть цифра от 0 до 9; 9 - цифра или пробел; # – цифра, пробел, плюс или минус; L – должна быть буква (A...Z, А...Я); ? – буква; А – должна быть буква или цифра; а – может быть буква или цифра; & – должен быть любой символ или пробел; С – произвольный символ;:; - / – разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных; < – преобразование символов в нижний регистр; > – преобразование символов в верхний регистр;! – маска должна заполняться справа налево; \ – ввод следующего за обратной косой чертой символа как символьной константы.

     Кодовые символы 0, А, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле. Поскольку некоторые виды данных (даты, время, телефонные номера) содержат стандартные разделители, то для упрощения ввода предусмотрено, что некоторые общепринятые символы-разделители воспринимаются в маске ввода «буквально», то есть записываются в поле наряду с введенными данными. Кроме того, для определения символьных констант, состоящих из нескольких символов, допускается использовать двойные кавычки. В отличие от символов формата, символы маски ввода являются общими для всех типов полей, в которых разрешено применение маски. Пароль – создание поля для ввода пароля, вводимые символы не отображаются.

     Подпись – это второй (первый – Имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца. Видимо, подпись полезна тем, что она может быть более информативной и естественной, чем имя поля.

     Свойство  «значение по умолчанию» говорит само за себя. Если при вводе данных часто повторяется одно и то же значение (в данном случае текстовая строка), то целесообразно «попросить» программу автоматически подставлять заданное значение во все вновь создаваемые поля. Пользователь же в процессе работы решает, оставить поле как есть или изменить данные. Это может сэкономить время при вводе, но может быть и причиной дополнительных ошибок, если оператор забудет стереть ненужные значения поля. С этим свойством связана процедура Построитель выражений для облегчения формирования значения поля. Процедура вызывается нажатием кнопки , которая появляется после щелчка в строке «Значение по умолчанию».

     Свойство  «условие на значение» позволяет создать фильтр, который разрешит вводить в данное поле только то, что удовлетворяет определенному условию. Для задания такого критерия можно запустить Построитель выражений. Если же оператор БД нарушит условие ввода, то программа сообщит ему об этом, выведя на экран текст, определенный, как свойство «сообщение об ошибке».

     При задании условия на значение используются следующие операторы сравнения: 

 

     Примеры задания простых условий на значение для полей: Is Null Or >0 And <800– проверяет, является ли поле пустым (Is Null) или же введенное значение лежит в диапазоне от 0 до 800; >50 And <100или BETWEEN 50 And 100 – данные два условия идентичны и проверяют числовое значение на попадание в интервал от 50 до 100; In («Белгород», «Москва», «Los Angeles»)– с помощью оператора IN можно выполнить множественное сравнение; #15.01.94#– если в качестве операнда используется дата, то она должна быть заключена в символы числа (#); LIKE «*товар##*»– данное условие используется для нахождения строк, содержащих подстроку товар и две произвольные цифры.

     Свойство  «обязательное поле» является логическим. Оно может принимать одно из двух значений: Да или Нет, которые выбираются из списка, связанного со строкой данного свойства. Да означает, что в поле обязательно должны быть введены данные.

     Свойство  «пустые строки» тоже логическое и похоже на предыдущее. Оно определяет, разрешены или нет в данном поле пустые строки. Для Access существуют два разных понятия: «поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой, то есть содержащее пробелы». Реляционные базы данных обеспечивают возможность хранения в полях таблиц специального значения Null, называемого пустым значением, которое обозначает некоторое неизвестное значение. Пустое значение имеет особые свойства. Так, пустое значение не может быть равно никакому другому значению, в том числе другому пустому значению. Это означает, что нельзя объединить (связать) две таблицы по значению Null. Условие "А = В", где А или В содержит Null, всегда будет ложным. Наконец, пустые значения не учитываются в итоговых функциях, таких как Sum (Сумма) или Avg (Среднее значение). Вы можете лишь проверить наличие значения Null, сравнив значения поля со специальной константой NULL или используя встроенную функцию IsNull. С другой стороны, вы можете установить значение текстового или Мемо поля равным пустой строке (""), и это будет означать, что значение поля известно, но поле пустое. Вы можете соединять таблицы по пустым строкам. При сравнении пустые строки считаются равными друг другу. Чтобы разрешить пользователю ввод пустых строк в текстовые и Мемо поля, вам следует установить для свойства Пустые строки значение Да. Если вы этого не сделаете, Access преобразует введенные пользователем пустые строки, а также строки, состоящие из пробелов, в строки, содержащие значение Null. Если при этом свойство Обязательное поле для текстового поля установлено как Да, то Access сохраняет пустую строку в качестве значения, когда пользователь вводит "" или строку, состоящую только из пробелов.

     Свойство  «индексированное поле»  может иметь одно из трех значений: или поле не индексировано, или индексировано, но допускаются повторяющиеся значения, или индексировано, и повторения значений поля запрещены.

     Разумеется, при конструировании базы данных нет необходимости задавать все  свойства полей. Но, чтобы полностью  использовать потенциал Access, вы должны при работе с программой держать «в уме» возможность применения того или иного свойства.

     Свойство  «сжатие Юникод». В Microsoft Access 2000 для хранения информации полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» используется кодировка Юникод (Unicode). В Юникод каждый символ представляется двумя байтами, а не одним, как в традиционных кодировках. В результате для хранения данных полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется больше места, чем в предыдущих версиях Access.

     Этот  эффект использования кодировки  Юникод можно сгладить, установив  свойство Сжатие Юникод (Unicode Compression) поля в значение Да. При создании полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» это значение свойства устанавливается по умолчанию. Когда свойство Сжатие Юникод поля имеет значение Да, все символы, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке. Если первый байт отдельного символа не равен нулю, этот символ не будет сжиматься.

Числовой формат

     Числовые  поля обладают, в основном, теми же свойствами, что и текстовые, за некоторыми отличиями. Тип числового поля может принимать  значения из следующего списка:

     Байт – целые числа в пределах от 0 до 255;

     Целое – целые числа от –32768 до 32767;

     Длинное целое – целые числа от -2147483648 до 2147483647;

     С плавающей точкой (4 байт) – числа в пределах от –3.402823ЕЗ8 до 3.402823ЕЗ8;

     С плавающей точкой (8 байт) – числа в пределах от –1.79769313486232ЕЗ08 до 1.79769313486232ЕЗ08;

     Код репликации – глобально уникальный идентификатор (GUID) длиной 16 байт.

     Формат  числового поля может определяться следующими кодовыми символами:

     . – точка используется в качестве десятичного разделителя;

     , – запятая применяется как разделитель групп разрядов;

     0 – вывод цифры или нуля, если разряд незначащий; # – вывод цифры;

     $ – знак доллара; % – вывод числа в процентном формате;

     Е или е – вывод числа в экспоненциальной форме.

     При создании числового формата могут  быть заданы четыре группы кодов:

     первая  – для вывода положительных чисел, вторая – для отрицательных значений, третья – для представления нулевого значения, четвертая – для пустых полей.

     Группы  разделяются знаком «точка с запятой». Основой для определения числового  формата может служить следующая  конструкция: # ##0,00

     В этом формате указано не только расположение обязательных и факультативных разрядов, но и отмечено, что в числе должно проводиться разделение групп разрядов пробелами. Так, например, число 123456,789 в этом формате выглядело бы следующим  образом: 123 456,78

     В формате можно задавать и цвет выводимых символов. Допустим, надо представить значения температуры  так, чтобы величины больше нуля были красного цвета, а меньше нуля –  синего. В этом случае формат может  быть таким:

     #[Красный]; -#[Синий]; 0[Зеленый]; 'Нет данных"

     Как можно использовать последнюю, четвертую  группу формата? Во-первых, можно создать  фразу-напоминание (Введи число!), которая  покажет, что в некоторой ячейке отсутствуют данные, которые на самом  деле должны там быть. Во-вторых, используя четвертую группу формата, можно из числового поля сделать «как бы текстовое», то есть позволить программе заполнять ячейку неким текстом при отсутствии числовых данных.

Формат  «дата/время»

     Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля, приведенный ниже вместе с примерами: