Разработка базы данных для туристического агенство

      Excel позволяет создавать связи с  другими рабочими листами и  другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использован ссылки на лист;
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки,
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

 

4.1.Использование в формуле связывания ссылки на

  другой рабочий лист 

      При работе с большим количеством  данных и создании многочисленных paбочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют вас от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.

      При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные - исходной рабочей книгой.

      Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем  листе, поставьте восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если наш лист имеет имя, то вместо обозначения лист используем имя этого листа. Например, Клиенты!B5.

      Если  имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки. 

4.2.Связывание нескольких рабочих листов 

      Часто встречаются ситуации, когда формула  должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У вас также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

      В таких случаях Excel ссылается на диапазоны  ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

      Трехмерные  ссылки можно включить в формулу  и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который  нужно включить в формулу. Но сначала  начните формулу в ячейке, где хотите получить результат. Когда дойдет черед до использования трехмерной ссылки, щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажмите (и не отпускайте) клавишу <Shift> и щелкните на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделит нужные ячейки. Завершив построение формулы, нажмите клавишу <Enter>.

4.3.Связывание рабочих книг

      При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные -- исходной рабочей книгой.

      Связь между двумя файлами достигается  за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные, -- файлом-источником.

      Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике  в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

      При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, используйте имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него -- адрес ячейки (ячеек).

 

5.Диалоговое окно Форма 

      В Excel имеется специальное диалоговое окно (рис. 5.1), которое обеспечивает удобный способ ввода и просмотра данных в списке. Для вызова этого окна необходимо поместить табличный курсор в любую ячейку списка и выполнить команду Данные/Форма. С помощью встроенной формы, нажимая на соответствующие кнопки, вы можете вводить, редактировать и удалять записи табличной базы данных. 

      

      Рис. 5.1. В диалоговом окне формы отображаются данные выбранного тура 

      5.1.Вывод таблиц на печать 

      У неопытных пользователей при  печати документов, созданных в Excel, часто возникают проблемы. Объясняется  это, в частности, тем, что необходимо учитывать ряд дополнительных факторов, нехарактерных, скажем, для процесса печати Word-документов. Продемонстрируем сказанное на примере. Допустим, что в диапазоне ячеек А1:В2 вы создали небольшую таблицу и при этом в ячейку АА1000 случайно ввели пробел. Если перед отправкой документа на печать не предпринять соответствующих мер, то в результате будет выведено 100 страниц бумаги, 99 из которых окажутся пустыми. Для того чтобы вы могли не только выполнить расчеты, но и представить их в надлежащем виде, мы рассмотрим особенности печати документов в Excel. 

5.1.1.Предварительный просмотр документа 

      Перед выводом файла на печать необходимо посмотреть, как он будет выглядеть  на бумаге. Для этого нужно перейти  в режим предварительного просмотра. Проще всего это сделать, нажав одноименную кнопку на стандартной панели инструментов. Можно также воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр.

      При первом включении режима предварительного просмотра наша таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке. 5.1.1.1.

      

      Рисунок. 5.1.1.1. Таблица в режиме предварительного просмотра

      Таблица занимает только половину страницы, но в строке состояния есть надпись  Предварительный просмотр: страница 1 из 2. Таким образом, при печати небольшая таблица будет расположена на двух листах, что не совсем удобно. 

5.2.Выбор размера и расположения таблицы на странице 
 

      Если  расположение таблицы на странице не удовлетворяет вашим требованиям, попытайтесь изменить ориентацию страницы. Нажмите кнопку Страница в окне предварительного просмотра, и на экране тут же появится диалоговое окно Параметры страницы. Перейдите на вкладку Страница этого окна (рис. 5.2.1.). Созданная нами база данных будет смотреться значительно эффективнее, если шапку таблицы расположить вдоль большей стороны страницы. Для этого отметьте в области Ориентация переключатель альбомная. Подтвердите свой выбор, нажав кнопку ОК.

      Если  же и после этого таблица не помещается на одной странице, попробуйте изменить масштаб представления таблицы. Выберите в области Масштаб один из переключателей

• - установить % от натуральной величины;
• - разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту.

      При выборе первого переключателя вы должны задать масштаб в соответствующем поле ввода, а при выборе второго таковой будет подобран автоматически.

      На  вкладке Поля (рисунок. 5.2.2) можно задать размеры верхнего, нижнего и боковых полей страницы, а также колонтитулов. В области Центрировать на странице данной вкладки находятся опции, позволяющие задать центрирование таблицы. Для нашей таблицы можно установить флажок горизонтально

      

Рисунок. 5.2.1. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Страница 

      

      Рисунок. 5.2.2 Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля 

      5.3.Создание колонтитулов 

      Выводимые на печать отчеты часто требуется  снабдить дополнительной информацией, например, пронумеровать страницы, указать дату вывода документа и имя его автора. Многие делают это вручную. Однако в Excel имеется возможность выполнять подобную работу автоматически. Но для этого надо научиться формировать колонтитулы. Управление их содержимым и параметрами осуществляется при помощи вкладки Колонтитулы (рис. 5.3.1). 

      

     Рисунок. 5.3.1. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Колонтитулы 

      По  умолчанию отведенные для колонтитулов поля являются пустыми. Однако Excel предоставляет  в распоряжение пользователя большой  набор встроенных колонтитулов, перечни  которых находятся в полях  Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. Вкладка Колонтитулы имеет специальные поля, позволяющие увидеть, как будет выглядеть колонтитул после выполнения установок. Так, верхний колонтитул на рисунке. 5.3.1. содержит следующую информацию: имя файла, имя листа, номер страницы, дату и время вывода файла В нижнем колонтитуле указано имя лица, подготовившего отчет.

      Нажмите кнопку Создать верхний колонтитул, после чего появится диалоговое окно Верхний колонтитул (рисунок. 5.3.2). Это окно состоит из трех полей, предназначенных для ввода текста колонтитулов: Слева, В центре и Справа. Данные поля обеспечивают выравнивание текста, соответствующее их названию. В средней части диалогового окна располагаются кнопки, предназначенные для задания параметров шрифта для колонтитула и вставки в него традиционных частей. 

      

      Рис. 5.3.2. Диалоговое окно Верхний колонтитул 

      5.4.Определение параметров вывода листа на печать 

      Если  табличная база данных содержит не 10 записей, а намного больше, то при ее печати мы получим не одну страницу, а несколько. Однако если строка заголовка будет присутствовать только на первой странице, то работать с таблицей будет не удобно.

      В Excel существует возможность печатать заголовки на каждой странице. Задается эта опция на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы. Однако если вкладка открыта в режиме предварительного просмотра, то сделать это невозможно. Поэтому сначала закройте диалоговое окно Параметры страницы (нажав кнопку ОК для сохранения заданных ранее параметров) и выйдите из режима предварительного просмотра (нажав кнопку Закрыть). Затем посредством команды Файл/Параметры страницы вызовите это же диалоговое окно и перейдите в нем на вкладку Лист (рисунок. 5.4.1.). 

      

      Рис. 5 4.1. Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы 

      В поле Выводить на печать диапазон этого  окна можно задать область печати. В расположенной ниже области. Печатать на каждой странице имеется два поля: сквозные строки и сквозные столбцы.

      Чтобы обеспечить печать строки заголовков на каждой странице, достаточно поместить курсор в поле сквозные строки, после чего щелкнуть мышью в любом месте строки заголовков.

      В области Печать находятся такие опции:

• сетка - если данная опция отмечена флажком, то на печать выводятся линии, разделяющие ячейки на рабочем листе (обычно при печати документов не используется);
• черно-белая - путем установки этой опции задается черно-белая печать оформленных цветом элементов;
• черновая - применяется при черновой печати для экономии тонера и уменьшения времени печати;
• заголовки строк и столбцов - в сочетании с опцией сетка позволяет определить структуру рабочего листа (может потребоваться в процессе разработки таблиц).

      В области Последовательность вывода страниц вкладки Лист располагаются два переключателя, задающие последовательность вывода страниц на печать: вниз, затем вправо и вправо, затем вниз. Они позволяют указать последовательность нумерации страниц печатного документа.