Разработка базы данных для туристического агенство

      В таблице «Туры» предоставляются  данные о различных путевках, о  стоимости, о виде транспорта и др.(рисунок 3.1.2.)

      

      Рисунок 3.1.2. Таблица «Туры» 

      В таблице «Персонал» перечислена  вся информация о сотрудниках  данной фирмы (рисунок 3.1.3.)

      

Рисунок 3.1.3. Таблица «Персонал» 
 

      При проектировании необходимо учесть следующее:

• ·каждая запись должна содержать не менее 7 полей;
• ·имена каждого поля должны быть уникальны.

      Основные  операции, которые выполняют СУБД при работе с табличной базой  данных:

• добавить запись в табличную базу данных;
• удалить запись из табличной базы данных;
• изменить имеющуюся запись;
• найти запись по значениям нескольких полей

 

3.2. Ввод данных в таблицу

3.2.1. Задание заголовка 

      Мы  имеете для работы новую рабочую  книгу, в которой создаете табличную базу данных.

      Одна  из строк таблицы резервируется  для названий полей. Это обычно строка из заголовка таблицы. Заголовок  состоит из двух частей: общего названия и строки с названиями полей (шапки таблицы). В ячейку A1 введем общий заголовок - ” Список клиентов”. В следующей строке введем имена полей в ячейки:

      A2 - Фамилия;

      B2 - Имя;

      C2 - Отчество;

      D2 – Серия паспорта;

      E2 – Номер паспорта;

      F2 - Дата выдачи паспорта;

      G2 – Паспорт выдан и др.

      Таким образом, заголовок списка готов. Можно  приступить к заполнению таблицы.

      3.2.2. Ввод данных в  таблицу 

      Начинаем  вводить информацию о клиентах. Например, в ячейку A3 нам надо ввести фамилию  клиента. Устанавливаем курсор на ячейку A3 и щелчком выделяем ее. После этого вводим нужные данные. Для того, чтобы текст был внесен в текущую ячейку рабочего листа, он должен быть подтвержден. Это можно сделать следующим образом:

• ·нажав клавишу ввода;
• ·щелкнув мышью на другой ячейке;
• ·покинув текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

      Если  при вводе выйдите за пределы  поля, нужно отодвинуть правую границу  ячейки. Для этого установите курсор на этой границе в верхней строке, содержащей обозначение столбцов. Как только курсор сменит форму, начните перемещать правую границу до требуемого размера. Для передвижения по рабочему листу используйте мышь или клавиши управления курсором.

      Заполняем все остальные поля, последовательно  вводя данные, относящиеся к первому клиенту в списке. Для перехода от одного столбца к другому используйте клавишу TAB. В следующей строке вводим информацию о втором клиенте, и т. д.

      Если  при вводе текста произошла ошибка, то установите курсор на ту ячейку, в  которой сделана ошибка и исправьте информацию. 

      3.2.3. Оформление заголовка 

      Вставим после общего названия пустую строку. Это можно сделать следующим образом: установить курсор на любой ячейке той строки, перед которой надо сделать вставку (в нашем случае на второй строке) и одновременно нажать три клавиши: Ctrl, Shift,”+”, либо использовать команду ВСТАВКА, Строка. В первом случае на экране появится меню, в котором надо нажать кнопку “строка” и кнопку ОК.

      Для удаления строки достаточно одновременно нажать Ctrl и “-”.

      Появится  аналогичное меню и надо нажать те же кнопки. Для удаления строки можно использовать команду ПРАВКА, Удалить.

      Отформатируем заголовок. Выделим все заголовки  полей. Для этого надо проделать следующие действия:

• установить курсор в ячейку, начиная с которой выполняется выделение;
• нажать левую кнопку мыши;
• протащить курсор, закрашивая область выделения.

      После выделения блока ячеек, выполнить  команду ФОРМАТ, Ячейки.

      Эта команда имеет несколько вкладок. Выбрать вкладку Выравнивание и  выбрать опции Горизонтальное - по центру. 

      3.3. Просмотр и редактирование данных 

      Этот  режим можно использовать также  для ввода данных. Выделить ячейку заголовка и выполнить команду  ДАННЫЕ, Форма. Excel создает удобный  шаблон или форму для ввода  данных. Открывается диалог задания  форм, имеющий заголовок, совпадающий с именем листа, в котором можно вводить данные в табличную базу данных в соответствии с заданным заголовком. С помощью полосы прокрутки в середине можно перемещаться по таблице. Кнопки справа активизируют следующие функции: 

      

• ·Предыдущая  - перемещение на одну запись назад в базе данных;
• ·Следующая - перемещение на одну запись вперед в базе данных;
• ·Закрыть  - закрывает диалог.

 

      Найдя нужную запись, можно внести необходимые  изменения 

 

3.3.1.Ввод данных 

      Для ввода данных нажать кнопку Создать. После этого можно ввести новую строку в базу данных. Если база данных уже существует, то добавление производится в конец базы данных. 

3.3.2. Удаление записи  из базы данных 

      Для удаления записи из базы данных в режиме просмотра найти нужную запись и нажать кнопку Удалить.

      Если  запись была удалена по ошибке, то ее можно восстановить, нажав кнопку Восстановить. 

3.3.3.Поиск нужной записи в базе данных 

      Нажав кнопку Критерии, получаем доступ к  окну диалога задания критериев поиска. Можно задать столько критериев для поиска, сколько существует полей. Программа будет искать запись в базе данных, которая удовлетворяет всем введенным критериям. Условие поиска может состоять из одного или нескольких логических выражений. В последнем случае выражения соединяются логическими операторами И или ИЛИ. Применительно к полям, содержащим текстовые данные, имеют смысл два оператора: “равно” и “не равно”. Операторы, в которые входят знаки “больше” или “меньше”, применимы только к числовым данным. Если поиск был успешным, а в базе данных существует несколько строк, удовлетворяющих критериям поиска, то для их просмотра можно использовать кнопки Предыдущая и Следующая. 

      3.3.4.Сортировка записей базы данных 

      С помощью команды ДАННЫЕ , Сортировка можно отсортировать записи базы данных. Выделить всю таблицу, за исключением строки с названием таблицы. При выполнении команды открывается диалог, в котором можно определить поля, по которым будет проведена сортировка. Таких полей может быть не более трех. Если нужно отсортировать более чем по трем полям, для этого нужно выполнить несколько последовательных сортировок по меньшему количеству полей. Отсортируйте сначала по наименее важному полю, затем повторите сортировку по полю следующей степени важности и т. д. Сортировка может быть выполнена одним из двух способов: по возрастанию или по убыванию, с учетом и без учета регистра букв.

Сортировка по возрастанию осуществляется:

• от меньших чисел к большим;
• по алфавиту;
• в хронологическом порядке дат;

Сортировка по убыванию осуществляется:

• от больших чисел к меньшим;
• в обратном алфавитном порядке;
• в обратном хронологическом порядке.

      При этом имеет место приоретет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Можно создать  и применить пользовательский порядок сортировки.

      Для результата сортировки существен порядок  выбора полей (“старший” ключ сортировки, “промежуточный” ключ сортировки, “младший” ключ сортировки). При сортировки базы меняется порядок следования записей. Можно сортировать таблицу не целиком, а в пределах области выделения таблицы. Идентификация полей производится либо по названиям из заголовка таблицы, либо по обозначениям столбцов листа.

      Проверяйте  результат сортировки. Если получили не то, что хотели, используйте команду ПРАВКА Отменить для восстановления исходного состояния базы данных.

 

3.4. Фильтрация (выборка) записей базы данных 

      Команда ДАННЫЕ , Фильтр обеспечивает выборку  подмножества данных из табличной базы данных. Фильтр представляет собой конструкцию, предназначенную для отбора тех строк, которые удовлетворяют заданному условию и временному сокрытию остальных. Excel предоставляет две команды : Автофильтр, для простых условий отбора и Расширенный фильтр, для более сложных критериев.  

3.4.1. Автофильтрация 

      Команда ДАННЫЕ , Фильтр , Автофильтр для каждого  поля строит список значений , который  используется для задания условий  фильтрации.

      По  каждому полю можно указать:

• значение - будут выбраны только те записи, которые в данном поле содержат указанное значение;
• пустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат пустое значение;
• непустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат непустые значения;
• все - выбираются все записи без ограничения.

      Условие для отбора записей по значению в  определенном поле может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

 

       3.4.2. Расширенный фильтр 

      Команда ДАННЫЕ , Фильтр , Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей базы данных:

• критерий сравнения;
• вычисляемый критерий.

      Обычно  критерий фильтрации формируется в  нескольких столбцах и тогда его  называют множественным критерием.

      Важной  особенностью этого режима является необходимость формирования заранее до выполнения самой команды фильтрации специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых интервалом критериев. Технология использования расширенного фильтра включает два этапа:

      1-й  этап - формирование интервала критериев;

      2-й  этап - фильтрация записей списка. 

      Интервал  критериев содержит строку имен полей  и произвольное количество строк для задания поисковых условий.

      Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке условий интервала критериев, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношений.

      Для снятия действий условий фильтрации выполняется команда ДАННЫЕ, Фильтр, Показать все.

 

4.Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами

      Excel позволяет использовать в таблице  данные с других листов и из других таблиц.

      Связывание - это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.

      Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.