Применение информационных технологий в управлении торговым предприятием

       В соответствии с представленной на рисунке 3 схемой, вся необходимая информация будет храниться в программе DIRECTUM, что позволит централизовать процесс сбора и хранения информации, избежав бумажного движения документов.

       Автоматизацию предполагается проводить в несколько этапов:

       Этап  № 1: Создать в программе директум базу для хранения информации о плановых платежах от клиентов:

       Информация  о расчетах с клиентом должна быть доступна сотрудникам участвующих  в процессе управления продажами.

       Этап  № 2: Автоматизировать формирование плана поступлений от клиентов на основе графиков платежей:

       Отчет о плановых поступлениях оформлять  в виде табличной форме и выгружается  в EXCEL.

       Автоматическое  формирование плана платежей должно происходить с учетом фактически выплаченных сумм от клиентов, и так же выгружаться в EXCEL.

       При формировании планов поступлений должны соблюдаться следующие условия:

- если  у клиента нет отклонений от  графика платежей, то следующий  по графику платеж вносится  в плановый отчет о поступлениях  денежных средств в полном размере.

- если  у клиента существует текущая  задолженность по оплате (отклонение от графика платежей), то следующий по графику платеж вносится программой в отчет в полностью.

- если  клиент на момент формирования  отчета выплатил сумму, превышающую ту которую он должен выплатить по графику (переплата), то следующие платежи, которые вносятся программой в отчет уменьшаются на сумму переплаты.

       Пример  расчета сумм в плане поступлений  приведен в таблице 2.

       Пример  расчета плановой суммы поступления  по клиенту

       Исходные  данные:

       Дата  формирования отчета (текущая дата) – 5.03.09

       Таблица 2 – Составление плана поступления  денежных средств на март и апрель месяц

 

       Используемая  на данный момент формула:

       Сумма переплаты = сумма, фактически выплаченная  на текущую дату 5.03.09 – сумма выплаты  по графику на 5.03.09 =

       = 1 675 000 – 1 400 000 = 275 000

       Сумма планового платежа на март месяц = сумма платежа – сумма переплаты = 55 000 – 275 000 = 0,00

       Предполагаемая  сумма переплаты в апреле = 1 675 000 – 1 455 000 = 220 000

       Сумма планового платежа на апрель месяц = сумма платежа в апреле –  сумма переплаты на 1.04.09 =

       = 55 000 – 220 000 = 0,00

       Расчет  плана платежей для других периодов аналогичен.

       Этап  № 3: Автоматизация отчета о поступлениях

       Отчет о поступлениях необходимо формировать  в табличной форме

       Информация  для отчета должна вносится автоматически  из программы 1 С.

       Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) разработан компанией DIRECTUM для интеграции Системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM с другими информационными системами предприятия (ERP, CRM и т.д.). Коннектор "1С:Предприятие 8.1", входящий в состав набора, обеспечивает интеграцию с любыми системами автоматизации деятельности предприятия, построенными на платформе "1С:Предприятие 8.1".

       Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM является универсальным решением и зарекомендовала себя в самых разных отраслях экономики, включая производство, строительство, топливно-энергетический комплекс, торговлю и банковский сектор.

       Коннектор "1С:Предприятие 8.1" позволяет без  дополнительного программирования, просто путем настройки системы решать следующие задачи:

• Обмен данными справочников между системами:
• выгрузка данных справочников из DIRECTUM и загрузка их в "1С:Предприятие";
• выгрузка данных справочников из "1С:Предприятие" и загрузка их в DIRECTUM.
• Фильтрация, преобразование данных при выгрузке из DIRECTUM.

       Коннектор поддерживает как базы данных "1С:Предприятие", работающих в файловом режиме, так и базы данных, работающих на сервере "1С:Предприятие". Также поддерживаются распределенные базы данных.

       Для обмена данными между системами в системе DIRECTUM производятся настройки и вводится информация об интегрируемой системе "1С:Предприятие" и справочниках обеих систем, которые необходимо синхронизировать. Со стороны "1С:Предприятие" используется стандартный механизм обмена. Можно настроить системы так, что при добавлении, изменении или удалении записи справочника в одной системе, в соответствующем справочнике другой системы данные автоматически будут синхронизированы.  

       Общие затраты процесса после его внедрения  можно увидеть на рисунке 4. 

       

       Рисунок 4 – Затраты отдельных элементов  процесса управления продажами 

       Все представленные в схеме на рисунке 4 затраты можно сформировать в  программе BPwin в виде отчета, который  представлен в таблице 2, с общей  стоимостью процесса. 
 
 
 
 

       Таблица – Стоимость процесса управления дебиторской задолженностью ООО  «АВАНГАРД»

 
 
 
 
 

 

Заключение 

    Особенность современного общества заключается  в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации (промышленного предприятия, коммерческой фирмы, государственного учреждения).

    Управленческий  процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решении, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее и более выгодные условия.

    При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

По результатам  курсовой работы произведено составление проекта автоматизации процесса управления дебиторской задолженностью которое позволяет снизить затраты сотрудников по сбору поиску и обработке информации необходимой для принятия решений. Основными средствами реализации проекта являются программы 1С и DIRECTUM, которые позволяют автоматизировать внутренние процессы предприятия.

       Описание  результативно выполнено в виде таблиц содержащих описание проекта и с помощью структурного анализа, диаграмм SADT описания функционирования рассматриваемой системы с помощью диаграмм SADT (Structured Analysis and Design Technique - технология структурного анализа и проектирования). Сведения для процесса моделирования реальной системы получены с помощью опросов и интервью.

       В процессе разработки курсового проекта  достигнуто решение следующих задач: найдены пути автоматизации сбор данных для управления процессом продаж. Создана модель функционирования информационной базы данных о покупателях, которую можно использовать для анализа. Проведена разработка автоматизации расчеты, связанные с изменением задолженности. Предложен механизм автоматизации составления планов, отчетов о поступлении денежных средств от покупателей.

       В целом цель курсового проекта  можно считать достигнутой, так  как выполнено задание курсового  проектирования полностью, что позволяет  внедрить соответствующий проект на предприятии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы.

1. Вендров  А.М. CASE-технологии. Современные методы  и средства проектирования информационных  систем. – М.: Финансы и статистика, 1998. -176 с. - [Текст].

2. Граванова.  Ю.  ИТ-курс на оптимизацию бизнеса. Интернет издание о высоких технологиях [Электронный ресурс].

3.Гребцова, В.Е. Менеджмент / В.Е. Гребцова. –  Ростов – на – Дону.: Феникс, 2001. – 288 с. [Текст].

4. Драница. А.  Как вытащить рыбку из пруда.  Компьютера. – 2003. - №1. – 14 с. [Текст].

5. Калянов  Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства. -М.: СИНТЕГ, 1997. -316 с. [Текст].

6.Карданская, Н.Л. Основы принятия управленческих  решений / Н.Л. Кардаганская. –  М.: Русская Деловая Литература, 1998. – 288 с. [Текст].

7. Литвак, Б.Г. Разработка управленческих решений / Б.Г. Литвак. – М.: Изд-во Дело, 2000.- 392 с. [Текст].

8.Маклаков  С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. -М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999. -256 с. [Текст].

9. Михайлов. П.  Информационные технологии в торговле. Журнал Sales Business, №3 [Электронный ресурс].

10. Попова. М.  Покупатель в электронной оболочке.  Интернет издание о высоких  технологиях [Электронный ресурс].

11.Роджер М.  Эффективное управление. М.: Финпресс, 1998.- 233 с. [Текст].

12.Румянцева З.П. Менеджмент организации: Учебное пособие. М: Инфра – М, 2000. – 300 с. [Текст].

13. Слиньков. Д.  Торговля требует самых быстрых  внедрений ИТ. Интернет издание  о высоких технологиях [Электронный  ресурс].

14.Старобинский  Э.Е. Как управлять персоналом. М.:ЗАО «Бизнес-школа», 1997.-250 с. [Текст].