Применение информационных технологий в управлении торговым предприятием

    1.2. Основные возможности информационных технологий.

    Современные информационные технологии позволяют в максимально короткие сроки выявить наиболее существенные тенденции развития компании в целом и оценить эффективность работы отдельных структурных подразделений. Сбор, обработка и анализ информации в сроки, максимально приближенные к режиму реального времени, позволяют оперативно скорректировать работу компании, а также учесть изменения внешних факторов раньше, чем это сделают конкуренты.

    К важнейшим возможностям современных  информационных технологиях можно отнести:

-планирование основных показателей работы розничных магазинов, таких как оборот, прибыль, количество и средний размер покупок;

-анализ эффективности использования торговых площадей, производительности труда персонала и др.;

-оценку соответствия плановых показателей реальным. Этот параметр предъявляет повышенные требования к оперативности сбора и обработки информации.

    Особое  место в автоматизации системы  отчетности компании занимает финансовая и бухгалтерская отчетность. Периодические  изменения в налоговом законодательстве и системе отчетности, представляемой в различные государственные органы, требуют от информационной системы розничного предприятия определенной гибкости и возможности адаптации к подобным изменениям[7].

    Отметим, что внутренний контроль всех финансовых потоков крупной или средней компании без внедрения современных автоматизированных технологий обработки информации, значительно затруднен.

    Еще одним важным вопросом автоматизации  является корректное взаимодействие с  информационными системами сторонних  организаций при осуществлении взаимных расчетов.

    Автоматизация анализа структуры покупок и  динамики среднего чека позволяет повысить эффективность существующих в розничных  сетях программ лояльности.

Нетривиальные результаты дает возможность получать применение инструментов Data mining, основанных на поиске скрытых закономерностей в больших массивах данных.

    1.3. Стратегия адаптации  бизнес-процессов и информационных технологий

    Принципиальным  вопросом, с которым приходится сталкиваться торговым предприятиям в процессе совершенствования или внедрении новых информационных технологий, зачастую становится выбор решения о том, в какой степени эффективнее адаптировать информационную систему к существующим отлаженным бизнес-процессам, а в какой – оптимизировать сами бизнес-процессы в соответствии с функциональными возможностями внедряемых информационных технологий. В отличие от иностранных розничных сетей, например, Auchan или Metro AG, в которых информационные системы изначально используются и совершенствуются вместе с корпоративными бизнес-процессами, для российских торговых сетей данный вопрос стал крайне актуальным.

    Перестройка или оптимизация бизнес-процессов  напрямую касается отлаженного механизма  взаимодействия сотрудников и отдельных структурных подразделений компании, что на начальном этапе внедрения новой информационной системы может сказаться на эффективности их работы. Кроме того, затраты на совершенствование информационной системы, интегрированной с бизнес-процессами компании, в будущем напрямую зависят от принятых решений на стадии ее внедрения.

    Самостоятельная последующая модернизация информационных технологий требует больших затрат на содержание крупного IT-подразделения в штате торговой компании, что могут позволить себе лишь лидеры торгового рынка. Для средних и малых компаний более характерно использование информационных продуктов, обновляемых производителем. Таким образом, если для крупных торговых компаний уникальные информационные технологии являются одним из основных конкурентных преимуществ, то для средних и малых торговых сетей конкурентным преимуществом могут выступать сами бизнес-процессы и технологии работы, базирующиеся на стандартизированных информационных решениях.

2. Анализ процесса управления продажами в ООО «Авангард».

2.1.Характеристика  предприятия ООО  «Авангард».

       В данной курсовой работе исследование будет производиться на ООО строительная компания «АВАНГАРД».

       ООО строительная компания «Авангард» занимается различными строительными работами в том числе:

       - кровельные работы;

       - отделочные работы;

       - ремонтные работы;

       - сантехнические работы;

       - малоэтажное строительство.

       Исследуемое предприятие осуществляет свою деятельность с 2003 года, за 7 лет работы, штат сотрудников  увеличился с 10 до 37 человек. Исследуемое  предприятие располагается в городе Южно-Сахалинск, Хабаровская ул. 43, офис 315 (4242) 43-09-83 (тел./факс).

       Особенностью  деятельности ООО Авангард состоит  в индивидуальном подходе к каждому  клиенту, так как работы связанные  с строительством являются уникальными, по составу, сложности, и месту проведения, что приводит к наличию большого количества уникальных условий при получении, исполнении заказа и его оплате. В таких условиях управление жизненно важными процессами для компании усложняется и требует автоматизации. На сегодняшний день, процесс управления продаж связан с движением большого количества документов и их копий от одного структурного подразделения к другому. На рисунке 1 показана схема взаимодействия отделов предприятия в процессе управления продажами.

       На  рисунке 1 показана схема структуры  ООО «АВАНГАРТ» 

       Рис.1 – Схема взаимодействия подразделений ООО «Авангард» в процессе управления продажами. 

       На  рисунке 1 прослеживается большое количество взаимосвязей между отделами по движению запросов и документов (информации), что свидетельствует о перегруженности процесса продаж, «бумажной» работай и значительными транзакционными затратами. Таким образом, потребность предприятия ООО «Авангард» в автоматизации процесса продаж является очевидной и требует решения.

       В данной курсовой работе необходимо разработать  проект автоматизации отвечающий следующим требованиям:

       - снижение потоков движения запросов  и информации между сотрудниками, для разгрузки рабочего времени, от затрат на составления отчетов для других подразделений.

       - ускорить процесс составления  отчетов и получения информации (сократить время актуальности).

       - повысить эффективность процесса  управления продажами в целом. 

Применение BPWIN в проектировании выбранной предметной области.

            Подход SADT (технология структурированного анализа и разработки) относится к классу формальных методов, используемых при анализе и разработке систем. Несмотря на то , что вполне допустима независимая разработка функциональных моделей , методология SADT предполагает ведение структурированного проекта анализа , в процессе которого происходит их создание. В дополнение к функциональному моделированию SADT структурный анализ предполагает построение информационных моделей данных и диаграмм состояний , которые моделируют поведение системы во времени.

             Часто разработка моделей применяется для документирования ситуации, сложившейся к определенному моменту (модели “как есть” – “as is”). Впоследствии они применяются при создании новых моделей функционирования системы (модели “как должно быть “ – “to be”), а также для проверки моделей “to be ”, с тем чтобы удостовериться, что предполагаемые изменения действительно повлекут улучшение функционирования системы.

       В дополнение к алгоритмизации процесса построения предполагаемой системы модели “to be” используются для планирования загрузки частей системы, калькуляции бюджета и распределения ресурсов, при построении плана реорганизации системы, определяющего действия по переводу системы из состояния “as is” в состояние ”to be”.

       Преимущества, получаемые от разработки моделей “as is” , должны быть сопоставимы с затратами  средств и времени, которые для  этого необходимы. В литературе без  труда можно найти многочисленные примеры систем, изначально построенных  для решения несоответствующих их истинному назначению задач. “As is”- моделирование позволяет обойти подобные трудности. С другой стороны, если имеется определенный уровень понимания задачи в целом (как это часто случается при разработке информационных систем), затраты средств на разработку “as is”-моделей могут быть неоправданными.

       SADT - одна из самых известных и  широко используемых систем проектирования. SADT - аббревиатура слов Structured Analysis and Design Technique (Технология структурного  анализа и проектирования) - это  графические обозначения и подход к описанию систем. Дуглас Т. Росс ввел их почти 20 лет назад. С тех пор системные аналитики компании SofTech , Inc . улучшили SADT и использовали ее в решении широкого круга проблем. Программное обеспечение телефонных сетей, системная поддержка и диагностика, долгосрочное и стратегическое планирование, автоматизированное производство и проектирование, конфигурация компьютерных систем, обучение персонала, встроенное программное обеспечение для оборонных систем, управление финансами и материально-техническим снабжением - вот некоторые из областей эффективного применение SADT. Широкий спектр областей указывает на универсальность и мощь методологии SADT. В программе интегрированной компьютеризации производства (ICAM) Министерства обороны США была признана полезность SADT, что привело к стандартизации и публикации ее части, называемой IDEF. Под названием IDEF SADT применялась тысячами специалистов в военных и промышленных организациях. В коммерческом мире SADT используется для определения требований. В этом качестве она конкурирует с методами, ориентированными на потоки данных, - структурного проектирования Е.Иордана, структурного анализа Т.ДеМарко, структурного системного анализа С. Гейна и Т. Сарсона, а также с методами структуризации данных - методами М.Джексона, Лж.Д. Варнира и К. Орра. В отличие от этих методов структурного анализа, истоки которых нужно искать в проектировании программного обеспечения, SADT создана для описания системы и ее среды до определения требований к программному обеспечению или к чему-либо другому. Иными словами, поставив своей целью описание системы в общем, создатели SADT изобрели графический язык и набор процедур анализа для понимания системы прежде, чем можно представить себе ее воплощение. Таким образом, SADT, как правило, применяется на ранних этапах процесса создания системы, который часто называют "жизненным циклом системы", и иногда за этим следует применение упомянутых выше методов.

       Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:

• графическое  представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы  отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описываются посредством интерфейсных дуг, выражающих "ограничения", которые в свою очередь определяют, когда и каким образом функции выполняются и управляются;

• строгость  и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика. Правила SADT включают:

• ограничение  количества блоков на каждом уровне декомпозиции (правило 3-6 блоков);

• связность  диаграмм (номера блоков);

• уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен);

• синтаксические правила для графики (блоков и  дуг);

• разделение входов и управлений (правило определения  роли данных).

• отделение  организации от функции, т.е. исключение влияния организационной структуры на функциональную модель.

       Методология SADT может использоваться для моделирования  широкого круга систем и определения  требований и функций, а затем  для разработки системы, которая  удовлетворяет этим требованиям  и реализует эти функции. Для уже существующих систем SADT может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются.

       Методологии моделирования DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow). Методология DFD служит для описания потоков данных, которые возникают в результате деятельности компании. Методология IDEF3 служить для графического описания потока процессов (работ), взаимодействия процессов и объектов, которые изменяются этими процессами. В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются, и какие функции выполняются системой документооборота. Хранилища данных соответствуют тем хранилищам, которые либо уже существуют, либо которые нужно создать.