Применение информационных технологий в управлении торговым предприятием

       BPwin является мощным средством моделирования  и документирования бизнес-процессов. Этот продукт использует технологию моделирования IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) - наиболее распространенный стандарт, который принят для моделирования бизнес-процессов. Этот стандарт был разработан в лаборатории военно-воздушных сил США в 1981 году и успешно использовался для разработки систем противовоздушной обороны.

       Диаграммы IDEF0 наглядны и просты для понимания, в то же время они формализуют  представление о работе компании, помогая с легкостью находить общий язык между разработчиком и будущим пользователем приложения.

       Основными элементами диаграммы являются активности и дуги (стрелки), которые изображают взаимосвязи и отношения активностей  друг с другом. Дуги могут быть нескольких типов: вход, выход, управление и ресурсы. На каждой диаграмме обычно располагается от 3 до 6 активностей, это обусловлено тем, что такое количество активностей является оптимальным для восприятия сознанием. Модель BPwin представляет собой набор иерархически связанных и упорядоченных диаграмм, каждая из которых является конкретизацией (декомпозицией) активности предыдущего верхнего уровня. Каждая модель имеет одну диаграмму верхнего уровня, которая содержит только одну активность, определяющую общую функцию моделируемого процесса. Модели имеют так называемые "точки зрения" (point of view), определяющие ракурс, под которым рассматривается процесс. Например, для рассмотрения процесса может быть выбрана точка зрения начальника отдела компании, где происходит моделируемый процесс.

       Кроме стандарта IDEF0, BPwin поддерживает также методологии моделирования DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow). Методология DFD служит для описания потоков данных, которые возникают в результате деятельности компании. Методология IDEF3 служить для графического описания потока процессов (работ), взаимодействия процессов и объектов, которые изменяются этими процессами.

       В зависимости от корпоративного стандарта  по проведению системного анализа бизнес-процессов  на начальном этапе проектирования системы, могут использоваться различные типы или комбинации этих методологий моделирования. Выбор конкретного типа модели для описания бизнес-процессов предприятия является предметом отдельного разговора, и не будет обсуждаться в рамках данной статьи.

       Функциональность BPwin заключается не только в рисования диаграмм, но и в проверке целостности и согласованности модели. BPwin обеспечивает логическую четкость в определении и описании элементов диаграмм, а также проверку целостности связей между диаграммами. Инструмент обеспечивает коррекцию наиболее часто встречающихся ошибок при моделировании, таких, как "зависание" связей при переходе от диаграммы к диаграмме, нарушение ассоциации связей в различных диаграммах модели и т.п. Кроме того, BPwin поддерживает пользовательские свойства, которые применяются к элементам диаграммы для описания специфических свойств, присущих данному элементу.

       BPwin имеет широкие возможности по  представлению диаграмм. Графическое  представление модели может быть  изображено при помощи различных  цветов, шрифтов и прочих параметров представления, которые выделяют важные или, наоборот, тушируют незначительные аспекты модели. Эта, незначительная на первый взгляд, возможность является ключевой во время представления и обсуждения модели с заказчиком или экспертами предметной области, т.к. правильно подобранное графическое представление позволяет им быстрее сориентироваться в модели.

       Одним из важнейших средств BPwin является генератор  отчетов. На деле, генератор отчетов RPTwin представляет собой автономный продукт, который поставляется с некоторыми продуктами CA/Logic Works, и позволяет генерировать подробные и многогранные отчеты по модели. Вместе с BPwin устанавливается набор стандартных отчетов, которые позволяют осветить модель с различных сторон. Отчеты обычно сопровождают окончательный вариант модели бизнес-процессов, созданной при помощи BPwin, и содержат информацию, размещение которой на модели сделало бы ее трудной для восприятия. Например, отчет может содержать подробное описание каждого элемента диаграммы, что помогает отчетливо представить себе назначение данного элемента без дополнительных разъяснений со стороны системного аналитика, создававшего диаграмму. Кроме того, существуют отчеты, которые предназначены для самого системного аналитика, например, отчет по целостности модели.

       Что касается пользовательского интерфейса, то основное внимание было уделено развитию средств навигации по модели в сравнении с предыдущими версиями. Теперь BPwin имеет удобный проводник, который представляет иерархическую структуру модели в удобном и простом для понимания виде.

       Интегрированное решение «DIRECTUM + ФинГрад» позволяет клиентам компании создавать и работать с документами непосредственно в корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM. При этом клиентам не обязательно находиться в офисе компании. DIRECTUM обеспечивает удаленную работу клиентов с системой с помощью стандартного Web-браузера. Каждый клиент может, при желании, создавать и работать со своими документами в системе DIRECTUM через Интернет, не выходя из дома или у себя на работе.

       Вся работа с документами осуществляется в электронном виде. Это сокращает  время на подготовку и сводит к  нулю время на обмен электронными документами между менеджерами и клиентами организации. Возможность воспользоваться справочниками DIRECTUM при оформлении документов сводит к минимуму вероятность ошибиться. Все это положительно сказывается на производительности менеджеров, работающих с клиентами.

       Созданные в системе документы попадают напрямую тем сотрудникам и клиентам организации, для которых они предназначены. Каждый сотрудник и клиент компании имеет доступ только к той информации в DIRECTUM, права на которую ему даны администратором системы.

       Документы, содержащиеся в DIRECTUM, предоставляют  исходную информацию для осуществления  финансовых или хозяйственных операций сотрудниками и клиентами предприятия. Результаты этих операций вносятся ответственными за них сотрудниками в учетную систему «ФинГрад» в виде проводок.

       «ФинГрад» — система финансового учета  и бюджетирования, позволяющая вести учет финансовых и хозяйственных операций предприятия, легко получать финансовую информацию и анализировать ее в нужных разрезах. Базовые отчеты в системе «ФинГрад» соответствуют Международным Стандартам Финансовой Отчетности (МСФО), используемым иностранными инвесторами, кредиторами или партнерами при оценке компании. «ФинГрад» обеспечивает руководство компании — владельцев и топ-менеджеров — оперативной и точной финансовой информацией. Взаиморасчеты с контрагентами, свободные денежные средства, ежедневная прибыль, планируемые поступления — достоверные цифры доступны без бухгалтерских задержек, каждый день.

       Внедрение решения «DIRECTUM+ФинГрад» позволяет  предприятию достигнуть следующего эффекта:

• увеличение производительности работы с клиентами;
• оптимизация работы сотрудников предприятия;
• ускорение документооборота за счет мгновенной передачи документов;
• сокращение времени на создание и поиск документов;
• разграничение доступа к информации не только для клиентов, но и для сотрудников предприятия;
• получение оперативной и точной финансовой информации;
• возможность анализа загруженности и эффективности работы сотрудников предприятия;
• исключение потери документов;
• быстрое формирование финансовой отчетности, соответствующей МСФО.

       Внедрение системы управленческого учета ФинГрад в комплексе с СЭД Directum упрощает учет и планирование финансовой деятельности управляющей компании, позволяет эффективно работать с операционными документами и облегчает принятие решений.

       Реализованный принцип единства данных дает комплексу DIRECTUM + ФинГрад большие преимущества: все данные хранятся в одной системе, что позволяет очень быстро и легко доступ как к отдельным документам, так и к финансовым отчеты любого вида агрегации. Многоуровневая система доступа настраивает уровни видимости данных для различных пользователей программы: от клиентов, подающих поручения через веб-клиент до финансового директора управляющей компании.

       Гибкая  архитектура программы позволяет  точно описывать практически  любые бизнес-процессы, не прибегая к помощи дополнительных программ. Большая часть повторяющихся рутинных операций, таких как начисление процентов, взимание комиссий и т.д., подлежит автоматизации, что высвобождает время сотрудников, занятых в учете, и сокращает количество ошибок.

       Возможности решения:

• Бюджетирование показателей отчетов Прибыли и Убытки, Балансовый отчет, оценка будущего движения денежных средств.
• Построение отчетов План/Факт (сравнение прогнозной и реальной деятельности) в разрезе любых аналитик системы.
• Редактирование плановых показателей непосредственно в отчетах Прибыли и Убытки и Балансовом отчете.
• Удобное планирование будущих операций, отталкиваясь от факта.
• Автоматический прием заявок и поручений от контрагентов через веб-клиент и передача на обработку в транзакционный модуль.
• Автоматическая генерация рассылка уведомлений о проведенных операциях и состоянии взаиморасчетов контрагентам.

  2.2. Основные задачи и область применения рассматриваемого объекта.

    На предприятии необходимо провести  автоматизацию процесса управления продажами в соответствии с обоснованием, задачами, описанными в первой части курсовой работы. Для решения поставленных задач предлагается воспользоваться программными продуктами, 1С: Бухгалтерия и DIRECTUM. Предполагается провести автоматизацию процесса управления, включающих информацию, которая необходима пользователям. Состав и потребность в информации описана в таблице 1. 

       Таблица 1 – Потребность пользователей  в информации

       На  основе, описанной в таблице 1 информации пользователи составляют различные отчеты, в целях анализа процесса управления продажами. Предлагается настроить аккумулировать информацию о продажах в программе DIRECTU, а необходимые отчеты формировать, автоматически исключив работу сотрудников по обработке информации, составления запросов в другие подразделения. Необходимую финансовую информацию предполагается загружать из программы 1С в автоматическом режиме, для чего, необходимо написать вспомогательную программу, для автоматической выгрузке и загрузке информации.

Цель  автоматизации работы предприятия: снижение транзакционных издержек, сокращение времени на обработку и использование  информации и повышения эффективности  использования персонала.

       Задачи:

1. Автоматизировать сбор данных для управления процессом продаж;
2. Создать информационную база данных о покупателях, которую можно использовать для анализа;
3. Автоматизировать расчеты, связанные с изменением задолженности;
4. Автоматизировать составление планов, отчетов о поступлении денежных средств от покупателей;
5. Создать базу обо всех технических документах связанных со строительством объекта;
6. Автоматизировать составление отчетов подразделений связанных с процессом управления продажами;
7. Сократить время на получение и обработку, сократив тем самым, время актуальности.

       В автоматизация работы предприятия  в целом должно осуществляться в  соответствии с представленной на рисунке 2 схемой.

       Рисунок 2 – Схема автоматизации процессов  предприятия 
2.3. Стоимостной анализ.

Проектирование информационной системы следует необходимо производить с помощью структурного анализа, диаграмм SADT описания функционирования рассматриваемой системы с помощью диаграмм SADT (Structured Analysis and Design Technique - технология структурного анализа и проектирования). Сведения для процесса моделирования реальной системы получены с помощью опросов и интервью. Предлагаемая схема управления продажами представлена на рисунке 3. 

       Рисунок 3 – Автоматизированный процесс  управления продажами