Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом

Помимо того, что рабочие  области для документов позволяют  эффективно сотрудничать разным людям, они также обладают функциями автоматического обновления, облегчающими управление версиями документов. Рабочие области могут создаваться не только для книг Excel, но и для документов Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 и Microsoft Office Visio 2003.

• 4) Сортировка и фильтрация. Это два наиболее важных типа базового анализа данных. Новые возможности сортировки и фильтрации, такие как выбор нескольких значений в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету, а также «быстрые фильтры» для отдельных типов данных, делают Office Excel 2007 идеальным средством работы с большими объемами сложных данных.

В отличие от сортировки, фильтрация не изменяет и не переупорядочивает  данные. После удаления фильтра все  отображается так, как было до фильтрации.

5)Консолидация данных из различных источников в одну книгу во время уплаты налогов, в конце финансового года и в другие ключевые для любого бухгалтера моменты может стать кошмаром. На то, чтобы несколько раз ввести одно и то же или скопировать и вставить многочисленные столбцы данных из нескольких источников, уйдет значительное время.

Имеющаяся в Excel функция  импортирования существенно облегчает  выполнение этой задачи, к тому же она  позволяет автоматически обновлять  данные при обновлении исходной базы данных.

6) Настраиваемые шаблоны помогают быстро выполнять стандартные задачи. Вместо того, чтобы создавать или покупать бланки, необходимые для учета, можно загрузить бесплатные готовые шаблоны Excel, а затем настроить их в соответствии со своими потребностями. Эти шаблоны можно получить на веб-узле Office Online.

• 7) Полная поддержка служб аналитики Microsoft SQL Server 2005. Теперь можно в полной мере использовать гибкость Office Excel 2007 для получения наиболее свежих бизнес-данных. Новые функции для работы с аналитическими кубами позволяют создавать персональные отчеты на основе базы данных OLAP.

В Office Excel 2007 стало проще  выполнять анализ данных благодаря  усовершенствованному созданию сводных  таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services.

Экономия времени на мелких вопросах позволяет получить больше времени для решения более  широких проблем. Это всегда можно  отследить и по электронным таблицам.

 

1.3. Финансово-экономические расчеты в Excel

Одна из важнейших  сфер приложения MS Excel связана с осуществлением финансовых расчетов. Финансовые вычисления включают в себя всю совокупность методов и расчетов, используемых при принятии управленческих решений, - от элементарных арифметических операций и до сложных алгоритмов построения многокритериальных моделей, позволяющих получить оптимальные характеристики коммерческих сделок в зависимости от различных условий их проведения. Проведение подобных вычислений - трудоемкая процедура, требующая определенной математической подготовки, а также использования большого количества справочных материалов.

Считается, что как  наука коммерческая арифметика начала формироваться "на заре новой истории" в Венеции, являвшейся в то время одним из крупнейших торговых центров Европы, хотя некоторые ее элементы встречаются уже в древнеегипетских манускриптах.

В силу исторически сложившегося выбора строительства централизованно  планируемой социалистической экономики коммерческая арифметика в России не получила должного развития в послереволюционный период.

С переходом же к рыночным отношениям потребность в финансовых вычислениях вновь возросла. Они  стали необходимы для успешного  проведения любой коммерческой сделки. В комплексе с современными методами анализа и моделирования финансовых ситуаций финансовые вычисления перерастают в новое влиятельное направление организации и управления предпринимательской деятельностью - финансовый менеджмент.

Владение методами современных финансовых вычислений становится одной из основных составляющих в профессиональной подготовке предпринимателя, менеджера, банковского работника, экономиста.

На данный момент стандартный  курс финансовых вычислений включает в себя следующие основные темы:

- логика финансовых  операций (временная ценность денег,  операции наращения и дисконтирования  и т. д.);

- простые проценты (операции  наращения и дисконтирования,  налоги, инфляция, замена платежей); сложные проценты (то же и эквивалентность  ставок, операции с валютой и т. п.);

- денежные потоки;

- анализ эффективности  инвестиционных проектов;

- оценка финансовых  активов.

Возрождение финансовой и страховой математики происходит в нашей стране в своеобразных условиях. С одной стороны, в мировой  финансовой науке в течение XX века интенсивно развивались различные математические методы расчетов, появилась международная система унифицированных математических обозначений для стандартных финансовых и страховых схем. С другой стороны, бурное развитие индустрии ПК и их повсеместное внедрение привели к тому, что программы расчета основных финансовых показателей были реализованы на уровне, понятном широкому кругу пользователей в электронных таблицах, например в Excel.

В Excel реализовано множество  функций. В случае необходимости применения дополнительных финансовых функций необходимо установить надстройку Пакета анализа.

По типу решаемых задач  все финансовые функции Excel можно  разделить на следующие условные группы:

- функции для анализа  аннуитетов и инвестиционных проектов;

- функции для анализа  ценных бумаг;

- функции для расчета  амортизационных платежей;

- вспомогательные функции.

Функции каждой группы имеют практически  одинаковый набор обязательных и  дополнительных (необязательных) аргументов.

Дополнительную информацию по необходимой финансовой функции (расчетной формуле, реализованной в ней, списке аргументов и т. п.) пользователь может получить, вызвав контекстную справку.

 

2. Примеры программ для  анализа финансово-экономического  состояния предприятия

 

2.1. «ИНЭК – Аналитик»

«ИНЭК – Аналитик» - старейшая  программа финансового анализа. Она выпускается примерно с 1991 года, имеет несколько тысяч пользователей, рекомендована Управлением по банкротству и т.д. С точки зрения финансового анализа это наиболее сильная система, в первую очередь по методическому наполнению.

Использование программного комплекса "ИНЭК - Аналитик" позволяет  проводить всесторонний анализ финансово-экономической деятельности предприятия в динамике за ряд периодов:

-горизонтальный и  вертикальный анализ пассивов  и активов аналитического баланса  (относительные и абсолютные изменения  в структуре имущества и источниках  его формирования);

-показатели прибылей  и убытков (финансовые результаты);

-показатели притока  и оттока денежных средств; 

-показатели эффективности,  характеризующие рентабельность  деятельности и доходность вложений (рентабельность деятельности и  капитала, оборачиваемость активов и элементов оборотного капитала);

-показатели платежеспособности, выявляющие способность предприятия  расплатиться с текущими долгами  и вероятность его банкротства  в ближайшее время (коэффициент  покрытия, промежуточный коэффициент  покрытия, срочная и абсолютная ликвидность, интервал самофинансирования, коэффициент Бивера, показатель Альтмана и др.);

-показатели финансовой  устойчивости, характеризующие степень  независимости предприятий от  внешних источников финансирования (уровень собственного капитала, соотношение заемного и собственного капитала, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

-показатели рыночной  оценки предприятия, дающие возможность  сравнить его рыночную стоимость  с балансовой стоимостью;

-сопоставление темпов  изменения цен на продукцию,  услуги, товары и основные виды  материальных ресурсов и затрат;

-анализ эффективности  производства и реализации каждого  вида продукции, товара;

-динамика структуры  себестоимости, выручки, издержек обращения; движение продукции, ресурсов и товаров на складе;

-поступление и расходование  денежных средств; 

-точка безубыточности  и запас финансовой прочности  предприятия; 

-факторный анализ  динамики прибыли; 

-эффективность работы  административно-управленческого персонала  предприятия и динамика производительности  труда персонала;

-эффективность использования  материально-сырьевых и топливно-энергетических  ресурсов;

-объем реализации  на рубль затрат, выручка и  прибыль на одного работника; 

-коммерческая маржа и доля  оплаты труда в выручке; 

-распределение косвенных затрат пропорционально прямым затратам на заработную плату, прямым материальным затратам, всем прямым затратам, выручке от реализации или объемам произведенной продукции.

Из всего многообразия показателей  и коэффициентов программный  комплекс отбирает ключевые, характеризующие все стороны хозяйственной деятельности предприятия - эффективность деятельности, рискованность бизнеса и финансовая устойчивость предприятия, долгосрочные и краткосрочные перспективы платежеспособности, качество управления предприятием. На основе отобранных показателей рассчитывается комплексная оценка финансового состояния предприятия с отнесением его к одной из четырех групп (первая -высокорентабельные предприятия, имеющие отличные шансы для дальнейшего развития; вторая - предприятия с удовлетворительным уровнем доходности, третья - предприятия, находящиеся на грани финансовой устойчивости, четвертая - предприятия, находящиеся в глубоком кризисе). Использование данного комплексного показателя позволяет не только проследить изменения финансового положения предприятия в динамике, но и определить его рейтинг по отношению к другим предприятиям и организациям.

Программный комплекс "ИНЭК-Аналитик" позволяет оценить результаты деятельности предприятия по наполнению бюджетов разных уровней (федеральный, региональный, муниципальный).

Показатели финансового  состояния предприятия можно  проанализировать за указанный период или в динамике за ряд месяцев, кварталов или лет, а также сравнить их с рекомендуемыми значениями. Анализ проводится не только по исходным значениям показателей, но также по базисным и цепным темпам их роста и прироста. Результаты анализа автоматически пересчитываются в любой вид валюты.

Программный комплекс "ИНЭК-Аналитик" позволяет формировать собственные  методики финансового анализа, описывая алгоритмы расчета используемых в них показателей. При создании собственных методик анализа  Пользователю предоставляется возможность использовать как исходные, так и аналитические данные: баланс (форма 1), отчет о прибылях и убытках (форма 2), дополнительные данные по балансу и отчету, аналитические баланс и отчет, реформированные балансы, движение денежных средств. При создании собственных методик анализа не надо быть программистом, так как Пользователю предоставляется чрезвычайно доступный механизм выбора формул расчета показателей с возможностью их просмотра прописью и формирования собственных комментариев к созданным показателям.

 

 

2.2. «Audit Expert»

«Audit Expert» – аналитическая система для диагностики, оценки и мониторинга финансового состояния предприятия.

Система «Audit Expert» позволяет менеджменту предприятия осуществлять как внутренний финансовый анализ, так и взглянуть на себя извне – с позиции бюджета, контролирующих ведомств, кредиторов и акционеров. Базовой информацией для проведения анализа служат финансовые отчеты предприятия: форма №1 (Бухгалтерский Баланс) и форма №2 (Отчет о прибылях и убытках). Для проведения углубленного анализа «Audit Expert» позволяет использовать дополнительную информацию: сведения об использовании прибыли, имуществе и задолженности, другие данные бухгалтерской и управленческой отчетности, содержание и формат таблиц ввода которых вы можете определить самостоятельно.

В основу работы системы  «Audit Expert» положено приведение бухгалтерской отчетности за ряд периодов к единому сопоставимому виду, соответствующему требованиям международных стандартов финансовой отчетности (IAS). Такой подход делает результаты работы «Audit Expert» понятными во всем мире и позволяет оценить на основании полученных данных финансовое состояние предприятия.

«Audit Expert» преобразует полученные данные Бухгалтерского баланса и Отчета о прибылях и убытках в аналитические таблицы. Система позволяет провести переоценку статей активов и пассивов и перевести данные в более устойчивую валюту. По данным аналитических таблиц осуществляется расчет стандартных финансовых коэффициентов, проводится оценка рисков потери ликвидности, банкротства, оценивается стоимость чистых активов и структура баланса, проводится анализ безубыточности и факторный анализ рентабельности собственного капитала.

Помимо решений стандартных  задач «Audit Expert» одновременно предоставляет вам возможность реализации собственных методик для решения любых задач анализа, диагностики и мониторинга финансового состояния. Базируясь на данных аналитических таблиц, вы можете легко реализовать дополнительные методики оценки анализа финансовой деятельности предприятия.