Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

"Калининградский государственный  технический университет"

(ФГОУ ВПО "КГТУ")

 

 

Кафедра Систем Управления и Вычислительной Техники

 

 

 

 

 

 

Пояснительная записка

к курсовой

по Моделированию Экономических  Процессов

 

Вариант 3: «ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ MICROSOFT EXCEL В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ»

Работу принял:                                                              Работу выполнил

профессор                                                                     студент группы 05-ИЭ-2

Арунянц Г.Г.                                                                              Стальмаков С.М.

Дата____________                                                          Дата____________

Подпись_________                                                           Подпись_________

 

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград

2008

 

Аннотация

Основной целью курсовой работы на тему «Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом» является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии  EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом. Конечной формой представления полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа.

 

Бланк задания

 

Задание 3

Особенности использования Microsoft Excel в системах

управления бизнесом

 

1. Постановка задачи

Основной целью курсовой работы является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии  EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом.

В качестве  источников информации могут служить специализированная литература, информация на соответствующих сайтах Интернета, и другие доступные источники.

Конечной формой представления  полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа. Обзор должен быть снабжен результатами анализа положительных и отрицательных сторон применения системы при решении поставленных задач. Желательно представить результаты сравнения рассматриваемого комплекса с другими известными системами, применяемыми для тех же целей (по литературным источникам).

Для наглядного представления  работы анализируемой системы необходимо привести практические примеры по данным, сформированным автором и анализ получаемых результатов.

2. Пояснительная записка к отчету по выполненной курсовой работе должна соответствовать установленным требованиям. В пояснительной записке желательно представление фрагментов экранных заставок, позволяющих наглядно представить очередность и особенности выполнения отдельных процедур и операций при работе с базовой технологией  EXCEL. В заключении к проделанной работе необходимо представить основные выводы и рекомендации по применению комплекса при решении различных задач управления бизнесом.

 

 Содержание

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня  разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками.

В системе принятия решений  данные, полученные путём анализа финансового состояния организации, представляют собой один из наиболее существенных элементов. Практически все пользователи данных бухгалтерского учёта и финансовых отчётов в той или иной степени используют методы финансового анализа для принятия решений.

Принимая рискованные  решения на производстве, менеджер может привести организацию к  банкротству или к тому, что  у предприятия будут большие  финансовые проблемы. Поэтому в последнее  время разрабатывается большое  количество программных продуктов, способных анализировать данные бухгалтерского учёта и финансовой отчётности и выводить достаточно точные данные о состоянии дел в организации. Стоимость таких компьютерных программ, как правило, колеблется от 0 до 1000 долларов за программу, причём цена не всегда  соответствует качеству – даже бесплатные программы могут давать неплохой результат.

В данной курсовой работе я рассмотрел наиболее известную и распространенную программу  в нашей стране - Microsoft Excel, ее основные инструменты и возможности, используемые для управления бизнесом. Также я рассмотрел другие программы для диагностики финансового состояния с целью сравнения их по разным параметрам: начиная от стоимости конкретной программы, возможностью экспортировать данные для анализа из других программ (чаще всего «1С:Предприятие» фирмы «1С»), и заканчивая возможностью представления данных на английском языке. В заключение Курсовой работы я привел практические примеры по данным, мной сформированным и анализ получаемых результатов.

 

1. Особенности технологии использования Excel

 

1.1. Обзор Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 является  мощным средством, с помощью  которого можно создавать и  форматировать таблицы, анализировать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Благодаря интерфейсу Microsoft Office Fluent, богатым возможностям графического представления данных и сводным таблицам стало проще создавать профессионально оформленные диаграммы и работать с ними. Office Excel 2007 в сочетании со службами Excel, новой технологией, включенной в Microsoft Office SharePoint Server 2007, предоставляет существенно расширенные возможности по обмену данными с повышенным уровнем безопасности. Теперь можно без опасения передавать конфиденциальные сведения коллегам, клиентам и деловым партнерам. Организовав совместную работу с таблицами при помощи Office Excel 2007 со службами Excel, можно перемещаться по таблицам, сортировать и фильтровать данные, задавать параметры, а также работать со сводными таблицами непосредственно в веб-обозревателе.

 

Основные особенности Excel 2007:

1) Обмен таблицами и бизнес-данными с другими пользователями

Office Excel 2007 упрощает совместное использование электронных таблиц и деловой информации. Интеграция со службами Excel и новым форматом в Microsoft Office Excel XML позволяет обеспечить более эффективный обмен данными.

Безопасное использование  электронных таблиц совместно с  другими пользователями с помощью Office Excel 2007 и служб Excel. Службы Excel динамически преобразуют электронную таблицу Excel в формат HTML, чтобы другие пользователи могли получать доступ к этим данным при помощи любого веб-обозревателя. Благодаря высокому уровню надежности клиента Office Excel 2007 пользователи могут использовать службы Excel для перемещения по таблицам, сортировки данных, применения фильтров, ввода параметров и работы с данными непосредственно в веб-обозревателе.

Создание рабочих панелей  мониторинга на основе электронных таблиц и предоставление их в совместное пользование на портале. Панели мониторинга на основе веб-обозревателя, создаваемые с использованием электронных таблиц Excel, веб-клиента Excel и сервера Office SharePoint Server 2007, позволяют отслеживать ключевые показатели производительности предприятия.

Сохранение в форматах XPS и PDF для облегчения совместной работы. Преобразование таблиц в форматы XPS и PDF позволяет создавать фиксированные версии файлов для совместного использования.

Повышение эффективности  обмена данными благодаря новому формату Excel XML. Новый формат Excel XML позволяет уменьшить размер файлов таблиц и улучшить совместимость с другими источниками данных.

Office Excel 2007 и службы Excel обеспечивают совместное использование электронных таблиц, а также работу с ними в среде веб-обозревателя.(Рис.1)

 

 

 

 

2) Более эффективное управление бизнес-данными

Office Excel 2007 и службы Excel позволяют управлять электронными  таблицами и контролировать их  использование на сервере с целью защиты важной деловой информации и обеспечения работы пользователей с самыми новыми данными.

Централизованное управление важными сведениями путем публикации электронных таблиц на сервере Office SharePoint Server 2007 помогает обеспечить работу сотрудников организации только с самой свежей деловой информацией и предотвратить появление нескольких версий одного файла.

Защита конфиденциальных бизнес-данных. Возможности управления отчетностью позволяют обеспечить такую защиту и одновременно гарантировать, что пользователи будут иметь доступ к нужным данным.

Подключение к внешним  источникам данных с помощью библиотеки подключений к данным. При помощи библиотеки подключений к данным можно быстро подключить и импортировать данные из внешних источников, таких как базы данных и бизнес-системы. Используя сервер Office SharePoint Server 2007, ИТ-специалисты организации смогут настраивать надежные библиотеки подключений к данным и управлять ими, чтобы пользователи могли безопасно подключать внешние источники данных без посторонней помощи.

Использование механизма  вычислений Excel в других приложениях. Использование интерфейса API веб-служб Excel позволяет интегрировать серверные вычисления Excel с другими приложениями.

 

3)Повышение производительности

Использование свободы передвижения с доступом к данным, позволящим создавать электронные таблицы высочайшего качества.

Возможность сосредоточиться  на работе. Благодаря новой области  задач «Исследования» пользователь может с легкостью находить нужные данные, не выходя из Excel. Эта область задач обеспечивает доступ к электронным словарям, тезаурусам и поисковым веб-узлам непосредственно из Excel, что позволяет быстро находить нужные сведения и включать их в электронные таблицы. Для использования некоторых функций области задач «Исследования» требуется подключение к Интернету.

Поиск справочных материалов. Из областей задач «Приступая к работе»  и «Справка» можно получить доступ к службе Microsoft Office Online Assistance на веб-узле Microsoft Office Online, где публикуются справочные материалы и статьи по поддержке, которые регулярно обновляются на основе вопросов, возникающих у пользователей. Для использования некоторых функций этих областей задач требуется подключение к Интернету.

Мобильность. При наличии  планшетного компьютера можно вносить рукописные пометки в электронные таблицы Excel 2007 с помощью устройства рукописного ввода. Можно делать заметки или посылать сделанные примечания коллегам.

 

 

1.2. Оптимизация Excel 2007 выполнения задач бухгалтерии

Благодаря развитию технологий, сильно изменилась практика ведения  бухгалтерского учета. Не отставали и электронные таблицы -основной инструмент финансового учета и анализа современной эпохи.

Неважно, для чего используются электронные таблицы - для контроля над расходами, потоками наличных средств и запасами, для налогового планирования и прогнозирования потребностей в капитале, а может быть, для анализа вариантов аренды и приобретения - в любом случае новейшие функции Microsoft Office Excel 2007 помогают сэкономить время.

1)Совместное использование и сравнение документов

Часто бывает так, что  финансовые данные, занесенные в электронные  таблицы, используют разные люди. Продавец передает отчет о расходах своему руководителю. Руководитель направляет отчет бухгалтеру, который, возможно, захочет передать его для ознакомления владельцу компании. Приложение Excel 2007 имеет несколько функций, расширяющих возможности совместного использования и сравнения рабочих книг.

2)Смарт-документы расширяют функциональные возможности рабочей книги, динамически реагируя на условия, в которых выполняются действия пользователя. Роль смарт-документов особенно хорошо выполняют формы и шаблоны. То же относится к книгам, которые участвую в этом процессе.

Допустим, в компании установлена процедура заполнения сотрудниками ежегодных отчетов  о расходах на основе шаблона Excel. Этот шаблон, превратив его в смарт-документ, можно подключить к базе данных, которая автоматически заносит  в шаблон часть необходимых сведений. Завершив этот этап, нажатием кнопки, можно отправить документ к тому, кто ответственен за выполнение следующего этапа процедуры.

Смарт-документы позволяют  экономить время, благодаря повторному использованию существующего содержимого. Например, тот, кто занимается выставлением счетов, может при подготовке ежемесячных отчетов заполнить существующую копию формы.

Смарт-документы могут  также взаимодействовать с другими  приложениями Microsoft Office. Их можно использовать для отправки сообщений электронной почты через Microsoft Outlook, не покидая открытой рабочей книги и не запуская Outlook.

3)Рабочие области для документов упрощают процесс совместной работы над документами, редактирования и изменения документов в реальном времени совместно с другими сотрудниками. Рабочие области для документов занимают веб-узел служб Microsoft Windows Sharepoint , выделенный под один или несколько документов. Обычно рабочая область для документов создается при отправке электронной почты с общим вложением. Отправитель становится администратором рабочей области для документов, а те, кому направлен документ, становятся членами с разрешением вносить содержимое на веб-узел.