4. Взаимодействие с другими источниками  и потребителями информации. В  этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах.

     5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.

     6. Средства создания приложений. Создание  приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

     7. Особенности управления данными.  При работе с Базами Данных  в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

     Ядро  БД Access обеспечивает три уровня блокировок:

     Блокировка  базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального  изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии;

     Блокировка  таблицы. На этом уровне блокировки к  таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень  блокировки применяется в тех  случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

     Блокировка  страницы. На этом уровне к заблокированной  странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень  блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически  устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей  программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).

     Блокировка  на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

     8. Администрирование. Преимущество  монопольного режима работы фактически  привело к вырождению функций  администрирования БД и в связи  с этим — к отсутствию инструментальных  средств администрирования в  обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее:

• имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик;
• существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных;
• средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access;
• средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому;
• имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях;
• и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).

     Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач. 

     Пользователь  в интерактивном режиме Мастера  выбирает данные, которые желает иметь  в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.

Заключение

     База  данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

     СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному  пользователю, позволяя ему легко  и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

     Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

     применение  в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

Глоссарий

Список использованных источников

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с. –  ISBN 8-098-5678-098-0.
2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
3. Бакаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб: ВНV, 2000. – 657 с.
4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.
5. Гончаров А.В. “Microsoft Access в примерах”.[Текст] / Гончаров А.В. – СПб – Питер, 2007. – 256 с
6. Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.
7. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. [Текст] / Горев А., Ахаян Р СПб.: Питер, 2007. – 412 с.
8. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. [Текст] / Дженнингс Р. – М: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 387 с.
9. Золотова С.И. Практикум по Access.[Текст] / Золотова С.И. – М.: Финансы и статистика, 2001г.
10. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access. [Текст] / Скотт Баркер -Киев-Москва: Диалектика, 2007. – 506 с.
11. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно. [Текст] / Мари Свонсон -Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2007. – 613 с.
12. Марченко А.П. Microsoft Access : Краткий курс. [Текст] / Марченко А.П. – СПб.: Питер, 2005. – 288 с.
13. Макарова Н.В. Информатика. [Текст] / Макарова Н.В. - Москва: Финансы и статистика, 2007. – 364 с.
14. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника [Текст] / Дж. Брукшир. - СПб: Питер, 2004.-620с. – ISBN 8-098-5678-098-0.
15. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. [Текст] / Карпова Т.С. М.: Эксмо. 2001.-423с.

Список сокращений

     БД  – база данных

     СУБД  – система управления базы данных

Приложения